Vertretungsmappe & Übergabe für Vertretungen – Schule, Unterricht & Excel | Word/PDF

Vertretungsmappe und Übergabe an Vertretungen für Schule und Hort. Ein praktisches Vorlagenpaket für Schulleiter, Lehrkräfte und Vertretungsbeauftragte, die eine vorübergehende Personalvertretung vorbereiten und nachverfolgen müssen. Sie erhalten bearbeitbare Word-Dokumente, durchsuchbare PDF-Versionen und ein Excel-Register. Wichtig: Dies sind praktische Anweisungen und administrative Protokolle – keine Arbeitsverträge, Entscheidungen über Lehrbefugnis, Notengebung oder Ersatz für das geschützte Schülersystem der Schule.

Wann ist das Vertretungspaket geeignet?

Für schwedische Grundschulen und Horte, die bei vorübergehender Abwesenheit eine klare Übergabe mit Stundenstruktur, Schulroutinen, Sicherheitskontakten und Rückmeldung benötigen. Der Schulleiter und Träger müssen selbst über Personalbesetzung, Aufgabenverteilung und Befugnis entscheiden. Das Material ersetzt nicht Lehrpläne, lokale Sicherheitsroutinen, Dokumentationen der Schulgesundheit oder die für Anwesenheitsregistrierung und Notengebung verwendeten Systeme.

Datei für Datei

Excel – neun Reiter mit funktionsfähigen Zusammenstellungen

Das Excel-Tool verfügt über Übersicht, Aufgaben, Lektionen, Routinen, Material, Kontrollen, Ereignisse, Rückmeldung und Lese mich. Neun formelgesteuerte Kennzahlen zählen unter anderem registrierte Vertretungsaufgaben, als ausgeführt markierte Aufgaben, geplante Lektionseinträge, durchgeführte Lektionen und manuell als verifiziert markierte Kontrollen. Statusauswahl und Tabellenfilter erleichtern die Arbeit. Es gibt keine Makros oder externen Datenverknüpfungen. Excel entscheidet nicht über Lehrbefugnis, Sicherheit, Schülerunterstützung, Notengebung oder Rechtskonformität.

Praktischer Ablauf

1. Aufgaben, verantwortlichen Ansprechpartner und lokale Anweisungen prüfen.
2. Stundenplan und Links zu Unterrichtsmaterialien auf sachgemäße Weise übergeben.
3. Aufsicht, Abwesenheit, Alarmwege und Kommunikationskanäle vor Beginn durchgehen.
4. Übergabematerial quittieren, ohne Passwörter oder Einmalcodes zu dokumentieren.
5. Durchgeführte Punkte berichten und sensible Ereignisse an die genehmigten Systeme der Schule verweisen.
6. Offene Punkte nachverfolgen und separat prüfen, ob vorübergehende Befugnisse tatsächlich beendet wurden.

Rechtliche Voraussetzungen

Schulgesetz (2010:800) und Leitfaden des Bildungsministeriums über die Verantwortung des Schulträgers und des Schulleiters sind zentral für die Aufgabenverteilung. Eine Vertretung darf nicht automatisch das Recht erhalten, eigenständig über Noten zu entscheiden; siehe Leitfaden des Bildungsministeriums zur Notengebung. Personenbezogene Daten von Schülern müssen gemäß DSGVO, Datenminimierung und Zugriffskontrolle im richtigen System behandelt werden; siehe Leitfaden des IMY zu Schule und Vorschule. Lokale Routinen und die Regeln der Schulform müssen in jeder Situation geprüft werden.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Vertretungsmappe ein Arbeitsvertrag?

Nein. Sie dokumentiert praktische Arbeitsschritte bei einer vorübergehenden Übergabe. Beschäftigung und Befugnis werden separat vom verantwortlichen Arbeitgeber und der Schulleitung entschieden.

Darf ich Namen von Schülern mit besonderer Unterstützung in Excel eintragen?

Nein, die Arbeitsmappe ist für neutrale Gruppenkodes und administrative Referenzen vorgesehen. Schülerspezifische und sensible Daten müssen in den berechtigungsgesteuerten Systemen der Schule behandelt werden.

Kann die Vertretung mit Hilfe der Vorlage Noten vergeben?

Nein. Die Vorlage gewährt keine solche Befugnis; die Regeln des Schulgesetzes über Legitimation, Befugnis und eventuelle Mitbeurteilung müssen separat angewendet werden.

Bedeutet der Status „Verifiziert“, dass die Schule das Gesetz erfüllt?

Nein. Der Status ist eine manuelle Markierung einer bestimmten Kontrolle und ersetzt nicht die tatsächliche rechtliche und sicherheitsbezogene Beurteilung der Schulleitung.

Sind die PDF-Dateien ausfüllbar?

Die PDF-Versionen sind durchsuchbar und druckbar, verfügen aber über keine interaktiven Formularfelder. Bearbeiten Sie in Word (DOCX).

Verwandte Themen und Quellen

Siehe auch Schule & Vorschule – Schulrecht und Sicherheitsarbeit für weitere Schuldokumente. Produktversion 1.0. KI-unterstützte Rechtsquellprüfung am 1. November 2026. Eine unabhängige externe juristische Prüfung dieser Produktversion ist nicht dokumentiert. Das Kundenpaket wird als ZIP über Shopify Digital Products nach manueller Dateiverknüpfung und Veröffentlichung geliefert.