Modellwechsel des KI-Anbieters – Änderungsmitteilung, Neubewertung des Risikos und Genehmigungshistorie | Word/PDF/Excel

Ihr KI-Anbieter wechselt das Sprachmodell, die Betriebsumgebung oder die Funktionen – wie dokumentieren Sie, was sich tatsächlich ändert, und wer darf die Entscheidungen treffen? Dieses Vorlagenpaket für schwedische Unternehmen hilft Ihnen, Vereinbarungen über Änderungsmitteilungen zu treffen, die Auswirkungen zu prüfen, eine bestimmte Version zu testen und eine sachkundige Entscheidung zu dokumentieren. Eine Vorabgenehmigung gilt nur dort, wo Verträge oder eine besondere anwendbare Rechtsvorschrift dies unterstützen.

Kurzfakten: 7 bearbeitbare Word-Dateien (.docx), 7 entsprechende durchsuchbare, aber nicht interaktiv ausfüllbare PDF-Dateien und 1 Arbeitsmappe in Excel (.xlsx). Insgesamt 15 Kundendateien in zukünftiger digitaler ZIP-Lieferung. Fünf schwedische Arbeitsdokumente, ein schwedischer Leitfaden und ein englischer User Guide (nur Leitfaden, nicht ein englischer Vertragstext). Schwedischer Anwendungskontext, Version 1.0, 2026-11-09. Microsoft Word und Excel oder kompatible Programme werden benötigt; eine andere Programmkongruenz ist nicht garantiert.

Für wen ist das Paket geeignet?

Beispiel 1: Ein schwedisches Dienstleistungsunternehmen kauft einen externen KI-Assistenten und möchte vereinbaren, wann der Anbieter eine geänderte Modell- und Datenstandortmitteilung vornehmen muss. Beispiel 2: Ein Unternehmen erhält ein Update von einem KI-Anbieter und muss vor einer internen Entscheidung Risiko-, Datenschutz- und Testunterlagen zusammenstellen.

Wählen Sie eine andere Lösung, wenn: ein spezifisches KI-System eine vollständige Konformitätsbewertung für Hochrisiko, eine individuelle DPIA/FRIA, Sicherheitsvorfallberichterstattung oder eine rechtliche Fachprüfung benötigt. Dieses Paket ersetzt weder einen solchen Prozess noch einen bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Dateien – ein klarer Arbeitsablauf

DOCX-Dateien können bearbeitet werden. PDF-Dateien sind durchsuchbar und druckbar, enthalten aber keine speziellen interaktiven Formularfelder. Excel kann bearbeitet werden und erfordert ein kompatibles Tabellenkalkulationsprogramm.

Das Excel-Tool in der Praxis

Neun Reiter: Übersicht, KI-System, Änderungen, Risikobewertung, Tests, Entscheidungen, Maßnahmen, Nachweisregister und Lese mich. Die Übersicht verwendet geprüfte Formeln für die Anzahl der Fälle und Status. Beispiel: Eine Meldung, die als „Zur Bewertung“ registriert wurde, wird im Änderungsregister gezählt, erscheint dadurch aber nicht als „Genehmigt“ – eine separate Entscheidung muss von einer sachkundigen Person dokumentiert werden. Die Arbeitsmappe berechnet keine AI Act-Klassifizierung, rechtliche Zulässigkeit oder Vertragsgültigkeit.

So verwenden Sie die Dokumente

1. Identifizieren Sie genaues KI-System, Vertragsparteien, Vertragsklauseln und aktuelle Modellversion.
2. Verhandeln und unterzeichnen Sie eine Vertragsergänzung nur, wenn erforderlich; entfernen Sie inkompatible Klauseloptionen.
3. Dokumentieren Sie die Änderungsmitteilung und führen Sie eine separate Bewertung von Vertrag, GDPR und relevanten AI Act-Regeln durch.
4. Testen Sie die dokumentierte Modellversion, notieren Sie Abweichungen und sichern Sie Nachweise.
5. Lassen Sie eine sachkundige verantwortliche Person eine begründete Entscheidung treffen und verwenden Sie bei Bedarf ein Schreiben an den Anbieter.
6. Verfolgen Sie Maßnahmen und archivieren Sie Materialien gemäß tatsächlicher Informationsverarbeitungspraxis.

Wichtige rechtliche Grenzen

AI Act: EU-Verordnung 2024/1689 hat unterschiedliche Anwendungsdaten; Regeln über geänderte Anbieterverantwortung und besondere Anforderungen für Hochrisiko-KI erfordern, dass das System und die richtige Akteursrolle zuerst klassifiziert werden. Ein Modellwechsel ist nicht automatisch eine solche „wesentliche Änderung“, die eine neue Anbieterverantwortung mit sich bringt. Sehen Sie sich die konsolidierte KI-Verordnung und Artikel 25 an.

GDPR: Bei tatsächlicher Verarbeitung personenbezogener Daten können Auftragsverarbeitungsverträge, Unterauftragsverarbeitungsprozesse und Folgenabschätzungen betroffen sein. Nicht alle Versionswechsel bedeuten eine neue Unterauftragsverarbeitung oder eine neue DPIA. Sehen Sie sich die GDPR, insbesondere Artikel 28, 32 und 35 und IMY über Auftragsverarbeitungsverträge an.

Verträge: Das Recht auf Vorabinformation, Vorabgenehmigung, Einspruch, Pause oder Kündigung muss aus dem anwendbaren Vertrag und/oder tatsächlichem Gesetz abgeleitet werden. Verwenden Sie die Vorlage nicht als einseitig geänderte Anbieterbedingungen.

Vergleichen Sie mit anderen Dokumenten

Um eine breite KI-Richtlinie oder Systeminventur einzuführen, ist das AI Governance-Paket eine nahegelegene Alternative. Für die Dokumentation von KI-Kompetenz und Schulungsmaßnahmen gibt es KI-Kompetenz gemäß Artikel 4. Dieses Produkt behandelt hingegen einen konkreten Fall von Modell- und Anbieteränderung.

Häufig gestellte Fragen

Muss der Kunde immer eine neue Modellnummer genehmigen?

Nein. Es gibt keine allgemeine AI Act-Anforderung, dass jeder Modellversionswechsel immer von dem Kunden vorab genehmigt werden muss. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen und ob eine besondere Verpflichtung greift.

Ist die Meldung ein fertiges Behördenformular?

Nein. Die Dokumente sind bearbeitbare Vertrags- und Arbeitsunterlagen, keine standardisierten Behördenformulare.

Ist das Paket auf Englisch?

Nein. Die fünf Arbeitsvorlagen und der schwedische Leitfaden sind auf Schwedisch; es gibt nur einen englischsprachigen User Guide, um die schwedischen Dokumente zu verstehen.

Gibt Excel grünes Licht zur Verwendung der Änderung?

Nein. Excel fasst administrative Status zusammen und zählt sie. Technische Abnahme und rechtliche Bewertung müssen separat durchgeführt und dokumentiert werden.

Was benötige ich vor der Verwendung?

Hauptvertrag, Updateinformationen, relevanter Auftragsverarbeitungsvertrag, Informationen über die Funktion und das Risiko des KI-Systems sowie eine sachkundige Entscheidungsperson.

Quellen, Version und Transparenz

Produktversion 1.0 (2026-11-09). KI-assistierte rechtliche Quellenprüfung der oben genannten offiziellen Quellen durchgeführt am 2026-11-09; keine unabhängige externe Rechtsprüfung oder Behördenfreigabe wird beansprucht. Vor der Verwendung müssen die Vorlagen an den tatsächlichen Vertrag, das System, die Akteursrolle und das geltende Recht angepasst werden.