Stilllegung von KI-Systemen – Entscheidungen, Datenerhalt, Protokolle und Endkontrolle | Word/PDF/Excel

Ein KI-System abschalten, ohne die Kontrolle über Entscheidungen, Daten und Zugriffsrechte zu verlieren. Dieses Arbeitsmaterial hilft schwedischen Unternehmen, Entscheidungen zur Abschaltung, Verantwortlichkeiten, Lieferantenauflösungen und verifizierte Kontrollen zu dokumentieren. Das Paket gibt keine verbindliche Auskunft über gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder darüber, ob alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt sind.

Für wen ist das Paket geeignet?

Geeignet für: (1) ein kleineres Unternehmen, das einen KI-Chatbot oder KI-Assistenten mit Integrationen abschaltet; (2) eine Organisation, die die Nutzung einer KI-Entscheidungsunterstützung einstellt und gesicherte Unterlagen sowie Vereinbarungen zur Datenrückgabe benötigt. Nicht geeignet als: einzige Grundlage für sektorspezifische Archivierung, Hochrisiko-KI, laufende Aufsicht oder Rechtsstreitigkeiten. In diesen Fällen ist eine zusätzliche fachliche Bewertung erforderlich. Ein allgemeiner IT-Abschaltungsplan ist eine Ergänzung, kein Ersatz.

Genaue Dateiliste

DOCX ist bearbeitbar; PDF ist durchsuchbar und druckbar, enthält jedoch keine speziellen digitalen Eingabefelder.

So funktioniert das Excel-Tool

Die Register sind Übersicht, Systemregister, Entscheidungslogbuch, Daten & Protokolle, Maßnahmenregister, Berechtigungen, Kommunikation, Endkontrolle und Lese mich. Berechnungsfelder fassen registrierte KI-Systeme, den Status „Geschlossen“, offene Maßnahmen und geprüfte Kontrollpunkte zusammen. Beispiel: Wenn drei Maßnahmen als „Offen“ markiert sind, zeigt die Übersicht drei offene Vorgänge; eine manuell markierte „Geschlossen“-Markierung bedeutet nicht, dass ein rechtlicher Abschluss verifiziert ist. Das Register-Tool entscheidet nicht über Löschfristen oder die Einhaltung von Vorschriften.

Arbeitsablauf – von der Entscheidung bis zum verifizierten Abschluss

1. KI-Systeme, Inhaber, betroffene Parteien und Abhängigkeiten identifizieren.
2. Umfang der Abschaltung festlegen und eine dokumentierte Entscheidung treffen.
3. Bewerten, welche Daten, Protokolle, Entscheidungen und Informationen aufbewahrt, übertragen oder gelöscht werden müssen.
4. Export, Bestätigung und Abschaltnachweis vom Lieferanten anfordern.
5. Berechtigungen, API-Schlüssel, Integrationen und Benutzerinformationen nachverfolgen.
6. Ausgeführte und verifizierte Maßnahmen separat registrieren, eventuelle Entscheidungen unterzeichnen und Dokumentationen archivieren.

Rechtliches, Voraussetzungen und Einschränkungen

Die EU- KI-Verordnung (EU) 2024/1689 wird schrittweise angewendet. Besondere Verpflichtungen für Hochrisiko-KI, unter anderem hinsichtlich der Protokollierung, hängen vom Systemtyp, der Rolle des Akteurs und dem anwendbaren Datum ab. Es gibt keine allgemeine gesetzliche Anforderung in der KI-Verordnung, dass alle KI-Systeme alle Protokolle über denselben Zeitraum aufbewahren müssen. Die DSGVO (EU) 2016/679 erfordert eine tatsächliche Bewertung unter anderem hinsichtlich Zweck, Speicherbegrenzung und Löschrecht; Ausnahmen, rechtliche Verpflichtungen und Sektorenvorschriften können die Bewertung beeinflussen. Verträge, Behördenanforderungen und der Bedarf an Beweismitteln müssen ebenfalls individuell geprüft werden. Die Vorlage ist kein Behördenformular und keine Bescheinigung über die Einhaltung von Gesetzen.

Welche Vorlage sollten Sie wählen?

Wählen Sie dieses Paket, wenn ein KI-System tatsächlich pausiert oder abgeschaltet werden soll und die Endkontrolle dokumentiert werden muss. Um KI-Governance einzuführen oder bestehende Systeme zu inventarisieren, wird stattdessen ein allgemeiner KI-Governance-Prozess benötigt. Für die allgemeine Abschaltung von Anwendungen ohne KI-spezifische Risiken kann eine IT-Systemabschaltungs-Vorlage passender sein.

Häufig gestellte Fragen

Müssen alle KI-Systeme dieselbe Archivierungszeit haben?

Nein. Aufbewahrung und Löschung müssen anhand des anwendbaren Rechts, vertraglicher Anforderungen und des dokumentierten Zwecks bewertet werden. Die Vorlage berechnet keine gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Löscht das Excel-Tool Daten automatisch?

Nein. Das Tool dokumentiert administrative Maßnahmen und kann Status zusammenfassen; es führt keinen Systemzugriff und keine Löschung durch.

Sind die Dokumente auf Englisch?

Die fünf Arbeitsvorlagen und Excel sind auf Schwedisch. Der English User Guide erklärt, wie die schwedischen Dokumente verwendet werden, ohne das schwedische Recht zu übersetzen.

Kann ich die PDF-Dateien digital ausfüllen?

Die PDF-Dateien sind durchsuchbar und druckbar, aber keine interaktiven Formulare. Verwenden Sie DOCX zum Bearbeiten.

Braucht man einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten?

Das hängt von Risiken, Branche, Verträgen und Datenverarbeitung ab. Bei Hochrisiko-KI, Rechtsstreitigkeiten, Geheimhaltung oder umfangreicher Verarbeitung personenbezogener Daten sollte die entsprechende Fachkompetenz den Abschluss bewerten.

Quellen, Version und Transparenz

Offizielle Quellen: KI-Verordnung (EU) 2024/1689; DSGVO; EU-Anwendungszeitplan. Version 1.0, KI-unterstützte Überprüfung rechtlicher Quellen am 10. November 2026. Es wurde keine externe juristische Prüfung oder Zertifizierung durch eine Behörde durchgeführt. Verkauf und digitale Kundenauslieferung werden erst nach separater manueller Veröffentlichung und Verknüpfung der Dateien möglich.

Lesen Sie auch den praktischen Leitfaden: KI-System stilllegen: Datenexport, Protokolle und Lieferantenabschluss.