Über die Dokumentvorlage
Arbeitszeitkonto & Zeitsalden 2026/2027 – Kompensation, ATF und Gleitzeit erfassen
Benötigen Sie ein Arbeitszeitkonto in Excel, um erworbene und genutzte Stunden nachzuverfolgen? Dieses Vorlagenpaket für Arbeitgeber enthält eine fertige Excel-Arbeitsmappe mit separaten Konten für Freizeitausgleich (Komp), Arbeitszeitverkürzung (ATF) und Gleitzeit, ergänzt durch praktische Word- und PDF-Dokumente für Urlaubsanträge, Genehmigungen, Saldokontrollen, Korrekturen und die Anwendung.
Das Tool summiert ausschließlich genehmigte, manuell klassifizierte Transaktionen. Es legt nicht eigenständig fest, auf welche Stunden ein Mitarbeiter gemäß Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder Arbeitgeberentscheidung Anspruch hat. Geeignet für HR, Lohnbuchhaltung, kleinere Unternehmen, Werkstätten, Dienstleistungsbetriebe und Arbeitsplätze, an denen Zeitsalden separat vom Lohnsystem verwaltet werden.
Enthalten – 13 fertige Dateien
| Dokument | Funktion | Format |
|---|---|---|
| Arbeitszeitkonto & Zeitsalden | Excel mit acht Tabellenblättern: Übersicht, Personal, Transaktionen, Salden, Monat, Auszahlungsanträge, Einstellungen und Anleitung. | Excel (XLSX) |
| Routine für Arbeitszeitkonten und Zeitsalden | Interne Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Erwerb, Ausgleich, Saldokontrolle und monatliche Abstimmung. | Word + PDF |
| Antrag auf Freizeitausgleich / ATF / Gleitzeit | Antrag mit Saldotyp, Stundenzahl, Entscheidung, Genehmigung und Transaktionsreferenz. | Word + PDF |
| Saldoabstimmung | Kontrolle des Anfangssaldos, genehmigte Änderungen und Abgleich mit HR-/Lohnsystemen. | Word + PDF |
| Saldoabweichung & Korrekturbescheid | Untersuchung fehlerhafter Einträge mit einer neuen, nachvollziehbaren Korrekturtransaktion. | Word + PDF |
| Time Bank Balance & Leave Request | Ergänzendes englisches Arbeitsformular zur Verwendung in Schweden. | Word + PDF |
| Detaillierte Benutzeranleitung | Ausfüllhinweise, Berechnungsbeispiele, Prüfpunkte, häufige Fehler, Quellen und englische Kurzanleitung. | Word + PDF |
Gesamt: 6 bearbeitbare DOCX, 6 durchsuchbare PDF und 1 XLSX in einem ZIP-Archiv. Für die digitale Lieferung muss die Datei mit der Shopify-Variante "Digital Products" verknüpft sein.
Excel-Vorlage mit separaten Salden und Kontrollpanel
- 200 Transaktionen: Datum, Mitarbeiter-ID, Saldotyp, positive oder negative Stundenänderung, Entscheidungsstatus und Belegreferenz.
- 120 Saldokonten: Anfangssaldo und Summe der ausschließlich genehmigten Änderungen pro Mitarbeiter und Saldotyp.
- 40 Personen: Einfaches Personalregister mit internen IDs anstelle von Personennummern.
- 80 Auszahlungsanträge: Antrag, gewünschte Stunden, Entscheidung und separate Verknüpfung mit der durchgeführten Saldotransaktion.
- Monatsübersicht: Summiert monatlich die genehmigten Änderungen für Komp, ATF und Gleitzeit.
- Dashboard: Gesamtsalden, Hinweise auf negative Salden, ausstehende Transaktionen und offene Fälle.
- Kontroll-Flags: Duplikat-IDs, unbekannte Mitarbeiter und fehlende Pflichtangaben.
So nutzen Sie das Arbeitszeitkonto
- Prüfen Sie den anwendbaren Tarifvertrag, individuelle Anstellungsbedingungen, lokale Vereinbarungen und Entscheidungskompetenzen.
- Geben Sie Personen oder Personal-IDs im Excel-Blatt "Personal" ein.
- Registrieren Sie verifizierte Anfangssalden unter "Salden", eine Zeile pro Person und Saldotyp.
- Erfassen Sie manuell genehmigte Zuweisungen als positive Stunden und Entnahmen als negative Stunden, mit eindeutigen Transaktions-IDs und Referenzen.
- Markieren Sie den Status erst dann als "Genehmigt", wenn eine autorisierte Entscheidung vorliegt. Ausstehende und abgelehnte Einträge beeinflussen den Saldo nicht.
- Verfolgen Sie die Monatsübersicht, negative Salden und fehlende Belege und dokumentieren Sie Urlaubsentscheidungen mit dem Word-Formular.
- Stimmen Sie sich mit dem Lohn-/HR-System ab und dokumentieren Sie Abweichungen mit dem separaten Korrekturformular.
Vorschriften zu Kompensation, ATF und Arbeitszeitaufzeichnungen
Das Arbeitszeitgesetz (1982:673) regelt unter anderem die reguläre Arbeitszeit, Überstunden und die Dokumentationspflicht, legt jedoch keinen allgemeinen Kompensationsfaktor oder ein pauschales Recht auf ein Arbeitszeitverkürzungskonto für alle Arbeitnehmer fest. Solche Leistungen können stattdessen aus Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder Vereinbarungen hervorgehen. Unionen betont, dass die Formen von ATF und Freizeitausgleich je nach Tarifvertrag variieren.
Beachten Sie die Journalpflicht: § 11 des Arbeitszeitgesetzes und AFS 2023:2, Kapitel 9 stellen spezifische Anforderungen an Aufzeichnungen über Bereitschaftszeit, Überstunden und Mehrarbeit. Das Excel-Register enthält nicht automatisch alle vorgeschriebenen Spezifikationen und Identifikationsdaten und ist daher kein vollständiger Ersatz für das gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitjournal des Arbeitgebers.
Offizielle Quellen und Leitlinien: Arbeitszeitgesetz – Reichstag · AFS 2023:2 – Schwedisches Amt für Arbeitsumwelt · Arbeitszeitverkürzung – Unionen · Freizeitausgleich – Unionen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Komp, ATF und Flex beim selben Mitarbeiter führen?
Ja, sofern die Saldotypen laut relevantem Vertrag vorliegen. Legen Sie eine separate Kontozeile pro Person und Saldotyp an, damit die Bewegungen nicht vermischt werden.
Wird der Freizeitausgleich automatisch mit Faktor 1,5 oder 2,0 berechnet?
Nein. Der Faktor und der Anspruch auf Entschädigung hängen von den geltenden Bedingungen ab. Sie erfassen zuerst die Stundenänderung, die tatsächlich beschlossen und dokumentiert wurde.
Kann ich Entnahmen erfassen, die noch nicht genehmigt sind?
Ja, als Auszahlungsantrag oder ausstehende Transaktion. Nur Transaktionen mit dem Status "Genehmigt" beeinflussen den Endsaldo.
Kann Excel als vollständiges Überstundenjournal verwendet werden?
Nein. Für Bereitschaftszeiten, Überstunden und Mehrarbeit gibt es zusätzliche vorgeschriebene Angaben und Zeiträume, die bei entsprechender Verpflichtung separat erfasst werden müssen.
Wie wird falsch erfasste Zeit behandelt?
Untersuchen Sie die Abweichung, dokumentieren Sie die Korrektur und verwenden Sie eine nachvollziehbare neue Transaktion. Ändern Sie keinen genehmigten historischen Datensatz ohne Beleg.
Ist dies dasselbe Produkt wie Schichtplan oder Zeitbericht?
Nein. Der Schichtplan plant Arbeitseinsätze, und der Zeitbericht dokumentiert tatsächlich geleistete Zeit. Dieses Produkt verfolgt genehmigte Saldoveränderungen in separaten Zeitkonten.
Ist eine englische Version enthalten?
Ja, ein separates englisches Arbeitsformular und eine englische Kurzanleitung, die für schwedische Arbeitsverhältnisse konzipiert sind. Das gesamte Paket ist nicht vollständig übersetzt.
Wie werden die Dokumente geliefert?
Digital als ZIP mit Excel, Word und PDF, ohne physische Lieferung. Der automatische Download setzt voraus, dass die ZIP-Datei korrekt im "Digital Products"-System verknüpft ist.
Digitale Lieferung und Einschränkungen
Version 1.0, quellengeprüft am 13. Oktober 2026. Zur lokalen Verwendung in Word, Excel oder kompatiblen Office-Programmen. Das Produkt ersetzt kein Lohnsystem, keine arbeitsrechtliche Beratung, keine individuelle Vertragsprüfung, keinen Datenschutz oder das vorgeschriebene Journal über Überstunden/Mehrarbeit.
