Über die Dokumentvorlage
Beschaffungsplan & Angebotsregister 2026/2027 – Excel, Word und PDF
Planen Sie mehrere Einkaufs- oder Ausschreibungsprozesse in einem zusammenhängenden Workflow. Dieses professionelle Vorlagenpaket kombiniert Beschaffungsplan, Bedarfs- und Marktanalyse, Aktivitätenplan, Angebotslogbuch, Risikoregister und Entscheidungsgrundlagen. Die Dateien eignen sich primär für Unternehmenseinkäufe und können als administrative Unterstützung in öffentlichen Einrichtungen dienen, wenn die rechtliche Abwicklung über die regulären Prozesse der Organisation erfolgt.
Sie erhalten 13 Dateien in Word (DOCX), PDF und Excel (XLSX), mit separaten schwedischen Arbeitsdokumenten, einem englischen Formular und einem detaillierten Benutzerhandbuch. Preis: 79 SEK – Einmalkauf.
Dies ist im Dokumentenpaket enthalten
| Dokument | Inhalt | Format |
|---|---|---|
| Beschaffungsplan und Entscheidungsgrundlagen | Bedarf, Umfang, Budget, Prozesswahl, Verantwortung, Zeitplan, Risiken und Genehmigung. | DOCX + PDF |
| Bedarfsanalyse und Marktforschung | Aktuelle Lösung, Bedarf, Ziele, geschätzter Vertragswert und Marktanalyse mit Quellen. | DOCX + PDF |
| Aktivitätenplan und Verantwortlichkeitsmatrix | Rollen, Aktivitäten, Meilensteine, Entscheidungsmandate und Kontrollpunkte. | DOCX + PDF |
| Angebotslogbuch und Entscheidungsprotokoll | Administratives Registrierungsformular, Verweise auf geschützte Angebote und zuständige Beschlüsse. | DOCX + PDF |
| Procurement Plan & Tender Tracking | Ergänzendes englisches Arbeitsdokument für schwedische Organisationen. | DOCX + PDF |
| Detailliertes Benutzerhandbuch | Schritt-für-Schritt-Anleitung, Excel-Instruktionen, Kontrollpunkte, Quellen und englischer Kurzanleitung. | DOCX + PDF |
| Beschaffungsplan & Angebotsregister | Excel-Tool mit acht Arbeitsblättern, Formeln, Datenvalidierung und Dashboard. | XLSX |
Insgesamt 13 Dateien: 6 bearbeitbare Word-Dokumente, 6 durchsuchbare A4-PDFs und 1 Excel-Arbeitsmappe.
Excel-Vorlage mit acht Arbeitsblättern
- Übersicht: Anzahl der Prozesse, aktive Ausschreibungen, offene Aktivitäten, verzögerte interne Meilensteine, registrierte Angebote, offene Risiken und dokumentierte Entscheidungen.
- Ausschreibungen: bis zu 80 eindeutige Prozesse mit Namen, Eigentümer, Budget, Datum, Prozesskategorie und Status.
- Aktivitäten: bis zu 140 Meilensteine oder Aufgaben mit Verantwortlichem, internem Zieldatum, Referenz und Warnflagge bei überschrittenem Datum.
- Angebote: bis zu 100 Registrierungsreferenzen mit Angebots-ID, Lieferanten-ID, Registrierungsdetails und Link zum zuständigen System.
- Risiken: bis zu 90 Risikoposten mit einfachem Risikopunktwert (Wahrscheinlichkeit × Konsequenz), Verantwortlichem und Maßnahmen.
- Entscheidungen: bis zu 80 Einträge mit Entscheidungsreferenz, Entscheidungsträger, Status, Datum und Archivverweis.
- Einstellungen: Organisation, Jahr, Verantwortlichkeiten und zentrale rechtliche Kontrollpunkte.
- Guide: Integrierter Arbeitsablauf und offizielle Quellenangaben.
Excel warnt vor doppelt registrierten Prozess- und Angebots-IDs, unbekannten Prozessreferenzen und verzögerten internen Aufgaben. Die Zusammenstellungen beginnen mit Nullwerten und enthalten keine fiktiven Kundendaten.
So verwenden Sie das Beschaffungspaket
- Bestimmen Sie, ob der Einkauf als privater Einkauf gehandhabt wird oder unter die öffentliche Vergabegesetzgebung fällt.
- Führen Sie eine Bedarfsanalyse und Marktanalyse durch. Geben Sie die Grundlagen für Umfang, Wert, Budget und Verantwortlichkeit an.
- Registrieren Sie eine eindeutige Beschaffungs-ID und die Grunddaten im Excel-Blatt "Ausschreibungen" (Upphandlingar).
- Tragen Sie Verantwortliche, Aktivitäten und interne Meilensteine in "Aktivitäten" (Aktiviteter) mit derselben Beschaffungs-ID ein.
- Führen Sie das Angebotslogbuch nur als administrativen Verweis auf das zuständige System und dokumentieren Sie beobachtete Abweichungen.
- Bewerten Sie Risiken manuell und registrieren Sie etwaige Maßnahmen. Lassen Sie zuständige Personen alle tatsächlichen Entscheidungen treffen.
- Verweisen Sie auf die separate Angebotsbewertung, Zuschlags- oder Einkaufsentscheidungen sowie Verträge und verfolgen Sie den Prozess im Nachgang weiter.
Beschaffung, Einkaufsprozess und LOU
Die schwedische Vergabestelle beschreibt, wie Bedarfsanalyse, Marktanalyse, klare Verantwortungsverteilung und Aktivitätenpläne einen durchdachten Einkaufsprozess unterstützen. Private Beschaffungen und öffentliche Einkäufe unterliegen nicht immer denselben Anforderungen. Für öffentliche Ausschreibungen können unter anderem das Gesetz (2016:1145) über öffentliche Aufträge (LOU), das Gesetz (2016:1146) über die Vergabe im Versorgungssektor (LUF), das Gesetz (2016:1147) über die Vergabe von Konzessionen (LUK) oder andere Regeln relevant sein.
Bestimmen Sie separat u.a. den Status der vergebenden Organisation, Rechtswahl, Schwellenwerte, geschätzten Wert der Ausschreibung, Wahl des Prozesses, Bekanntmachung, Vertraulichkeit, Gleichbehandlung, Befangenheit, Angebotsverwaltung und Rechtsbehelfsfristen. Diese Vorlage ist kein rechtlich vollständiges Vergabetool und ersetzt keine Vergabeplattform.
Offizielle Quellen: Upphandlingsmyndigheten – Förbered upphandlingen · Behovsanalys · Marknadsanalys · LOU – Sveriges riksdag.
Häufige Fragen zu Beschaffungsplan und Angebotsregister
Was ist ein Beschaffungsplan?
Ein interner Plan über Bedarf, Umfang, Verantwortlichkeiten, Finanzen, Aktivitäten, wichtige Termine und Entscheidungspunkte in einem Einkaufs- oder Ausschreibungsprozess.
Kann Excel mehrere Ausschreibungen gleichzeitig überwachen?
Ja. Das Register ist für bis zu 80 Prozesse ausgelegt und kann interne Meilensteine und Vorgänge, die mit jeder Beschaffungs-ID verknüpft sind, nachverfolgen.
Weist die Vorlage verspätete Angebote automatisch ab?
Nein. Keine rechtlichen Entscheidungen oder formellen Angebotsbeschlüsse werden automatisiert. Der Empfang, die Gültigkeit und die Bearbeitung eines Angebots müssen gemäß dem jeweiligen Prozess bewertet werden.
Ist das Produkt LOU-geprüft?
Nein. Es ist eine administrative Unterstützung und enthält weder ein komplettes Vergabeverfahren noch eine automatisierte Prüfung der schwedischen Vergabegesetzgebung.
Ist dies dasselbe wie eine Angebotsanfrage oder Angebotsbewertung?
Nein. Angebotsanfrage & Lieferantenvergleich wird bei der eigentlichen Lieferantenanfrage verwendet. Angebotsbewertung vergleicht Angebote. Dieses Produkt steuert die übergeordnete Planung, Aktivitäten und nachvollziehbare Administration vor, während und nach dem Prozess.
Ist ein englisches Arbeitsdokument enthalten?
Ja, ein englisches Formular und eine kurze englische Kurzanleitung. Die Hauptdokumente in Schwedisch sind für schwedische Verhältnisse konzipiert.
Kann die Vorlage ein Vergabe-System ersetzen?
Nein. Digitale Bekanntmachung, Einreichung, geschützte Öffnung, Kommunikation und andere rechtlich geregelte Momente müssen im richtigen System und von der richtigen Funktion durchgeführt werden.
Wie werden die Dateien geliefert?
Digital als ZIP mit 6 Word, 6 PDF und 1 Excel. Es wird kein physisches Produkt versendet. Die automatische Lieferung setzt voraus, dass die ZIP-Datei tatsächlich mit dem Produkt in Shopify Digital Products verknüpft wurde.
Format und Nutzungsbedingungen
Version 1.0, quellengeprüft am 13. Oktober 2026. Bearbeitbare Dokumente zur lokalen Verwendung. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Angebotsinformationen, verwenden Sie interne Referenzen und passen Sie den Prozess an das geltende Recht, die Organisation und Verträge an.
