RFI & RFP Anfragedokumente B2B 2026/2027 – Anforderungsmatrix, Lieferantenauswahl & Excel | Word/PDF

RFI & RFP – Informationsanfrage und Lieferantendialog für Privatunternehmen

Untersuchen Sie den Markt mit einer RFI (Request for Information) und fordern Sie anschließend detaillierte Lösungsvorschläge mit einer RFP (Request for Proposal) an. Das Paket ist für den privaten B2B-Einkauf konzipiert und enthält bearbeitbare Word-Vorlagen, durchsuchbare PDF-Versionen und eine Excel-Datei, in der Anforderungen, Kriterien, Fragen, Antworten und Entscheidungen getrennt voneinander erfasst werden.

Alle Dateien – Datei für Datei

RFI, RFP und RFQ – was ist der Unterschied?

RFI sammelt Informationen über mögliche Lösungen und den Lieferantenmarkt. RFP fordert eine vollständigere Lösung, deren Umsetzung und ein kommerzielles Angebot an. RFQ wird häufig für Preisanfragen verwendet, wenn der Umfang des Produkts oder der Dienstleistung bereits klar definiert ist. Das bestehende RFQ-Produkt im Vorlagenshop ist daher eine Ergänzung und nicht dasselbe Paket.

So verwenden Sie das Paket

1. Sammeln Sie Marktinformationen und mögliche Lösungsmodelle über eine RFI.
2. Legen Sie klare und überprüfbare Muss- und Kann-Anforderungen fest.
3. Versenden Sie eine versionierte RFP mit denselben sachlichen Anforderungen an die betroffenen Lieferanten.
4. Erfassen Sie Lieferantenauswertungen, etwaige Vorbehalte und Fragen in der Excel-Datei.
5. Bewerten Sie anhand vorab festgelegter Kriterien und tatsächlicher Nachweise.
6. Halten Sie die interne Empfehlung und die Lieferantenauswahl von einem separaten verbindlichen Vertrag oder Auftrag getrennt.

Rechtliche Abgrenzungen – schwedisches Vertragsrecht

Wichtig: Die Vorlagen sind für den privaten B2B-Einkauf vorgesehen. Sie sind keine fertigen Vergabedokumente gemäß LOU, LUF, LUK oder LUFS; auch einige private Organisationen können unter Vergaberegeln fallen. Eine RFI oder RFP hat nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung eine vordefinierte Rechtswirkung. Die Beurteilung von Angeboten, Annahme, Widerruf und Bindung muss unter anderem gemäß dem schwedischen Vertragsgesetz (1915:218) und unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls erfolgen. Auch die Formulierung „ohne Verpflichtung“ ist unter Berücksichtigung von § 9 des schwedischen Vertragsgesetzes sorgfältig zu behandeln.

Keine automatische Vertragsbestätigung, Vergabebeschluss oder rechtlich bindende Bedingungen entstehen dadurch, dass die Excel-Datei einen Status oder eine Punktzahl anzeigt. Personenbezogene Daten und vertrauliches Lieferantenmaterial müssen gemäß den geltenden Regeln und Verträgen behandelt werden. Die bereitgestellten Vorlagen wurden einer internen, KI-unterstützten Quellen- und Dateiprüfung unterzogen, nicht jedoch einer unabhängigen rechtlichen Prüfung.

Öffentliche Quellen und Informationen

• Riksdagen – schwedisches Vertragsgesetz (1915:218)
• Vergabeverwaltung – RFI und RFP
• Vergabeverwaltung – wer muss ausschreiben?
• GSA – Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine RFI-Vorlage?

Ein Rahmen für die frühzeitige Informationsbeschaffung, wenn ein Unternehmen mögliche Lösungen, Risiken und Marktbedingungen verstehen möchte, bevor die Anforderungen festgelegt werden.

Was muss eine RFP-Informationsanfrage enthalten?

Typischerweise Bedarf und Zweck, Umfang, überprüfbare Anforderungen, Anweisungen zur Beantwortung, Zeitplan, Grundlage für Preis und Risiko sowie die Art und Weise, wie die Vorschläge bewertet werden.

Ist eine RFP dasselbe wie ein verbindlicher Vertrag?

Nicht automatisch. Die rechtliche Bedeutung wird durch Formulierungen, Vorbehalte und die nachfolgende Kommunikation bestimmt. Wenden Sie sich bei Fragen zur Bindungswirkung an die zuständige Rechtsabteilung.

Können die Vorlagen für öffentliche Ausschreibungen verwendet werden?

Sie sind nicht als vollständige Vergabedokumente gemäß LOU oder anderer Vergaberegelungen konzipiert und erfordern daher eine besondere rechtliche und prozessuale Anpassung.

Gibt es ein fertiges Excel-Modell?

Ja. Neun Reiter und ein Dashboard fassen die tatsächlich erfassten Einträge zusammen. Die Arbeitsmappe enthält keine fiktiven Lieferanten, Angebote oder Preise.

Ist alles ins Englische übersetzt?

Die fünf Arbeitsvorlagen sind auf Schwedisch. Ein englischer Benutzerleitfaden ist zur Erleichterung der Kommunikation enthalten, jedoch keine vollständige Übersetzung der Arbeitsvorlagen.

Version: 1.0 · 2026-10-31 · Gerichtsstand: Schweden · Lieferung: Digitale ZIP-Datei. Siehe auch Einkauf, Lieferanten & Service und FAQ des Vorlagenshops.