Über die Dokumentvorlage
DSGVO-Datenauszug & Rechte der betroffenen Person Vorlagenpaket 2026
Komplettes Vorlagenpaket für Unternehmen und Organisationen zur Bearbeitung von Anfragen gemäß Artikel 15–22 DSGVO. Das Paket enthält fertige Antwortvorlagen für Datenauszüge, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und automatisierte Entscheidungen sowie eine interne Bearbeitungsvorlage, eine Vorlage für Fristverlängerungen/Ablehnungen und ein Excel-Tool für DSAR-Anfragen.
Das Vorlagenpaket wurde mit Stand vom 3. Oktober 2026 juristisch geprüft und basiert auf der DSGVO, den aktuellen Leitlinien der schwedischen Aufsichtsbehörde (IMY) sowie den EDPB Guidelines 01/2022 zum Auskunftsrecht.
Inhalt – 15 Dateien
- Interne Bearbeitungsvorlage für die Rechte der betroffenen Person – Word + PDF
- Datenauszug / Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 – Word + PDF
- Berichtigung & Vervollständigung gemäß Artikeln 16 und 19 – Word + PDF
- Löschung & Einschränkung gemäß Artikeln 17–19 – Word + PDF
- Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 – Word + PDF
- Widerspruch & automatisierte Entscheidungen gemäß Artikeln 21–22 – Word + PDF
- Verlängerung, Ablehnung, Gebühren und Identitätsnachweis gemäß Artikel 12 – Word + PDF
- Excel-Tool für Vorgänge, Fristen, Systemsuche, Empfänger, Widersprüche und Entscheidungsprotokoll
Ein Monat – mit korrekter Handhabung von Verlängerungen
Eine Anfrage gemäß den Artikeln 15–22 ist unverzüglich und in der Regel spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang zu bearbeiten. Ist die Anfrage komplex oder liegen zahlreiche Anfragen gleichzeitig vor, kann die Frist bei Bedarf um weitere zwei Monate verlängert werden. Die betroffene Person ist innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und die Gründe zu informieren.
Datenauszug / Artikel 15
Die Vorlage für den Datenauszug unterstützt die Organisation dabei, die gemäß Artikel 15 erforderlichen Informationen zu dokumentieren und bereitzustellen, einschließlich:
- ob personenbezogene Daten verarbeitet werden
- Zweck und Kategorien der personenbezogenen Daten
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
- Speicherdauer oder Kriterien dafür
- Rechte und Beschwerdemöglichkeit bei der IMY
- Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei der Person erhoben wurden
- automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling, sofern zutreffend
- Drittlandübermittlungen und Schutzmaßnahmen
- Kopie der personenbezogenen Daten in geeignetem Format
Berichtigung, Löschung und Einschränkung
Das Paket enthält separate Antwortvorlagen für die Artikel 16–19. Die Vorlagen dokumentieren nicht nur die Entscheidung selbst, sondern auch die Pflicht, in relevanten Fällen Empfänger zu informieren, die zuvor die Daten erhalten haben.
Die Löschvorlage enthält sowohl Löschgründe als auch Ausnahmen, damit die Organisation das Recht auf Vergessenwerden nicht fälschlicherweise als absolut behandelt. Der Abschnitt zur Einschränkung deckt unter anderem bestrittene Richtigkeit, rechtswidrige Verarbeitung, Rechtsansprüche und laufende Widerspruchsprüfungen ab.
Datenübertragbarkeit / Artikel 20
Die Vorlage zur Datenübertragbarkeit enthält eine Berechtigungsprüfung für die besonderen Voraussetzungen: Die Verarbeitung muss unter anderem automatisiert sein und auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruhen. Die Vorlage unterscheidet zudem zwischen personenbezogenen Daten, die die betroffene Person bereitgestellt hat, und Daten, die nicht unter Artikel 20 fallen.
Widerspruch & Direktwerbung
Die Widerspruchsvorlage unterscheidet zwischen regulärer Verarbeitung gemäß Artikel 21.1 und Direktwerbung. Bei Direktwerbung muss die Verarbeitung zu diesem Zweck enden, sobald die betroffene Person widerspricht. Bei anderen Verarbeitungen ist eine dokumentierte Abwägung zwingender schutzwürdiger Gründe oder Rechtsansprüche erforderlich.
Automatisierte Entscheidungen / Artikel 22
Das Paket enthält auch eine Prüfung, ob Entscheidungen ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben, sowie Felder für Ausnahmen, menschliches Eingreifen, die Möglichkeit zur Stellungnahme, das Bestreiten von Entscheidungen und die Bereitstellung aussagekräftiger Informationen zur Logik.
Artikel 12 – Verlängerung, Ablehnung und Gebühren
Die separate Artikel 12-Vorlage unterstützt die Organisation bei der Handhabung von Situationen, in denen:
- die Frist verlängert werden muss
- die Anfrage nur teilweise gewährt oder abgelehnt wird
- die Anfrage als offensichtlich unbegründet oder unzumutbar eingestuft wird
- aufgrund begründeter Zweifel zusätzliche Identitätsnachweise angefordert werden müssen
Identitätsprüfung ohne Datensammelwut
Die Vorlagen gehen davon aus, dass die Organisation die Ausübung der Rechte erleichtern soll. Zusätzliche Identifikationsdaten sind nur dann anzufordern, wenn begründete Zweifel an der Identität bestehen, und die Prüfung muss verhältnismäßig sein.
Excel-Tool mit Fristenüberwachung
Das Excel-Tool enthält ein Dashboard und separate Arbeitsblätter für:
- alle DSAR-/DSGVO-Rechtevorgänge
- automatische reguläre Einmonatsfrist
- verlängerte Dreimonatsfrist bei Inanspruchnahme einer Verlängerung
- Fristenstatus und überfällige Vorgänge
- Systemsuche und Datenquellen
- Empfänger gemäß Artikel 19
- Widersprüche gemäß Artikel 21
- Entscheidungen, Gebühren, Ablehnungen und Verlängerungen
- Rechtsquellen
EDPB-Leitlinien zum Auskunftsrecht
Der Abschnitt zum Datenauszug berücksichtigt die endgültige Fassung der EDPB Guidelines 01/2022 zum Auskunftsrecht der betroffenen Person. Die Leitlinien behandeln unter anderem, wie die Organisation eine Anfrage zu verstehen hat, die Suche nach relevanten Daten, den Umgang mit Kopien, elektronischen Formaten und den Rechten anderer Personen.
Für wen eignet sich das Paket?
- Unternehmen und E-Commerce-Betreiber
- SaaS- und IT-Unternehmen
- Personalabteilungen
- Kundenservice und Support
- Datenschutzbeauftragte
- Compliance- und Rechtsabteilungen
- Organisationen, die einen nachvollziehbaren und konsistenten Prozess für die Rechte betroffener Personen wünschen
Rechtsgrundlage
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, insbesondere Artikel 12 und 15–22 sowie Artikel 19
- Aktuelle Leitlinien der IMY zu den Rechten betroffener Personen und Fristen
- EDPB Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access, Version 2.1
Format: Word (DOCX) + PDF + Excel (XLSX)
Sprache: Schwedisch
Gerichtsbarkeit: Schweden / EU
Anzahl der Dateien: 15
Version: 1.0 – 2026-10-03
Die Vorlagen sind allgemeine Dokumentunterlagen. Sektorspezifische Vorschriften, Vertraulichkeit, Archivregeln, Buchführungspflichten und andere rechtliche Verpflichtungen können beeinflussen, wie eine konkrete Anfrage zu bearbeiten ist.
