Über die Dokumentvorlage
Arbeitsanpassung & Rehabilitation 2026/2027 – Plan für die Rückkehr, Routinen & Nachbereitung
Dies ist ein vollständiges Arbeitgeber- und HR-Paket für Arbeitsanpassung, krankheitsbedingte Fehlzeiten und die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Das Paket hilft dem Arbeitgeber, Bedarfe frühzeitig zu erkennen, mögliche Anpassungen zu prüfen, beschlossene Maßnahmen zu dokumentieren, deren Wirkung nachzubereiten und – sofern die Vorschriften dies erfordern – einen Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erstellen.
Das Vorlagenpaket wurde am 4. Oktober 2026 rechtlich geprüft, insbesondere im Hinblick auf AFS 2023:2 Kap. 3 zur Arbeitsanpassung, AFS 2023:1 zum systematischen Arbeitsumfeldmanagement sowie Kap. 30 § 6 des Sozialversicherungsgesetzbuches.
Lieferung: 6 separate Dokumente sowohl im Word-Format (DOCX) als auch als PDF – insgesamt 12 Dateien und 12 A4-Seiten pro Formatserie.
Das ist enthalten
- Bedarfsanalyse – Arbeitsanpassung 2026/2027 – 2 Seiten.
- Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz 2026/2027 – 2 Seiten.
- Arbeitsanpassungsplan – Maßnahmen & Nachbereitung – 2 Seiten.
- Routine – Arbeitsanpassung & Rehabilitation – 2 Seiten.
- Gesprächsleitfaden – Arbeitsanpassung & Rückkehr – 2 Seiten.
- Detaillierte Benutzeranleitung – 2 Seiten.
Arbeitsanpassung ist eine laufende Arbeitgeberverpflichtung
AFS 2023:2 verlangt vom Arbeitgeber, laufend zu ermitteln, ob ein Arbeitnehmer eine Arbeitsanpassung benötigt. Arbeitsanpassung kann präventiv erfolgen, um gesundheitliche Beeinträchtigungen und Krankheitsausfälle zu vermeiden, wird aber auch genutzt, wenn ein Arbeitnehmer die Arbeit fortsetzen oder nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit zurückkehren soll.
Arbeitsanpassung kann beispielsweise umfassen:
- angepasste Arbeitsaufgaben oder geänderte Arbeitsverteilung,
- angepasste Arbeitszeiten, Arbeitstempo, Pausen oder Dienstpläne,
- arbeitsergonomische Hilfsmittel,
- physische Anpassung des Arbeitsplatzes,
- Schulung, Einführung, Anleitung oder verstärkte Unterstützung,
- andere befristete oder dauerhafte individuelle Lösungen.
Wenn ein Bedarf festgestellt wurde
Nachdem ein Bedarf an Arbeitsanpassung festgestellt wurde, muss der Arbeitgeber gemäß AFS 2023:2:
- so bald wie möglich untersuchen und festlegen, wie die Anpassung gestaltet werden soll,
- die Arbeitsanpassung so bald wie möglich umsetzen,
- laufend nachbereiten und kontrollieren, ob sie funktioniert,
- die Anpassung bei Bedarf nachjustieren.
Die Bedarfsanalyse und der Arbeitsanpassungsplan des Pakets sind direkt um diesen Arbeitsablauf herum aufgebaut.
Routinen für den Empfang von Informationen über Bedarfe
Der Arbeitgeber muss über Routinen verfügen, aus denen hervorgeht:
- wer Informationen über den Bedarf an Arbeitsanpassung entgegennimmt,
- was der Empfänger tun soll,
- wie die Informationen zu behandeln sind.
Die Routinen müssen allen Arbeitnehmern bekannt sein. Hat der Arbeitgeber zehn oder mehr Arbeitnehmer, müssen die Routinen schriftlich vorliegen. Daher ist eine separate interne Arbeitgeberroutine im Paket enthalten.
Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz – die 30/60-Tage-Regel
Wenn anzunehmen ist, dass die Arbeitsfähigkeit eines Arbeitnehmers aufgrund von Krankheit für mindestens 60 Tage gemindert sein wird, muss der Arbeitgeber gemäß Kap. 30 § 6 des Sozialversicherungsgesetzbuches normalerweise spätestens an dem Tag einen Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz erstellt haben, an dem die Arbeitsfähigkeit für 30 Tage gemindert war.
Wenn der Arbeitgeber zunächst eingeschätzt hat, dass der Krankheitsfall kürzer ausfallen würde, es sich dann aber zeigt, dass die Minderung voraussichtlich mindestens 60 Tage andauern wird, ist der Plan umgehend zu erstellen.
Wann ein Plan nicht sofort erstellt werden muss
Die Vorschriften enthalten Situationen, in denen zu diesem Zeitpunkt kein Plan erstellt werden muss. Das Paket enthält daher einen speziellen Dokumentationsteil für die Einschätzung des Arbeitgebers.
Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn:
- der Arbeitnehmer voraussichtlich innerhalb von 60 Tagen wieder im vollen Umfang zurückkehren kann,
- eine Rückkehr ohne besondere Maßnahmen erfolgen kann,
- der Gesundheitszustand eindeutig bedeutet, dass eine Rückkehr derzeit nicht möglich ist,
- der Arbeitnehmer vorübergehend nicht an der Planung teilnehmen kann.
Wenn sich die Voraussetzungen ändern, muss der Bedarf neu beurteilt und der Plan erstellt werden, sobald dies erforderlich ist.
Der Plan ist ein praktisches Arbeitsinstrument
Der im Paket enthaltene Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz enthält unter anderem:
- erster Krankheitstag und Kontrolle an Tag 30,
- Einschätzung, ob die Arbeitsfähigkeit voraussichtlich mindestens 60 Tage gemindert bleibt,
- Ist-Zustand und Ziele für die Rückkehr,
- Arbeitsaufgaben, die funktionieren und die angepasst werden müssen,
- geplante Maßnahmen mit Verantwortlichem und Zeitplan,
- Nachbereitung und Revision,
- Kontakt- und Besprechungsplan.
Beispiele für Maßnahmen im Rückkehrplan
Die Vorlage unterstützt die Parteien bei der Bewertung von unter anderem:
- Teilzeitkrankmeldung oder schrittweise Wiedereingliederung,
- Anpassung von Arbeitsaufgaben oder Arbeitsvolumen,
- Anpassung von Arbeitszeit, Dienstplan oder Pausen,
- arbeitsergonomische Hilfsmittel oder physische Anpassung des Arbeitsplatzes,
- andere geeignete Arbeitsaufgaben, wenn dies relevant ist,
- Aus- oder Umschulung,
- Betriebsärztlicher Dienst oder andere externe Rehabilitationskompetenz.
Bedarfsanalyse ohne unnötige medizinische Dokumentation
Der Arbeitgeber muss verstehen, welche Arbeitsschritte funktionieren, welche Anforderungen Probleme verursachen und welche Anpassungen notwendig sind. Dies bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber immer die Diagnose oder detaillierte medizinische Informationen kennen muss.
Die Bedarfsanalyse ist daher um Arbeitsfähigkeit, Arbeitsanforderungen, Einschränkungen und Maßnahmen herum strukturiert, statt um Diagnosen.
Gesprächsleitfaden für Führungskraft und Mitarbeiter
Ein separater Gesprächsleitfaden unterstützt die Führungskraft dabei, ein strukturiertes Gespräch zu führen über:
- welche Teile der Arbeit funktionieren,
- welche Arbeitsaufgaben oder Situationen am schwierigsten sind,
- ob bestimmte Zeiten oder Arbeitsbedingungen besser oder schlechter funktionieren,
- welche Anpassungen den größten Unterschied machen können,
- Bedarf an Hilfsmitteln, Schulung, Unterstützung oder Anleitung,
- wie der weitere Kontakt und die Nachbereitung erfolgen sollen.
Der Arbeitnehmer soll mitwirken
Dem Arbeitnehmer ist die Möglichkeit zu geben, an der Untersuchung, Gestaltung und Nachbereitung der Arbeitsanpassung mitzuwirken. Das Paket enthält daher gemeinsame Felder für Beschlüsse, Nachbereitungen und Unterschriften.
Die tatsächliche Wirkung nachbereiten – nicht nur die Durchführung der Maßnahme
Eine Arbeitsanpassung ist nicht abgeschlossen, nur weil eine Aktivität durchgeführt wurde. Sie muss nachbereitet werden, um zu kontrollieren, ob sie tatsächlich funktioniert.
Der separate Arbeitsanpassungsplan dokumentiert daher:
- beschlossene Maßnahme,
- Verantwortlicher,
- Start und Ende,
- Nachbereitungsdatum,
- Ergebnis und tatsächliche Wirkung,
- ob die Maßnahme fortgesetzt, geändert oder beendet werden soll.
Betriebsärztlicher Dienst und fachkundige Hilfe
Wenn die Kompetenz im eigenen Unternehmen nicht für die Arbeit mit der Arbeitsanpassung ausreicht, muss der Arbeitgeber in dem erforderlichen Umfang den betriebsärztlichen Dienst oder andere fachkundige Hilfe in Anspruch nehmen.
Die Sozialversicherungskasse (Försäkringskassan) bietet zudem eine arbeitsplatzbezogene Rehabilitationsunterstützung, die in bestimmten Fällen genutzt werden kann, um Unterstützung für arbeitsplatzorientierte Rehabilitationsmaßnahmen zu erwerben.
Integrität und sensible personenbezogene Daten
Informationen über die Gesundheit können sensible personenbezogene Daten sein. Das Paket erinnert daher daran:
- nur das zu dokumentieren, was für die Arbeitsanpassung und die Rehabilitationsplanung notwendig ist,
- unnötige Diagnosen und medizinische Details zu vermeiden,
- den Zugriff auf die Dokumentation zu begrenzen,
- die Datenschutz- und Geheimhaltungsroutinen des Unternehmens zu befolgen.
Arbeitsanpassung und das allgemeine Arbeitsumfeld
Individuelle Arbeitsanpassung darf kein Weg sein, um allgemeine Probleme im Arbeitsumfeld zu verbergen. Wenn ein individueller Fall beispielsweise Mängel bei der Arbeitsbelastung, Ergonomie, Organisation oder Arbeitszeit aufzeigt, sollte der Arbeitgeber die Erkenntnisse auch in das systematische Arbeitsumfeldmanagement einfließen lassen.
Detaillierte Benutzeranleitung enthalten
Die Anleitung erklärt Schritt für Schritt:
- den Unterschied zwischen Arbeitsanpassung und Rehabilitationsplanung,
- die laufende Verantwortung des Arbeitgebers gemäß AFS 2023:2,
- die 30/60-Tage-Regel für den Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz,
- wann ein Plan verschoben werden kann oder zu diesem Zeitpunkt nicht benötigt wird,
- empfohlener Arbeitsablauf vom Signal bis zur Nachbereitung,
- Beispiele für Arbeitsanpassungsmaßnahmen,
- betriebsärztlicher Dienst und externe Unterstützung,
- Integrität und sensible personenbezogene Daten,
- wann individuelle rechtliche oder arbeitsrechtliche Beratung genutzt werden sollte.
Rechtlich geprüft für 2026/2027
Die Dokumente wurden am 4. Oktober 2026 unter anderem auf Basis folgender Grundlagen geprüft:
- AFS 2023:2 Kap. 3 – Arbeitsanpassung.
- AFS 2023:1 – systematisches Arbeitsumfeldmanagement und fachkundige Hilfe bei Bedarf.
- Arbeitsschutzgesetz (1977:1160).
- Sozialversicherungsgesetzbuch (2010:110), Kap. 30 § 6 – Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz.
- Aktuelle Leitlinie der Sozialversicherungskasse zum Rückkehrplan des Arbeitgebers.
Format und Lieferung
- 6 Dokumente.
- insgesamt 12 Dateien.
- Word (DOCX) + PDF.
- 12 A4-Seiten pro Formatserie.
- Digitales Produkt – es wird keine physische Ware versandt.
Häufig gestellte Fragen
Wann muss ein Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz vorliegen?
Wenn die Arbeitsfähigkeit voraussichtlich aufgrund von Krankheit für mindestens 60 Tage gemindert ist, muss der Plan normalerweise spätestens an Tag 30 erstellt sein.
Muss der Arbeitgeber warten, bis jemand krankgeschrieben ist, um eine Arbeitsanpassung vorzunehmen?
Nein. Arbeitsanpassung kann präventiv genutzt werden, um gesundheitliche Beeinträchtigungen und Krankheitsausfälle zu vermeiden.
Muss der Arbeitgeber die Diagnose kennen?
Nicht unbedingt. Der Fokus sollte auf der Arbeitsfähigkeit, den Arbeitsanforderungen und den notwendigen Anpassungen liegen.
Muss der Arbeitgeber über eine Routine zur Arbeitsanpassung verfügen?
Ja. Die Routinen müssen allen Arbeitnehmern bekannt sein. Bei mindestens zehn Arbeitnehmern müssen die Routinen schriftlich vorliegen.
Kann die Sozialversicherungskasse den Plan anfordern?
Ja. Der Plan kann als Grundlage für die Sachbearbeitung der Sozialversicherungskasse genutzt werden, und die Behörde kann verlangen, ihn einzusehen.
Ersetzt die Vorlage das Formular der Sozialversicherungskasse?
Dies ist eine eigenständige Arbeitgebervorlage, die auf geltenden Regeln und aktuellen behördlichen Leitlinien basiert. Wenn die Sozialversicherungskasse ausdrücklich ein bestimmtes Formular oder spezielle Unterlagen verlangt, sind deren Anweisungen zu befolgen.
Wichtig
Arbeitsanpassung und Rehabilitation sind individuelle Prozesse. Tarifverträge, Antidiskriminierungsrecht, Kündigungsschutz, Behinderungen, Versetzungsfragen und andere arbeitsrechtliche Bedingungen können die Bewertung beeinflussen. Bei komplexen oder strittigen Situationen sollte individuelle rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.
