Kundenanlage & Rechnungsstellung B2B – Kundenkarte, E-Rechnung und Excel-Register | Word/PDF/Excel

Kundenstammpflege und Rechnungsanweisungen für Unternehmen – Word, PDF und Excel. Ein administratives Paket zur Erfassung und Überprüfung der Rechnungsadresse, Unternehmensdaten, Bestellreferenzen und E-Rechnungsdaten von Geschäftskunden. Geeignet für Buchhaltungsabteilungen, Berater und Kleinunternehmen, die ihre B2B-Kundendaten ordnen möchten. Der Kauf umfasst 15 Kundendateien in einer digitalen ZIP-Datei.

Wichtige Abgrenzung: Die Dokumente sind keine Rechnungen, kein Buchhaltungssystem und keine automatische Mehrwertsteuerprüfung. Sie begründen weder eine Zahlungsverpflichtung noch das Recht, eine Vereinbarung zu ändern. Der tatsächliche Inhalt der Rechnung, die Mehrwertsteuer und die technische Übermittlung müssen für jede Transaktion separat geprüft werden.

Wofür werden Kundenstammpflege und Rechnungsanweisungen verwendet?

Wenn ein neuer Geschäftskunde angelegt oder ein bestehender Kunde seine Daten ändert, muss der Verkäufer wissen, an welches juristische Unternehmen die Rechnung zu stellen ist, welche Adresse und Referenz gelten und ob die Rechnung über Peppol oder einen anderen Kanal gesendet werden soll. Das Paket bietet separate Unterlagen für die Datenerfassung, Änderungskontrolle, Rechnungsaufbereitung und E-Rechnungseinstellungen.

Alle Dokumente und Dateiformate

Datei	Funktion	Sprache / Format
Kundenstammpflege und Kundenkarte	Angaben zum juristischen Käufer, Referenzen und Verifizierungsquelle	Schwedisch · DOCX + PDF
Rechnungsanweisung B2B	Anweisung zu Rechnungsadresse, Referenzen, Empfangskanal und Peppol-ID	Schwedisch · DOCX + PDF
Änderungsanmeldung der Kundendaten	Vorherige und neue Daten sowie Prüfung der Berechtigung	Schwedisch · DOCX + PDF
Rechnungsprüfung – Checkliste	Prüfung der Daten vor der Rechnungsstellung in einem separaten Rechnungssystem	Schwedisch · DOCX + PDF
E-Rechnung – Testprotokoll	Technische Empfangsüberprüfung, Quittung und Abweichungen	Schwedisch · DOCX + PDF
Schwedischer Benutzerleitfaden	Ausfüllreihenfolge, rechtliche Abgrenzungen, Rechnungsanforderungen und DSGVO	Schwedisch · DOCX + PDF
English User Guide	Englische Anweisungen zu schwedischen Arbeitsdokumenten	Englisch · DOCX + PDF
Excel-Verzeichnis – 9 Registerkarten	Übersicht, Kundenverzeichnis, Anweisungen, Änderungen, Prüfungen, E-Rechnung, Abweichungen, Quellen, Lese mich	Schwedisch · XLSX

Praktischer Arbeitsablauf

1. Erfassen und überprüfen Sie den Firmennamen, die Organisationsnummer und die Rechnungsdaten in der Kundenkarte.
2. Überprüfen Sie die vereinbarte Zahlungsinformation und den tatsächlichen Empfangskanal. Senden Sie die Rechnungsanweisung oder lesen Sie sie ein.
3. Bei Änderungen: Dokumentieren Sie die alten und neuen Daten und verifizieren Sie sensible Änderungen über einen unabhängigen, zuvor bekannten Kommunikationsweg.
4. Vor der Rechnungsstellung: Verwenden Sie die Checkliste im Zusammenhang mit einer separaten Rechnungssoftware. Beurteilen Sie die anwendbare Mehrwertsteuersituation.
5. Bei E-Rechnungen: Testen Sie das technische Format und den Empfang, dokumentieren Sie die Quittung und bearbeiten Sie Abweichungen.
6. Verfolgen Sie die Vorgänge in Excel. Ein administrativer Status ist kein Beweis für rechtliche Compliance.

Excel – Kundenverzeichnis mit neun Registerkarten

Die Übersicht fasst registrierte Kunden, Kundenkarten mit dem manuellen Statuswert „Fertig“, laufende Änderungsfälle, technisch abgenommene E-Rechnungsprüfungen und offene Abweichungen zusammen. Die Arbeitsmappe wird leer geliefert, ohne Beispielpersonen und ohne externe Verbindungen. Keine Formel bestimmt, ob eine Rechnung rechtlich oder steuerlich korrekt ist. Bearbeitung in Excel oder einer kompatiblen Tabellenkalkulation.

Regeln und Einschränkungen nach schwedischem Recht

Eine vollständige Rechnung muss normalerweise die Angaben enthalten, die im Mehrwertsteuergesetz (2023:200) Kapitel 17, § 24 angegeben sind. Es gibt besondere Regeln für beispielsweise vereinfachte Rechnungen und bestimmte Mehrwertsteuersituationen. Die schwedische Steuerbehörde erklärt den Inhalt und die Ausnahmen der Rechnung.

Eine per E-Mail gesendete PDF ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Das Gesetz (2018:1277) gilt unter besonderen Voraussetzungen für Rechnungen infolge öffentlicher Auftragsvergabe, nicht für alle privaten B2B-Rechnungen. Die schwedische Auftragsvergabestelle über E-Rechnungsregeln.

Kundenverzeichnisse mit Namen und Kontaktdaten von natürlichen Personen fallen unter die DSGVO, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das Unternehmen muss die Rechtsgrundlage, den Zweck, den Zugriff und die Löschung beurteilen. Die schwedische Datenschutzbehörde über die Rechtsgrundlage.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Kundenkarte eine Rechnung?

Nein. Die Kundenkarte ist ein Unterlage mit administrativen Daten. Die eigentliche Rechnung wird im Rechnungssystem ausgestellt und muss die anwendbaren Anforderungen an Inhalt und Mehrwertsteuer erfüllen.

Kann ich stattdessen eine PDF statt einer Peppol-Rechnung senden?

Das hängt vom Empfänger und den anwendbaren Regeln ab. Eine PDF per E-Mail ist keine strukturierte E-Rechnung. Einige öffentliche Auftragsvergaben unterliegen Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung.

Kann Excel automatisch Mehrwertsteuer und Kreditwürdigkeit prüfen?

Nein. Die Arbeitsmappe zählt administrative Vorgänge und Statuswerte. Sie führt keine Mehrwertsteuerberechnung, keine Bonitätsprüfung und keine rechtliche Prüfung durch.

Wie gehe ich mit geänderten Zahlungsdaten um?

Die Änderung sollte über einen unabhängigen, bekannten Kommunikationsweg verifiziert werden. Eine E-Mail mit neuen Daten reicht nicht als sichere Kontrolle aus; insbesondere Änderungen von Bankdaten erfordern Vorsicht.

Sind die Vorlagen auf Englisch?

Die fünf Arbeitsdokumente und der schwedische Leitfaden sind auf Schwedisch. Der mitgelieferte English User Guide erklärt ihre Verwendung auf Englisch, stellt aber keine Übersetzung der Dokumente dar.

Verwandte Vorlagen

Siehe Vorlagen für die Rechnungsstellung, wenn Sie eine tatsächliche Rechnungsvorlage oder ein anderes Dokument für die Kundenrechnungsstellung benötigen.

Quellen und Version

Produktversion 1.0. Interne KI-unterstützte Überprüfung von Rechtsquellen am 28. Oktober 2026: schwedische Steuerbehörde, Mehrwertsteuergesetz (2023:200) Kapitel 17, Gesetz (2018:1277) und die DSGVO-Leitlinien der schwedischen Datenschutzbehörde. Funktionale Dokumententests wurden durchgeführt. Es wird keine externe juristische Prüfung oder behördliche Genehmigung behauptet.