Über die Dokumentvorlage
Planen Sie die Reinigung, dokumentieren Sie die ausgeführten Arbeiten und überwachen Sie die Qualität – ganz ohne teures Betriebssystem. „Städplan & Kvalitetskontroll 2026/2027“ (Reinigungsplan & Qualitätskontrolle) ist ein digitales Vorlagenpaket für Reinigungsunternehmen, Gebäudereiniger, Immobilienverwalter, Büros, Wohnungseigentümergemeinschaften und andere Betriebe mit wiederkehrendem Reinigungsbedarf. Das Paket enthält Excel-Tools mit 7 Tabellenblättern sowie bearbeitbare Word-Dokumente und PDFs auf Schwedisch und Englisch.
Das ist im Paket enthalten
13 Lieferdateien in einer ZIP-Datei – sechs bearbeitbare DOCX-Dateien, sechs entsprechende durchsuchbare PDF-Dateien und eine Excel-Arbeitsmappe im XLSX-Format.
| Dokument | Format | Inhalt |
|---|---|---|
| Reinigungsplan & Qualitätsrundgang / Cleaning Schedule & Quality Inspection | Word + PDF auf SV/EN | Objektdaten, zehn Kontrollbereiche, Frequenz, bestanden/nicht bestanden/nicht relevant, Abweichungen und Unterschrift. |
| Reinigungsabweichung & Maßnahmenbericht / Cleaning Deviation & Corrective Action | Word + PDF auf SV/EN | Abweichungs-ID, Fakten, Unterlagen, Maßnahmen, Verantwortliche, Fristen und verifizierte Nachkontrolle. |
| Separate schwedische und englische Benutzeranleitung | Word + PDF | Anleitungen, Berechnungsbeispiele, häufige Fehler, Umgang mit chemischen Risiken und behördliche Quellen. |
| Reinigungsplan & Qualitätskontrolle | Excel (.xlsx) | Sieben Tabellenblätter mit Objektregister, Reinigungsplan, Ausführungsprotokoll, Qualitätsrundgängen, Abweichungen und Übersicht. |
Excel mit 7 verknüpften Arbeitsblättern
- Übersicht: Anzahl der Objekte, geplante Aufgaben, abgeschlossene Aufgaben, Erledigungsgrad, verspätete Aufgaben, Anteil bestandener Kontrollpunkte und offene Abweichungen.
- Objekte: bis zu 100 Objekte mit Kundenkontakt, Umfang, vereinbarter Frequenz und Startdatum.
- Reinigungsplan: 200 Planungszeilen mit eindeutiger Plan-ID, Bereich, Arbeitsaufgabe, Datum, Ausführendem, Status und automatischer Kennzeichnung bei Verzögerungen.
- Ausführungsprotokoll: 200 Zeilen für tatsächlich ausgeführte Arbeiten, Datum, Plan-ID, Ausführenden und Leistungsnachweis.
- Qualitätsrundgang: 150 Kontrollen mit Anzahl der bewerteten bzw. bestandenen Punkte und automatischer Erfolgsquote.
- Abweichungen: 150 Vorgangszeilen mit Priorität, Verantwortung, Frist, Status und Fälligkeitsprüfung.
- Lies mich: Eingabeanleitung, Interpretation der Kennzahlen, Quellen und wichtige Einschränkungen.
So nutzen Sie den Reinigungsplan
- Registrieren Sie das Objekt des Kunden und den vereinbarten Umfang unter „Objekte“ mit einer eigenen Objekt-ID.
- Fügen Sie wiederkehrende Arbeitsaufgaben und Daten im Reinigungsplan mit separaten Plan-IDs und Statusoptionen hinzu.
- Erfassen Sie die tatsächlich ausgeführte Arbeit mit Plan-ID im Ausführungsprotokoll.
- Führen Sie Qualitätsrundgänge gemäß den mit dem Kunden vereinbarten Anforderungen durch und dokumentieren Sie das tatsächliche Ergebnis.
- Registrieren Sie nicht bestandene Aufgaben und Verbesserungen unter „Abweichungen“ mit Verantwortlichen und Fristen.
- Verfolgen Sie den Erledigungsgrad, Abweichungen und wiederkehrende Qualitätsprobleme über die Übersicht.
Rechenbeispiele für Ausführung und Qualität
Wenn zehn Aufgaben geplant und sieben als „Fertig“ markiert sind, beträgt der Erledigungsgrad 70 Prozent. Wenn bei einem Qualitätsrundgang 16 Kontrollpunkte bewertet werden und 14 als bestanden gelten, werden 87,5 Prozent bestandene Kontrollpunkte angezeigt. Diese Kennzahlen messen unterschiedliche Aspekte und sollten nicht addiert werden.
INSTA 800 und Arbeitsschutz 2026/2027
SS-INSTA 800-1:2018 ist laut SIS ein geltender nordischer Standard für die Bewertung der Reinigungsqualität. Die ältere SS 627801:2012 ist aufgehoben. Dieses Paket gibt das urheberrechtlich geschützte Messsystem oder die Kontrolltabellen des Standards nicht wieder und behauptet nicht, dass der Anbieter zertifiziert ist. Für Anforderungen an eine tatsächliche INSTA 800-Kontrolle muss der Kunde Zugang zum relevanten Standard haben und diesen separat anwenden.
Die Vorschriften der schwedischen Arbeitsschutzbehörde (Arbetsmiljöverket) zu chemischen Risiken, einschließlich AFS 2023:10, können relevant sein, wenn Reinigungsmittel und andere chemische Gefahrenquellen verwendet werden. Der Arbeitgeber muss selbst eine relevante Risikobewertung durchführen, Anweisungen geben und Schutzmaßnahmen festlegen. Eine Reinigungscheckliste oder ein Abweichungsregister ersetzt diese Arbeit nicht.
Praktische Anwendungsfälle
Geeignet unter anderem für Büroreinigung, Treppenhausreinigung, Ladenlokale, Hausmeisterdienste, gewerbliche Gebäudereinigung sowie die Nachverfolgung zwischen Auftraggeber und Reinigungsdienstleister. Spezielle Gesundheits-, Lebensmittel- und andere Hygienebereiche können über dieses allgemeine Paket hinausgehende Vorschriften und Verfahren erfordern.
Häufige Fallstricke
- Umfang, Frequenz oder das vom Kunden akzeptierte Qualitätsniveau weglassen.
- Geplante Reinigung als ausgeführt zählen, ohne separaten Arbeitsnachweis.
- Kontrollpunkte, die „nicht relevant“ sind, bei nicht bestandenen Kontrollen einbeziehen.
- Einen Abweichungsvorgang schließen, ohne die Durchführung der Maßnahmen zu kontrollieren.
- Davon ausgehen, dass Eigenkontrolle automatisch eine INSTA 800-Zertifizierung bedeutet.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Reinigungscheckliste für Word enthalten?
Ja, sowohl der Reinigungsplan/Qualitätsrundgang als auch der Abweichungsbericht werden als bearbeitbare DOCX-Dateien auf Schwedisch und Englisch sowie als entsprechende PDF-Versionen geliefert.
Kann Excel von einem kleinen Reinigungsunternehmen genutzt werden?
Ja. Objekte, Aufgaben, Aufträge und Qualitätskontrolle werden in normalem Excel ohne Abonnement oder Makros verwaltet.
Wird der Erledigungsgrad automatisch berechnet?
Ja. Er basiert auf den registrierten geplanten Aufgaben und denjenigen, die als „Fertig“ markiert sind. Das Ausführungsprotokoll ist für die Rückverfolgbarkeit separat.
Ist das Produkt gemäß SS-INSTA 800 zertifiziert?
Nein. Es handelt sich um ein separates administratives Hilfsmittel und nicht um eine Kopie oder Zertifizierung nach dem Standard.
Sind schwedische und englische Versionen enthalten?
Ja, Word-Dokumente und Anleitungen sind in beiden Sprachen verfügbar. Die Excel-Arbeitsmappe hat schwedische Blattnamen und wurde für schwedische Verhältnisse entwickelt.
Format, Lieferung und Quellen
Dateiformate: DOCX, PDF, XLSX. Sprachen: Schwedisch + Englisch (Excel auf Schwedisch). Version: 1.0. Geprüft: 12.10.2026. Lieferung: herunterladbares ZIP-Archiv, 13 Dateien. Bei komplizierten Arbeitsumgebungen oder standardisierten Kontrollen kann es erforderlich sein, Spezialisten hinzuzuziehen.
Primärquellen: SIS – SS-INSTA 800-1:2018, Arbetsmiljöverket – Chemische Risiken und Arbetsmiljöverket – AFS 2023:10.
Haftungsausschluss: Eine allgemeine administrative Vorlage, die an Verträge, Objekte, Arbeitsumgebungen und aktuelle Regeln angepasst werden muss. Keine Rechtsberatung, behördliche Entscheidung oder Standardzertifizierung.
