Über die Dokumentvorlage
ROT-Rechnungsvorlage 2026/2027 – ROT-Arbeiten mit Word, PDF und Excel in Rechnung stellen
Für Bauunternehmen, Handwerker, Installateure und andere ROT-Dienstleister, die Arbeitskosten von Material- und sonstigen Kosten trennen und sowohl die Rechnung als auch spätere Behördenbescheide dokumentieren müssen. Hier erhalten Sie eine bearbeitbare ROT-Rechnungsvorlage, fünf eigenständige schwedische Arbeitsdokumente, zwei Benutzerhandbücher sowie ein Excel-Tool zur Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsnachweisen, Antragsverfolgung und Abgleich.
15 Dateien in einer ZIP: 7 Word (DOCX), 7 entsprechende durchsuchbare PDF (A4) und eine Excel-Arbeitsmappe mit neun Registerkarten. Das Paket wickelt ROT gemäß schwedischem Recht und der verifizierten Anleitung für 2026 ab. Die Versionsbezeichnung 2027 ist keine Aussage über zukünftige, festgesetzte ROT-Niveaus.
01. Paketinhalt
15 Lieferdateien: 7 DOCX, 7 PDF und 1 XLSX.
- 7 Word: Fünf bearbeitbare schwedische Hauptvorlagen, ein schwedisches Benutzerhandbuch und ein separates englisches Benutzerhandbuch (English User Guide).
- 7 PDF: Durchsuchbare, druckfreundliche A4-Versionen derselben Word-Dokumente.
- 1 Excel: Neun Registerkarten mit Formeln, Statuslisten, Kontrollen und einem Dashboard, das tatsächliche Registrierungen anzeigt (0 bei Leerstand).
- Sprache: Fünf Hauptdokumente auf Schwedisch, schwedisches Handbuch sowie englischsprachiges Benutzerhandbuch. Keine englischen Hauptvorlagen.
- Ausgabe: 1.0 – 2026/2027. Quellenprüfung: 18. Oktober 2026. Lieferung: ZIP als digitaler Download, sobald die Datei korrekt der Produktvariante beigefügt wurde.
02. Was die Dateien enthalten – Datei für Datei
| Dokument | Funktion | Format |
|---|---|---|
| 01. ROT-Rechnung und Spezifikation | Rechnungsvorlage mit Auftragnehmer, Käufer, Objekt, Rechnungspositionen, MwSt, vorläufigem ROT und Zahlungsbetrag. | DOCX + PDF |
| 02. Kunden- und Wohnungsprüfung | Prüfung von Kundendaten, Immobilienbezeichnung oder BRF/Wohnung, F-Steuer und anderen ROT-Voraussetzungen. | DOCX + PDF |
| 03. Arbeitskosten, Material und Zeiterfassung | Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden sowie getrennte Ausweisung von Arbeit, Material, Reisen und sonstigen Kosten. | DOCX + PDF |
| 04. Zahlung und Antrag | Bankverfolgbare Kundenzahlung, Antragsunterlagen und klarer Status vor und nach dem Auszahlungsersuchen. | DOCX + PDF |
| 05. ROT-Bescheid und Abweichung | Nachverfolgung von beantragtem, bewilligtem und tatsächlich ausgezahltem Betrag sowie Ablehnungen und Maßnahmen. | DOCX + PDF |
| 06. Schwedisches Benutzerhandbuch | Praktische Schritte, behördliche Anforderungen, Vorsichtsregeln, Datenschutz und offizielle Quellen. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Englische Anleitungen für die fünf schwedischen Vorlagen und das Excel-Tool. | DOCX + PDF |
| 08. Excel mit neun Registerkarten | Übersicht, Rechnungen, Rechnungspositionen, Kunden, Immobilien, Zahlungen, ROT-Anträge, Unterlagen, Read Me. | XLSX |
Alle fünf Hauptvorlagen bieten Platz für tatsächliche Kunden- und Projektdaten. Alle sieben Word- und PDF-Dokumente enthalten zudem zwei separate eingerahmte Infoboxen über das Paket und die Funktion der jeweiligen Datei.
ROT-Rechnung 2026 – was muss enthalten sein?
Eine ROT-Rechnung sollte unter anderem folgende Informationen enthalten: das Unternehmen und dessen F-Steuer, den Käufer, Art, Zeit und Ort der Arbeit, Immobilienbezeichnung oder Wohnungsdaten der Immobilie, Arbeitskosten, Materialkosten, sonstige Kosten, MwSt, Steuerermäßigung und den Zahlungsbetrag des Kunden. Laut Skatteverket muss der Abzug von den Arbeitskosten inklusive MwSt erfolgen, nicht von Material und Reisen. Siehe die Rechnungs-Checkliste der Behörde.
Das Excel-Tool – neun funktionale Registerkarten
Übersicht · Rechnungen · Rechnungspositionen · Kunden · Immobilien · Zahlungen · ROT-Anträge · Unterlagen · Read Me. Die Rechnungspositionen berechnen Netto und MwSt, inklusive MwSt sowie einen indikativen maximalen ROT-Betrag auf die tatsächlich angegebenen Arbeitskosten. Die Rechnungen summieren Arbeits-/Materialzeilen, registrierte Zahlungen und ROT-Anträge über die Rechnungs-ID. Die Übersicht zeigt Summen und die Anzahl der Registrierungen.
Wichtig: Der berechnete Abzugsspielraum ist kein Rechtsanspruch auf ROT; der vorläufige Rechnungsabzug wird manuell nach Prüfung eingetragen, und beantragtes, bewilligtes bzw. tatsächlich ausgezahltes ROT liegen in separaten Feldern. Die Arbeitsmappe sendet keinen Antrag an das Skatteverket und ersetzt kein Buchhaltungssystem oder keine Berechtigungsprüfung. Prüfen Sie MwSt, eventuelle Teilzahlungen, die jährliche Obergrenze des Kunden und den steuerlichen Spielraum.
So verwenden Sie die Rechnungsvorlagen
- Prüfen Sie, ob die Arbeit unter ROT fallen kann und ob die F-Steuer des Unternehmens sowie die Wohnungsdaten des Käufers korrekt sind.
- Dokumentieren Sie die ausgeführte Arbeit, den Ort, die Arbeitszeit und das Datum des Auftrags.
- Teilen Sie Arbeitskosten, Material, Reisen und Sonstiges auf der Rechnung und in Excel auf.
- Berechnen Sie die relevante MwSt und führen Sie eine individuelle Prüfung des vorläufigen ROT-Abzugs durch. Für 2026 beträgt das Niveau maximal 30 % der berechtigten Arbeitskosten inklusive MwSt.
- Stellen Sie die Rechnung mit korrekten Rechnungsdaten, Zahlungsbedingungen und dem angegebenen Abzug aus.
- Dokumentieren Sie die tatsächliche elektronische Zahlung des Kunden und speichern Sie die Bankreferenz.
- Nach ausgeführter und bezahlter Arbeit: Reichen Sie den ROT-Antrag über den E-Dienst des Skatteverket gemäß den geltenden Zeitregeln ein.
- Registrieren Sie beantragten, bewilligten und tatsächlich ausgezahlten Betrag separat; verfolgen Sie Ablehnungen, Abweichungen und eventuelle Korrekturen nach.
Rechtliche und technische Einschränkungen
Für 2026 kann der ROT-Abzug maximal 50.000 SEK pro Person und Jahr betragen, innerhalb der gemeinsamen ROT/RUT-Obergrenze von 75.000 SEK. Nicht immer kann der gesamte Betrag genutzt werden; die persönlichen Verhältnisse und die Steuer des Kunden spielen eine Rolle. Eine elektronisch nachverfolgbare Zahlung ist erforderlich. Ein ROT-Antrag setzt tatsächlich ausgeführte Arbeit und Bezahlung voraus. Ein abgelehnter Antrag macht den Kunden nicht automatisch zahlungspflichtig – prüfen Sie Verträge und verbraucherrechtliche Voraussetzungen.
Ergänzende Vorlagen und Anleitungen
- Allgemeine Rechnungsvorlage für Unternehmen – wenn ROT-Aufteilung und behördliche Nachverfolgung nicht erforderlich sind.
- Angebotsvorlage und Angebotskalkulation – für Kalkulation und Preisvereinbarung vor der Arbeit.
- Arbeitsauftrag und Serviceprotokoll – für Zeit, Material und Ausführungskontrolle.
- Renovierungsbudget und ROT-Kostenkontrolle – Planung und Budget des Kunden.
- Anleitung: Pflichtangaben auf einer Unternehmensrechnung.
- Weitere Vorlagen für Wirtschaft und Buchhaltung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Excel nutzen, um den Antrag an das Skatteverket zu senden?
Nein. Das Register dient nur der eigenen Dokumentation und dem Abgleich. Stellen Sie den Antrag im E-Dienst der Behörde.
Wie hoch ist der ROT-Abzug 2026?
Maximal 30 Prozent der berechtigten Arbeitskosten inklusive MwSt, sofern die übrigen Anforderungen und individuellen Einschränkungen erfüllt sind. Prüfen Sie die Regeln für 2027 separat.
Sind Material, Reisezeit oder Maschinenkosten enthalten?
Nein. Material und andere Kosten wie Reisen oder Maschinen dürfen nicht in den ROT-berechtigten Arbeitskosten enthalten sein.
Ist das berechnete ROT in Excel eine Genehmigung?
Nein. Die Berechnung zeigt nur einen möglichen Höchstprozentsatz der eingegebenen Arbeitskosten. Die tatsächliche Bewilligung erfolgt durch das Skatteverket.
Wie wird mit Ablehnungen umgegangen?
Ablehnungsgrund, beantragter Betrag, Bescheid der Behörde und tatsächlich erhaltene Zahlung werden dokumentiert. Eventuelle weitere Kundenforderungen erfordern eine Prüfung der Bedingungen.
Sind alle Dokumente auf Schwedisch und Englisch?
Die fünf Hauptdokumente sind auf Schwedisch. Das schwedische Benutzerhandbuch und ein spezieller English User Guide erklären deren Anwendung.
Quellen und Versionsinformationen
- Skatteverket: So funktioniert der ROT-Abzug für Unternehmen.
- Skatteverket: Rechnung für ROT- und RUT-Arbeit.
- Rechtliche Anleitung des Skatteverket: die Abschlussmethode.
Ausgabe 1.0 – 2026/2027, Quellenprüfung 18. Oktober 2026. Das Material ist eine bearbeitbare Unterstützung für Rechnungsstellung und Dokumentation, nicht behördlich genehmigt, anwaltlich zertifiziert oder eine Garantie für eine Steuerermäßigung. Prüfen Sie bei jeder Anwendung künftige Regeln und das aktuelle Recht.
