Lieferantenanlage & Zertifikatsprüfung B2B 2026/2027 – F-Steuerbescheinigung, Registrierungsnachweis & Excel | Word/PDF

Lieferantenaufnahme & Zertifikatsprüfung B2B 2026/2027 ist ein professionelles Dokumentenpaket für Unternehmen, die einen neuen Lieferanten aufnehmen und dokumentieren müssen, welche Unternehmensinformationen, F-Steuer-Status, Mehrwertsteuerregistrierung oder vertragsspezifischen Nachweise tatsächlich geprüft wurden. Sie erhalten fünf schwedische Arbeitsvorlagen, zwei Benutzerhandbücher und ein Excel-Register mit neun Reitern.

Wird als digitaler Download geliefert: 7 bearbeitbare Word-Dokumente (DOCX), 7 durchsuchbare PDF-Dateien und 1 Excel-Arbeitsmappe (XLSX). Insgesamt 15 Kundendateien in einem ZIP-Paket. 79 SEK als Einmalzahlung – keine physische Lieferung und kein Abonnement. Version 1.0, 28. Oktober 2026.

Das Produkt ist für schwedische Unternehmen gedacht, die Lieferanten beauftragen. Es ergänzt bestehende Vorlagen für Lieferantenbewertungen, Lieferantenverträge und die Überprüfung geänderter Bankdaten.

Vollständige Dokumentenliste

Datei / Vorlage	Inhalt	Format / Sprache
Lieferantenaufnahme – Stammdaten	Unternehmensidentität, Liefergebiet, Prüfquellen und verantwortlicher Einkäufer	Schwedisch · DOCX + PDF
Anforderung von Lieferantendokumenten	Relevante Nachweise gemäß Vertrag, Aufgabe und Risiko anfordern	Schwedisch · DOCX + PDF
Nachweis- und Registerprüfung	Quelle, Verifizierungsdatum, Gültigkeit und Abweichung dokumentieren	Schwedisch · DOCX + PDF
Lieferantenentscheidung und Aktivierung	Separate befugte Entscheidung, Bedingungen, Sperren und Systemreferenz	Schwedisch · DOCX + PDF
Überprüfung und Nachverfolgung von Abweichungen	Nachverfolgungsdatum, fehlende Dokumente und geprüfte Maßnahmen	Schwedisch · DOCX + PDF
Benutzerhandbuch – Schwedisch	Arbeitsablauf, Prüfquellen, Ausnahmen und Einschränkungen	Schwedisch · DOCX + PDF
English User Guide	Englische Gebrauchsanweisungen für die schwedischen Arbeitsvorlagen	Englisch · DOCX + PDF
Lieferantenregister in Excel	Neun Reiter für Lieferanten, Nachweise, Prüfungen, Entscheidungen und Nachverfolgung	Schwedisch · XLSX

Excel-Register – neun nützliche Reiter

Übersicht: zählt registrierte Lieferanten, Nachweise, Prüfungen, offene Abweichungen, bedingte bzw. genehmigte manuelle Entscheidungen und abgelaufene Nachverfolgungen.

Lieferanten: Lieferanten-ID, Firma, Organisationsnummer, Land, verantwortlicher Einkäufer und Aufgabenbereich.

Nachweise: Dokumententyp oder Registrierungsstatus, Aussteller, Prüfquelle, manuelles Prüfergebnis und Gültigkeitszeitraum. Ein abgelaufenes Enddatum wird als Abgelaufen – neu prüfen markiert.

Prüfungen: Quellenangabe, Ergebnis und Bearbeiter. Eine leere Quellenangabe führt zu Nicht klar; ein als Abweichung markierter Eintrag führt zu STOPP – untersuchen. Auch eine dokumentierte Prüfung erfordert eine separate Genehmigung.

Abweichungen, Entscheidungen und Nachverfolgung: offene Vorgänge, individuelle Verantwortliche für Maßnahmen, befugte manuelle Entscheidungen und Nachverfolgungszeitpunkte.

Quellen und Lese mich: offizielle Links, praktische Anweisungen und klare rechtliche Einschränkungen.

Die Arbeitsmappe enthält keine Makros, Verknüpfungen zu Unternehmenssystemen, Zahlungsfunktionen oder fiktive Lieferantendaten. Sie tragen Ihre eigenen Daten ein. Sie führt administrative Dokumentation und einfache Prüfungen durch, jedoch keine automatische steuerliche, rechtliche oder sicherheitstechnische Bewertung.

So verwenden Sie die Lieferantenvorlagen

1. Erstellen Sie einen Lieferanten-Vorgang. Geben Sie die registrierte Firma, Organisationsnummer, Aufgabe, den verantwortlichen Einkäufer und den gewünschten Kontaktweg an. Verwenden Sie eine einheitliche Lieferanten-ID.
2. Prüfen Sie offizielle Unternehmensdaten. Verwenden Sie den Dienst der schwedischen Steuerbehörde zur Überprüfung der Genehmigung für F-Steuer, Mehrwertsteuer und Arbeitgeberregistrierung sowie die Unternehmensinformationen des schwedischen Unternehmensregisters für die registrierte Firma oder andere relevante Daten. Notieren Sie Quelle und Datum.
3. Bewerten Sie die Dokumentationsanforderungen für die Aufgabe. Geben Sie Versicherungsnachweise, Befugnisse oder Branchennachweise nur an, wenn dies durch den Vertrag, das Risiko oder anwendbare Vorschriften gerechtfertigt ist.
4. Fordern Sie Ergänzungen an. Verwenden Sie die Vorlage für eine schriftliche Anforderung mit dem fehlenden Dokument, einer praktischen Frist und einem sicheren Antwortkanal.
5. Registrieren Sie das Prüfergebnis. Geben Sie ein, was tatsächlich verifiziert wurde, und dokumentieren Sie etwaige Widersprüche, Abweichungen oder abgelaufene Gültigkeitszeiten.
6. Treffen Sie eine manuelle Entscheidung. Eine intern befugte Person entscheidet über Genehmigung, bedingte Entscheidung, Abwarten oder Ablehnung. Ein Formular oder ein Excel-Status aktiviert einen Lieferanten niemals automatisch.
7. Planen Sie eine wiederholte Überprüfung. Verfolgen Sie Dokumente anhand der Aufgabe, des Vertrags und des Risikos nach, nicht nach einer allgemeinen, erfundenen gesetzlichen Anforderung zur jährlichen Prüfung.

F-Steuer und Lieferantenprüfung – was ist wichtig?

Der Dienst der schwedischen Steuerbehörde Unternehmensinformationen abrufen zeigt unter anderem an, ob ein schwedisches Unternehmen für F-Steuer genehmigt ist sowie ob es für Mehrwertsteuer und als Arbeitgeber registriert ist. Beim Kauf von Leistungen oder Arbeit ist F-Steuer besonders relevant. Wenn der Auftragnehmer keine Genehmigung hat, kann dies die Pflicht des Käufers beeinträchtigen, Steuern abzuziehen und, abhängig von der Unternehmensart und den Umständen, Arbeitgeberbeiträge zu zahlen. Das bedeutet nicht, dass alle Einkäufe von Unternehmen ohne F-Steuer grundsätzlich verboten sind.

Verksamt gibt Orientierung dazu, mit wem man Geschäfte macht, und bei Bedarf Unternehmensdaten, Vertreter und besondere berufliche Befugnisse zu prüfen. Die Daten des schwedischen Unternehmensregisters können eine relevante Prüfquelle sein, aber weder ein Registrierungsnachweis noch ein eingereichter Nachweis garantiert die Eignung eines Lieferanten oder genehmigt geänderte Bankdaten.

Versicherungsnachweise, Umweltnachweise und Zertifizierungen sollten angefordert werden, wenn es einen sachlichen Grund gemäß Vertrag, Branche, Genehmigungsanforderungen oder dokumentiertem Risiko gibt. Sie sind keine allgemeinen gesetzlichen Anforderungen für alle Lieferanten.

Für Kontaktpersonen und andere personenbezogene Daten gelten die Grundsätze der DSGVO, darunter Datenminimierung, Richtigkeit, Sicherheit und Speicherbegrenzung. Sammeln Sie keine Personennummern, privaten Kontaktdaten oder Dokumente ohne dokumentierten Bedarf und Rechtsgrundlage.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist eine Lieferantenaufnahme?

Die Lieferantenaufnahme ist ein interner Prozess zur Identifizierung eines neuen Lieferanten, zur Dokumentation relevanter Prüfungen und zur Befugtenentscheidung über die Registrierung im System der Organisation. Das Vorlagenpaket bietet einen klaren Arbeitsablauf und eine nachvollziehbare Grundlage.

Müssen alle Lieferanten F-Steuer haben?

Nicht als allgemeine Anforderung für jede Art von Einkauf. F-Steuer ist besonders wichtig, wenn Arbeit oder Leistungen gekauft werden. Der Käufer der Arbeit muss möglicherweise Steuern und Arbeitgeberbeiträge handhaben, abhängig vom Status und der Unternehmensform des Lieferanten. Prüfen Sie die Situation bei der schwedischen Steuerbehörde.

Müssen wir immer eine Haftpflichtversicherung verlangen?

Nein. Ein Versicherungsnachweis kann wichtig oder eine Anforderung in einem bestimmten Vertrag oder einer regulierten Aufgabe sein, aber es ist keine allgemeine gesetzliche Anforderung für alle Lieferanten. Geben Sie daher individuell an, welcher Nachweis angefordert wird und warum.

Kann Excel einen Lieferanten automatisch genehmigen?

Nein. Excel zeigt administrative Indikatoren, offene Abweichungen und manuell registrierte Entscheidungen. Der Lieferant muss von der richtigen Person gemäß Ihren internen Befugnissen bewertet und genehmigt werden, bevor er im Unternehmenssystem aktiviert wird.

Wie gehen wir mit geänderten Bankdaten um?

Änderungen von Bankkonten müssen gemäß einer separaten Sicherheitsroutine gehandhabt werden, beispielsweise durch einen unabhängigen Rückruf über zuvor verifizierte Kontaktwege. Weder ein neuer Lieferanteneintrag noch ein genehmigter Nachweis bedeutet, dass die Zahlungsdaten verifiziert sind.

Sind die Dokumente auf Englisch enthalten?

Sie erhalten fünf schwedische Arbeitsvorlagen, ein schwedisches Benutzerhandbuch und ein separates English User Guide. Der englische Leitfaden ist eine Gebrauchsanweisung; die Arbeitsvorlagen sind nicht vollständig ins Englische übersetzt.

Welche Dateiformate erhalte ich?

Sie erhalten sieben bearbeitbare DOCX-Dateien, sieben durchsuchbare PDF-Dateien und ein bearbeitbares Excel-Register (XLSX). Die PDF-Dateien sind Dokumente zum Lesen und Drucken, keine interaktiven Formulare zum Ausfüllen.

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Für eine breitere Risikobewertung und wiederholte Lieferantenüberwachung: Lieferantenbewertung & Lieferantenüberwachung. Für Verträge und Bedingungen: Lieferantenvertrag / Supplier Agreement. Für die sichere Handhabung eines neuen Zahlungskontos gibt es ein separates Bankdatenänderung & Verifizierung (separates Produkt, kann nicht veröffentlicht sein).

Offizielle Quellen und Überprüfung

Quellen für die interne Faktenprüfung am 28. Oktober 2026: Schwedische Steuerbehörde – Unternehmensinformationen abrufen; Verksamt – Einen seriösen Lieferanten beauftragen; Schwedisches Unternehmensregister – Unternehmensinformationen suchen; IMY – Grundsätze der DSGVO. Das Paket hat eine interne, KI-unterstützte Quellen- und Funktionsprüfung durchlaufen, keine externe Prüfung durch Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Banken. Die Vorlagen sind freiwillige administrative Hilfsmittel und müssen an Verträge, die Geschäftstätigkeit und tatsächliche Rechtsvorschriften angepasst werden.