Notarius publicus ja valtakirjat – milloin tarvitaan vahvistus tai apostille?

Kirjoittaja: Mallbutiken · Tiedot tarkistettu 1. lokakuuta 2026

Notarius Publicus voi muun muassa todistaa allekirjoituksia, kopioita ja tiettyjä asiakirjojen tietoja sekä antaa apostille-todistuksia. Tämä voi tulla ajankohtaiseksi, kun ruotsalainen valtakirja on esitettävä ulkomailla tai kun vastaanottaja nimenomaisesti vaatii vahvistusta.

Mitä Notarius Publicus tekee?

Lääninhallitus (Länsstyrelsen) nimittää Notarius Publicuksen, jolla on erityisiä tehtäviä Ruotsin lain mukaisesti. Lääninhallitus ilmoittaa muun muassa, että Notarius Publicus voi todistaa allekirjoituksia, kopioita, käännöksiä ja muita asiakirjojen sisältöön liittyviä tietoja sekä vahvistaa kelpoisuuden tai virka-aseman.

On siis tärkeää erottaa valtakirjan sisältö ja vahvistaminen. Notarius Publicus ei normaalisti muuta puutteellista valtakirjaa sisällöllisesti oikeaksi sopimukseksi vain todistamalla allekirjoituksen. Tehtävä koskee pyydettyä tarkastusta tai todistamistoimenpidettä.

Milloin allekirjoituksen vahvistamista voidaan tarvita?

Vastaanottaja voi vaatia todistuksen siitä, että allekirjoituksen on todella tehnyt kyseinen henkilö. Tällaisessa tapauksessa Notarius Publicus voi todistaa allekirjoituksen omien rutiiniensa mukaisesti. Ota etukäteen selvää, onko allekirjoittaminen tapahduttava Notarius Publicuksen edessä vai voidaanko jo allekirjoitettu asiakirja käsitellä.

Mikä on apostille?

Apostille on Haagin yleissopimuksen mukainen erityinen vahvistusmuoto asiakirjoille, joita käytetään toisessa sopimusvaltiossa. Lääninhallitus kuvailee apostille-todistusta valtuutetuksi leimaksi, joka todistaa asiakirjassa olevan allekirjoituksen aidoksi. Ruotsissa vain Notarius Publicus saa antaa apostille-todistuksia.

Jos vastaanottajamaa kuuluu apostille-sopimuksen piiriin, asianmukainen apostille tarkoittaa normaalisti, ettei diplomaattista laillistamista vaadita samalla tavalla kuin muissa tapauksissa. Vastaanottajalla voi kuitenkin silti olla vaatimuksia itse valtakirjan kielestä, sisällöstä ja muodosta.

Apostille ei ole sama asia kuin käännös

Yleinen virhe on uskoa, että apostille tekee asiakirjasta ymmärrettävän ulkomaiselle vastaanottajalle. Apostille ei korvaa käännöstä. Vastaanottaja voi vaatia virallista käännöstä, erityisesti jos asiakirja on ruotsiksi.

Valtakirja englanniksi

Englanninkielinen valtakirja voi olla käytännöllinen, kun vastapuoli käyttää englantia, mutta kielen valinta ei ratkaise sitä, tunnustetaanko asiakirja oikeudellisesti toisessa maassa. Tarkista siksi:

• mitä lakia vastaanottaja odottaa valtakirjan noudattavan,
• hyväksytäänkö ruotsalainen valtakirja,
• onko allekirjoitus vahvistettava,
• vaaditaanko apostille-todistusta,
• vaaditaanko virallista käännöstä,
• onko alkuperäinen asiakirja esitettävä.

Laajaa ruotsalaista englanninkielistä valtakirjaa varten on Mallbutikenin General Power of Attorney. Muokkaa se aina kyseisen vastaanottajamaan vaatimusten mukaisesti.

Käytännön toimintaohjeet

1. Kysy vastaanottajalta tarkasti, mitä muodollisia vaatimuksia sovelletaan.
2. Tarkista, pitääkö valtakirjan olla tietyllä kielellä.
3. Ota selvää, tarvitseeko allekirjoitus tai kopio vahvistaa.
4. Tarkista, käyttääkö maa apostille-todistusta tai muuta laillistamista.
5. Varaa aika Notarius Publicukselta ja kysy, mitkä henkilöllisyystodistukset ja alkuperäiset asiakirjat on otettava mukaan.
6. Säilytä kopio lopullisesta asiakirjasta, joka lähetetään.