Über die Dokumentvorlage
Befangenheitserklärung und Protokoll – Vorlagenpaket für schwedische Aktiengesellschaften (Aktiebolag)
Muss der Vorstand oder der Geschäftsführer einen möglichen Interessenkonflikt oder eine Befangenheitsfrage vor Abschluss eines Vertrags oder in einer anderen relevanten Angelegenheit dokumentieren? Das Paket enthält eine Befangenheitserklärung, ein rechtliches Beurteilungsprotokoll, ein Befangenheitsprotokoll, eine Interessenkonfliktanzeige, eine freiwillige Befangenheitsrichtlinie sowie ein praktisches Excel-Register. Die Dokumente helfen dabei, Fakten und Entscheidungen zu organisieren, können jedoch nicht automatisch feststellen, ob eine gesetzliche Befangenheit vorliegt.
01. Inhalt des Pakets
7 Word-Dateien (DOCX), 7 entsprechende durchsuchbare PDF-Dateien und 1 Excel-Arbeitsmappe (XLSX). Insgesamt 15 Dateien als digitaler ZIP-Ordner. Fünf schwedische Arbeitsdokumente, ein schwedischer Benutzerleitfaden und ein englischer Benutzerleitfaden. Ausgabe 2026/2027 nach schwedischem Recht, rechtliche Quellenprüfung vom 19. Oktober 2026.
02. Was die Dateien enthalten
Faktensammlung und Befangenheitserklärung, separate begründete rechtliche Beurteilung, Protokollanhang zur Prüfung der Beschlussfähigkeit, Anzeige von Interessenkonflikten, freiwillige interne Richtlinie, schwedische und englische Anleitungen sowie ein Excel-Register für Angelegenheiten, Prüfpunkte, Maßnahmen und Dokumentation.
Alle Dateien im Paket
| Nr. | Dokument | Anwendungsbereich | Format |
|---|---|---|---|
| 01 | Befangenheitserklärung – Vorstand und Geschäftsführer | Grundlage zur Offenlegung relevanter persönlicher und wirtschaftlicher Interessen in einer konkreten Angelegenheit. | DOCX + PDF |
| 02 | Befangenheitsprüfung und rechtliche Beurteilung | Prüfung von Vertragsparteien, Befangenheitsgründen, Ausnahmen und zuständigen Entscheidungsträgern. | DOCX + PDF |
| 03 | Befangenheitsprotokoll – Vorstand | Protokollanhang für Verfahrensweise, tatsächliche Teilnahme, Beschlussfähigkeit, Beschlussfassung und Protokollberichtigung. | DOCX + PDF |
| 04 | Anzeige von Interessenkonflikten | Offenlegung und Maßnahmenverfolgung, auch wenn eine gesetzliche Befangenheit noch nicht geklärt ist. | DOCX + PDF |
| 05 | Befangenheitsrichtlinie, Routine und Checkliste | Freiwillige Routine für Meldung, Beurteilung, Vertraulichkeit und Dokumentenmanagement. | DOCX + PDF |
| 06 | Schwedischer Benutzerleitfaden | Anwendungsbereich, rechtliche Ausnahmen, Formvorschriften, Ausfüllhinweise und Abschlussprüfungen. | DOCX + PDF |
| 07 | Englischer Benutzerleitfaden | Englische Anleitung zu den schwedischen Formularen. Keine englischen Hauptvorlagen enthalten. | DOCX + PDF |
| 08 | Befangenheitsregister für Aktiengesellschaften | Neun Reiter mit Dashboard, Register, Beurteilungen, Beschlüssen, Nachweisen, Maßnahmen und Nachverfolgung. | XLSX |
Befangenheitsregeln in Aktiengesellschaften – was sagt das Gesetz?
Die Vorstandsbefangenheit ist im schwedischen Aktiengesetz (Aktiebolagslagen) 8. Kap. § 23 geregelt, u.a. bei Verträgen mit dem Vorstandsmitglied selbst, bestimmten Verträgen, bei denen die Person ein wesentliches Interesse haben könnte, das dem der Gesellschaft widerspricht, sowie bei bestimmten Verträgen mit einer juristischen Person, die das Mitglied vertreten darf. Für den Geschäftsführer gelten entsprechende Bestimmungen im 8. Kap. § 34. Die Regeln umfassen auch bestimmte rechtliche Verfahren und enthalten ausdrückliche Ausnahmen, u.a. in bestimmten Fällen von hundertprozentigen Tochtergesellschaften und Konzernsituationen. Eine Deklaration bedeutet nicht automatisch, dass jemand befangen oder nicht befangen ist.
Ein Vorstand muss die Beschlussfähigkeit gemäß 8. Kap. § 21 prüfen. Ein Vorstandsmitglied, das gemäß 8. Kap. § 23 befangen ist, gilt bei dieser Prüfung als nicht anwesend. Die ordentlichen Beschlüsse und Protokolle des Vorstands müssen weiterhin die Anforderungen gemäß 8. Kap. §§ 21–24 und 26 erfüllen. Die beigefügte Vorlage für das Befangenheitsprotokoll ist ein Anhang zum vollständigen Vorstandsprotokoll und nicht immer ein vollständiger Ersatz für dieses.
Eine interne Befangenheitsrichtlinie ist normalerweise eine freiwillige administrative Routine und keine allgemein gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationspflicht für alle Aktiengesellschaften. Individuelle Beurteilungen können notwendig sein, beispielsweise bei Transaktionen mit nahestehenden Personen, komplexen Eigentümerstrukturen, Streitigkeiten und Situationen, in denen die Befugnisse oder die Satzung die Entscheidungsfindung beeinflussen.
Excel – Befangenheitsregister und administrative Nachverfolgung
Die beigefügte Excel-Arbeitsmappe enthält neun relevante Reiter und ein Dashboard zur Organisation von Angelegenheiten, Erklärungen, Beurteilungen, Maßnahmen und Dokumentationsgrundlagen. Der Registerstatus bedeutet nicht, dass eine rechtliche Befangenheit festgestellt wurde, dass jemand beschlussfähig ist oder dass ein Vorstandsbeschluss gefasst wurde. Die Beurteilungen werden von Personen mit entsprechender Befugnis vorgenommen und separat dokumentiert.
So verwenden Sie die Vorlagen
- Identifizieren Sie das Unternehmen, die Angelegenheit, den Vertragspartner und die betroffenen Funktionsträger.
- Lassen Sie die betroffene Person sachliche Angaben in der Befangenheitserklärung oder Interessenkonfliktanzeige machen.
- Prüfen Sie Befangenheitsgründe, Ausnahmen und rechtliche Anwendung für die spezifische Angelegenheit.
- Dokumentieren Sie die individuelle Prüfung im Beurteilungsprotokoll.
- Wenn der Vorstand die Angelegenheit behandelt: Prüfen Sie die tatsächliche Anwesenheit, die Beschlussfähigkeit, das Beschlussverfahren und stellen Sie sicher, dass ein korrektes Protokoll geführt und berichtigt wird.
- Registrieren Sie nur tatsächliche Ereignisse, Beschlüsse und Nachfolgemaßnahmen im Excel-Tool.
- Speichern Sie die Dokumentation sicher und beschränken Sie personenbezogene Daten auf das notwendige Maß.
Wichtige Einschränkungen und Datenschutz
Die Vorlagen sind auf schwedische Aktiengesellschaften begrenzt. Sie ersetzen keine Befangenheitsregeln für Behörden, öffentliche Ausschreibungen, Stiftungen oder gemeinnützige Vereine. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten muss das Unternehmen die geeignete Rechtsgrundlage, den Zweck und die Speicherdauer identifizieren und die Grundsätze der DSGVO Artikel 5–6 einhalten. Formulare und Excel-Register sind keine rechtlichen Entscheidungssysteme.
Häufig gestellte Fragen
Muss jede Aktiengesellschaft eine spezielle Befangenheitsrichtlinie haben?
Nein, es gibt keine allgemeine Pflicht zur Erstellung genau dieses Dokumenttyps aus den allgemeinen Befangenheitsregeln des Aktiengesetzes. Die gesetzlichen Verbote für bestimmte Handlungen gelten ohnehin, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Ist eine unterschriebene Befangenheitserklärung das Gleiche wie ein Befangenheitsbeschluss?
Nein. Die Erklärung dokumentiert Tatsachen. Eine konkrete rechtliche Beurteilung muss anhand der entsprechenden Gesetzesbestimmung und eventueller Ausnahmen erfolgen.
Darf ein befangenes Vorstandsmitglied als anwesend gezählt werden?
Bei der Prüfung der Beschlussfähigkeit des Vorstands werden Vorstandsmitglieder, die gemäß 8. Kap. § 23 befangen sind, gemäß 8. Kap. § 21 des Aktiengesetzes als nicht anwesend gewertet.
Kann der Protokollanhang ein Vorstandsprotokoll ersetzen?
Nicht generell. Das Protokoll des Vorstands muss die Anforderungen in 8. Kap. §§ 24 und 26 erfüllen. Verwenden Sie den Anhang als Ergänzung zum ordentlichen Protokoll der Gesellschaft.
Gibt es englische Dokumente?
Die fünf Arbeitsdokumente des Pakets sind auf Schwedisch. Ein englischer Benutzerleitfaden ist als Erklärung zu den schwedischen Formularen beigefügt.
Verwandte Dokumente für Aktiengesellschaften
- Protokoll für Vorstandssitzungen in Aktiengesellschaften
- Tagesordnung für die konstituierende Vorstandssitzung
Offizielle Rechtsquellen
- Schwedisches Aktiengesetz (2005:551), insbesondere 8. Kap. §§ 21–24, 26 und 34.
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, insbesondere Artikel 5–6.
- Schwedische Datenschutzbehörde (IMY): Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Ausgabe 2027. KI-unterstützte rechtliche Quellenprüfung und interne Dokumenten-QS durchgeführt am 19. Oktober 2026. Kein Anspruch auf Prüfung durch einen externen Anwalt oder Juristen. Allgemeine Vorlagenunterstützung, keine individuelle Rechtsberatung.
