Referenzeinholung & Referenzgespräche 2026/2027 – Fragen, DSGVO & Excel | Word/PDF

Referenzeinholung bei der Rekrutierung – Vorlage für Referenzgespräche, Fragen und DSGVO

Möchten Sie eine professionelle Referenzeinholung bei der Rekrutierung durchführen? Dieses Dokumentenpaket enthält eine vollständige Vorlage für die Referenzeinholung mit strukturiertem Gesprächsprotokoll, kompetenzbasierten Referenzfragen, Kandidatendialog, Referenzzusammenfassung und einer DSGVO-Checkliste. Sie erhalten außerdem ein Excel-Register für die administrative Nachverfolgung.

Die separaten Vorlagen helfen Arbeitgebern, Personalvermittlern und HR dabei, arbeitsbezogene Fragen auf Basis eines festgelegten Anforderungsprofils zu stellen. Die Unterlagen unterscheiden zwischen dem, was die Referenzperson selbst beobachtet hat, was unsicher ist und was der Recruiter bewertet. Das Produkt dient als Unterstützung für menschliche, sachliche Rekrutierungsentscheidungen und ersetzt nicht die professionelle Beurteilung des einzelnen Kandidaten.

Digitale Lieferung: 15 Dateien in einer ZIP – 7 bearbeitbare Word-Dokumente (DOCX), 7 entsprechende textdurchsuchbare PDF-Dateien (A4) und 1 Excel-Datei (XLSX). Fünf schwedische Hauptvorlagen, ein schwedischer Benutzerleitfaden und ein englischer Benutzerleitfaden (English User Guide). Keine physischen Produkte oder Abonnements.

So führen Sie eine Referenzeinholung durch – zehn Schritte

1. Anforderungsprofil festlegen. Wählen Sie nur Kompetenzen aus, die für die offene Stelle relevant sind.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten prüfen. Geben Sie Rechtsgrundlage, Zweck, Informationen und berechtigte Nutzer an.
3. Kandidaten informieren. Bitten Sie um relevante berufliche Referenzen und planen Sie den Kontakt, bevor diese angerufen werden.
4. Vergleichbare Fragen auswählen. Verwenden Sie Dokument 02, damit bei vergleichbaren Bewerbern dieselben Kernanforderungen geprüft werden.
5. Beziehung überprüfen. Bitten Sie die Referenzperson zu beschreiben, wann und in welcher Funktion sie mit dem Kandidaten zusammengearbeitet hat.
6. Konkrete Beispiele anfordern. Stellen Sie Fragen zu Aufgaben, Zusammenarbeit, Qualität und Ergebnissen.
7. Fakten und Interpretation trennen. Protokollieren Sie sachliche Beobachtungen und kennzeichnen Sie unsichere Behauptungen.
8. Irrelevante personenbezogene Daten vermeiden. Erheben Sie keine sensiblen Daten oder Informationen über Straftaten ohne Notwendigkeit, insbesondere ohne rechtliche Grundlage.
9. Für menschliche Beurteilung zusammenfassen. Vergleichen Sie mit demselben Anforderungsprofil und gehen Sie widersprüchlichen Angaben nach.
10. Aufbewahrungsdauer begrenzen. Dokumentieren Sie die Prüfung zur Datenlöschung und beachten Sie besondere Regeln für öffentliche Arbeitgeber.

DSGVO und Gleichbehandlung bei der Referenzeinholung

Welche Rechtsgrundlage gilt, wenn der Arbeitgeber Referenzen kontaktiert?

Die Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) erläutert, dass Arbeitgeber bei der Rekrutierung eine Rechtsgrundlage und eine Notwendigkeit für die Verarbeitung benötigen müssen. Für private Arbeitgeber kann eine dokumentierte Interessenabwägung relevant sein; für Behörden kann ein öffentliches Interesse gelten. Die IMY gibt an, dass eine Einwilligung im Arbeitsleben aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses oft problematisch ist. Dass Kandidat und Referenzperson relevante Informationen erhalten, ist wichtig, aber Information allein ersetzt keine Rechtsgrundlage.

Wie lange darf der Arbeitgeber Referenznotizen speichern?

Gemäß der Anleitung der IMY zu Rechten im Arbeitsleben sollten Notizen und Referenzen normalerweise gelöscht oder anonymisiert werden, wenn sie für die Rekrutierung nicht mehr benötigt werden. Eine weitere Speicherung kann beispielsweise im Hinblick auf tatsächliche Rechtsansprüche und öffentliche Archivvorschriften relevant sein. Speichern Sie Dokumente nicht pauschal für alle zukünftigen Rekrutierungen ohne gültige Rechtsgrundlage und korrekte Information.

Gleichbehandlung und relevante Referenzfragen

Der Diskrimineringsombudsmannen (DO) betont, dass Rekrutierungsanforderungen und Auswahlprozesse so gestaltet sein müssen, dass Diskriminierung entgegengewirkt wird. Fragen zu Alter, Schwangerschaft, Religion, Gesundheit, sexueller Orientierung oder anderen irrelevanten privaten Umständen sollten nicht als Grundlage für die Kandidatenbewertung verwendet werden. Stellen Sie Fragen zu arbeitsbezogenen Aufgaben, tatsächlichen Leistungen und den Anforderungen, die Teil der Rekrutierung sind.

Referenzen der Kandidaten und Kontaktplanung

Das Arbetsförmedlingen (Arbeitsamt) empfiehlt, dass Arbeitssuchende Referenzpersonen wählen, die ihre Berufserfahrung kennen, und dass Referenzen im Voraus angefragt werden. Als Arbeitgeber sollten Sie relevante Referenzen nutzen und keine unerwarteten oder unzulässigen Hintergrundüberprüfungen durchführen.

Verwandte Vorlagen und interne Links

Für einen separaten kompetenzbasierten Vergleich von Kandidaten nach Interviews siehe Kandidatenbewertung und Bewertungsmatrix. Wenn Sie mit einer Einstellung fortfahren, finden Sie hier den Probezeitvertrag 2026/2027. Weitere verwandte arbeitsrechtliche Dokumente finden Sie unter HR, Arbeitsrecht & Whistleblowing – Vorlagen. Dies sind separate Produkte, die nicht in der ZIP-Datei enthalten sind.

Häufige Fragen zur Referenzeinholung

Wie führt man eine professionelle Referenzeinholung durch?

Beginnen Sie mit einem klaren Anforderungsprofil, kontaktieren Sie relevante berufliche Referenzen, nachdem der Kandidat informiert wurde, und stellen Sie gleichwertige, kompetenzbasierte Fragen. Dokumentieren Sie konkrete arbeitsbezogene Beispiele und treffen Sie eine menschliche Gesamtbewertung.

Welche Fragen darf man Referenzen stellen?

Fragen zu tatsächlichen Arbeitsaufgaben, Ergebnissen, Zusammenarbeit und Beispielen für arbeitsbezogene Problemlösungen können relevant sein. Vermeiden Sie irrelevante persönliche und sensible Informationen.

Ist Referenzeinholung gemäß DSGVO erlaubt?

Ja, sie kann erlaubt sein, wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt, ein relevanter Rekrutierungszweck besteht und die Daten notwendig sind und sicher gehandhabt werden. Ein einzelner Rekrutierungsprozess muss immer geprüft werden.

Muss der Kandidat der Referenzeinholung zustimmen?

Es ist gute Praxis, den Kandidaten zu informieren und zu fragen, bevor relevante Referenzen kontaktiert werden. Die Zustimmung des Kandidaten ist jedoch keine automatische Rechtsgrundlage gemäß DSGVO; die IMY gibt an, dass eine Einwilligung im Arbeitsleben als solche Grundlage oft ungeeignet ist.

Wie sollen negative Referenzangaben gehandhabt werden?

Dokumentieren Sie nur relevante, sachliche Angaben und notieren Sie, ob es sich um eine direkte Beobachtung der Referenzperson oder eine subjektive Einschätzung handelt. Gehen Sie widersprüchlichen oder unsicheren Angaben nach und stellen Sie einen fairen Vergleich mit dem Anforderungsprofil sicher.

Wie lange sollen Referenzprotokolle gespeichert werden?

Nicht länger als für den tatsächlichen Zweck notwendig, unter Berücksichtigung anwendbarer Ausnahmen für Rechtsansprüche oder öffentliche Archivregelungen. Eine allgemeine Löschungsfrist kann nicht allein auf Basis der Vorlage festgelegt werden.

Kann Excel automatisch auswählen, welcher Kandidat am besten ist?

Nein. Die Arbeitsmappe enthält 16 administrative Kennzahlen, aber keine Kandidatenbewertung oder automatischen Auswahlalgorithmus. Entscheidungen müssen von befugten Menschen mit relevanten und sachlichen Unterlagen getroffen werden.

Sind fertige Referenzfragen für Führungskräfte und HR enthalten?

Ja. Ein spezielles Word- und PDF-Dokument enthält strukturierte Fragen zu Erfahrung, Verantwortung, Leistungserbringung, Zusammenarbeit und Lernen, die an die tatsächliche Stelle angepasst werden sollten.

Gibt es die Hauptvorlagen auf Englisch?

Nein. Die fünf Hauptvorlagen sind schwedisch. Ein English User Guide ist enthalten, der die Verwendung und das schwedische Recht erklärt.

Ist das Produkt von der IMY oder dem DO geprüft oder genehmigt?

Nein. Die Vorlagen sind redaktionelle Dokumentvorlagen. Es handelt sich nicht um offizielle Formulare, behördlich genehmigte oder individuell anwaltlich geprüfte Dokumente.

Quellen und Version

Version: 1.0 / 2026–2027. Redaktionelle Quellenprüfung: 16. Oktober 2026. Quellen: IMY – Rekrutierung und personenbezogene Daten, DO – Aktive Maßnahmen, Arbetsförmedlingen – Referenzen und EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Versionsbezeichnung 2027 garantiert keine zukünftigen Gesetzesänderungen und das Material ersetzt keine individuelle rechtliche Beurteilung.