Ausphasung von KI-Systemen – Modellaußerdienststellung, Datenexport, Protokollerhalt und Lieferantenzertifikat | Word/PDF/Excel

Stellen Sie ein KI-System mit einer nachvollziehbaren Entscheidung und echten Kontrollschritten außer Betrieb. Dieses schwedische Dokumentenpaket hilft Unternehmen, die Stilllegung eines Modells, den Umgang mit Prompts und KI-Outputs, den Datenexport, die gesetzliche Aufbewahrung von Protokollen, die Rückgabe/Löschung durch den Anbieter sowie die technische Zugangsblockade zu dokumentieren. Die Vorlage ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung, technische Implementierung oder einen bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

Kurzinfos: Schwedische Anwendung • 5 schwedische Arbeitsvorlagen + 1 schwedischer Leitfaden + 1 englischer Leitfaden • 7 bearbeitbare DOCX + 7 entsprechende durchsuchbare und druckbare PDFs + 1 XLSX mit 9 Reitern = 15 Dateien • Digitale ZIP-Lieferung erst nach der zukünftigen Produktaktivierung. Die PDF-Dateien sind keine interaktiven Formulare. Der English User Guide übersetzt die schwedischen Arbeitsvorlagen nicht.

Für wen ist die Vorlage gedacht?

Geeignet für: Ein Unternehmen, das einen KI-Assistenten, der interne Daten verarbeitet hat, außer Betrieb setzen oder den KI-/Modellanbieter wechseln möchte und nachweisen muss, welche Entscheidungen, Exporte und Kontrollprüfungen durchgeführt wurden.

Ohne Ergänzung nicht geeignet für: Situationen, in denen branchenspezifische Archivierungspflichten, Behördenverfahren, Meldungen von Vorfällen, Verpflichtungen für Hochrisiko-KI oder Rechtsstreitigkeiten spezielle Prozesse erfordern. Dies ist kein allgemeines Projekt zur Stilllegung von Systemen, keine Datenschutz-Folgenabschätzung, keine fertige Anbieterlizenz und kein Behördenformular.

Datei für Datei – konkreter Lieferumfang

Das Excel-Tool in der Praxis

Die Arbeitsmappe hat neun Reiter: Übersicht, KI-System, Daten & Protokolle, Exporttest, Zugriff, Anbieter, Maßnahmen, Entscheidungen, Lässe mich. Die Übersicht zählt registrierte Einträge und offene oder abgeschlossene administrative Maßnahmen. Ein offener Exporttest zeigt an, dass noch eine Aufgabe aussteht, nicht, dass der Export rechtlich verboten ist. Die Formeln entscheiden niemals über die rechtmäßige Speicherung, die Risikoklasse des Systems oder eine genehmigte Löschung durch den Anbieter. Excel ist kein Tool, das tatsächlich API-Schlüssel sperrt oder Daten löscht.

So verwenden Sie die Dokumente

1. Identifizieren Sie System, Version, Verträge, Verantwortliche, Datenschutzrollen und Entscheidungsbefugnis.
2. Füllen Sie die Stilllegungsentscheidung aus und prüfen Sie besondere Stoppbedingungen, Aufbewahrungspflichten und Risiken.
3. Erfassen Sie Datenkategorien, Prompts, Outputs, Modellversionen, Protokolle und Berechtigungen in Vorlage 2 und Excel.
4. Testen Sie den Export und quittieren Sie tatsächlich empfangene Dateien sowie etwaige Abweichungen.
5. Geben Sie dem Anbieter eine vertragsgemäße Anweisung zur Rückgabe und eventuellen Löschung; dokumentieren Sie Ausnahmen.
6. Blockieren und testen Sie Verbindungen, Agenten und neuen Zugriff in der realen technischen Umgebung des Unternehmens.
7. Lassen Sie eine befugte Person die Nachweise prüfen und die endgültige Entscheidung treffen; unterzeichnen und korrekt archivieren.

Rechtliche Grenzen und besondere Risiken

DSGVO: Wenn personenbezogene Daten betroffen sind, müssen Zweck, Speicherbegrenzung, Recht auf Löschung und Ausnahmen individuell bewertet werden. Die Rückgabe oder Löschung durch einen Auftragsverarbeiter am Ende des Vertrags wird von Artikel 28.3 g, dem Vertrag und gesetzlichen Anforderungen zur fortgesetzten Speicherung beeinflusst. Siehe DSGVO Artikel 5, 17, 28 und 32 sowie die Leitlinien der schwedischen Datenschutzbehörde IMY zu Auftragsverarbeitungsverträgen.

KI-Verordnung: Besondere Dokumentations- und Protokollierungsanforderungen können davon abhängen, ob ein System als Hochrisiko eingestuft wird, welche Akteursrolle das Unternehmen innehat und wann die Bestimmung Anwendung findet. Das Paket legt keine allgemeine Aufbewahrungsfrist oder automatische KI-Klassifizierung fest. Siehe EU-Verordnung 2024/1689, insbesondere Artikel 12, 18, 19, 26. Auch Verträge, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum, Archivierungsregeln und Rechtsstreitigkeiten können eine fortgesetzte geschützte Aufbewahrung erfordern.

Unterschied zu ähnlichen Vorlagen

Ein allgemeines IT-Stilllegungspaket dokumentiert die technische Abschaltung einer Anwendung; dieses Paket konzentriert sich zusätzlich auf das KI-Modell, die Prompt-Bibliothek, historische Outputs, die rechtliche Prüfung von Protokollen, die Datenverantwortung des KI-Anbieters und die abschließende menschliche Entscheidung. Ein KI-Governance-Paket regelt die Einführung und laufende KI-Nutzung, nicht den gesamten Vorgang bei einer spezifischen KI-Systemstilllegung.

Häufig gestellte Fragen

Müssen wir alle KI-Protokolle sofort löschen?

Nein, es lässt sich keine allgemeine Löschpflicht für alle Protokolle feststellen. Prüfen Sie personenbezogene Daten, Aufbewahrungspflichten, vertragliche Verpflichtungen und eventuelle Hochrisiko-KI-Regeln pro Datenkategorie.

Ist dies eine rechtlich bindende Löschungsbestätigung?

Nein. Die Anbieter-Vorlage wird verwendet, um tatsächliche Maßnahmen im relevanten vertraglichen und rechtlichen Rahmen anzufordern, zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Eine eingeleitete Anforderung ist kein Beweis für eine durchgeführte Löschung.

Sind die PDF-Dateien ausfüllbar?

Nein, die PDF-Dateien sind durchsuchbar und druckbar, keine interaktiven Formulare. Bearbeiten Sie die Dokumente in DOCX.

Sind die Hauptvorlagen auf Englisch?

Nein. Die fünf Arbeitsvorlagen sind schwedisch. Ein separater English User Guide zeigt, wie die schwedischen Dokumente verwendet werden.

Blockiert Excel Arbeitsabläufe oder bestätigt die Einhaltung des AI Act?

Nein. Excel registriert und zählt administrative Status; technische Tests und rechtliche Entscheidungen müssen von befugten Personen getroffen werden.

Verwandte echte Ressourcen

• KI-Agentensteuerung – Mandat und Rollback für das laufende Mandat vor der Stilllegung.
• IT-Systemstilllegung und Anwendungsabschaltung, wenn der Bedarf technisch und nicht KI-spezifisch ist.

Quellen, Version und Transparenz

Version 1.0, 10. November 2026. KI-unterstützte rechtliche Quellprüfung der oben genannten EU-Regeln und Behördenleitlinien sowie funktionelle Dateiprüfung. Es wurde keine unabhängige externe juristische Prüfung durchgeführt. Die Dokumente sind Arbeitsvorlagen, keine individuelle Rechtsauskunft. Die digitale ZIP-Lieferung wird erst möglich sein, wenn das Produkt in einem späteren Schritt veröffentlicht und die richtige Datei angebunden wird.

Lesen Sie auch den praktischen Leitfaden: KI-System stilllegen: Datenexport, Protokolle und Lieferantenabschluss.