Про шаблон документа
Довідка з місця роботи та характеристика – шаблони Word, PDF та Excel 2026/2027
Вам потрібно видати довідку з місця роботи або характеристику для співробітника? Цей цифровий пакет надає роботодавцям та відділам кадрів окремі редаговані шаблони документів для поточних та завершених трудових відносин, спеціальну характеристику з факультативними об'єктивними відгуками, версію з необов’язковим зазначенням зарплати та контрольну форму для підписання та безпечної видачі.
Також додається реєстр в Excel з дев’ятьма вкладками та 16 адміністративними ключовими показниками для тих, хто хоче відстежувати запити, видані довідки, перевірку фактів, виправлення та видачу документів. Шаблони розроблені для шведського ринку праці, де завжди необхідно перевіряти актуальні умови працевлаштування та правила будь-яких колективних договорів.
Цифрова доставка у форматі ZIP: 15 файлів – 7 редагованих Word (DOCX), 7 файлів PDF з можливістю пошуку в форматі A4 та 1 Excel (XLSX). П'ять основних шведських документів, посібник користувача шведською мовою та окремий англомовний посібник (English User Guide).
01. Вміст пакету
15 файлів у цифровому ZIP-архіві: 7 Word, 7 файлів PDF з можливістю текстового пошуку та 1 Excel. П'ять основних шаблонів шведською мовою, покроковий посібник шведською та посібник користувача англійською мовою. Реєстр Excel містить 9 вкладок та 16 контрольних показників. Попередній перегляд файлів у зображеннях продукту відповідає фактично наданим документам.
Версія: 1.0 – 2026/2027. Редакційна перевірка джерел: 16 жовтня 2026 р. Мова: основні документи шведською, English User Guide. Формат: редаговані DOCX, доступні для читання та пошуку PDF, а також XLSX, без підписки чи фізичної доставки. Зазначена версія 2027 не є гарантією майбутніх законодавчих змін або сертифікації зовнішніми адвокатами.
02. Що містять файли – документи по пунктах
| Документ | Мета та вміст | Формат |
|---|---|---|
| 01. Довідка з місця роботи – поточне працевлаштування | Нейтральна довідка про роботодавця, дату початку, посаду, форму працевлаштування та зайнятість для банку, орендодавця або власних потреб. | DOCX + PDF |
| 02. Довідка про роботу – завершене працевлаштування | Об'єктивна довідка з документально підтвердженими датами початку та завершення, посадами, періодами та виконаними обов'язками. | DOCX + PDF |
| 03. Характеристика з факультативними відгуками | Документ із чітко відокремленими, підтверджуваними відгуками про роботу, коли це доречно відповідно до колективного договору та побажань особи. | DOCX + PDF |
| 04. Довідка з місця роботи з необов'язковим зазначенням зарплати | Окрема довідка для специфічних цілей, де дані про фактичну договірну зарплату є необхідними та можуть бути надані згідно із законом. | DOCX + PDF |
| 05. Журнал запитів, перевірок фактів та видачі | Контрольний список для перевірки даних про працевлаштування, належного підписання, безпечної передачі, виправлень та версій документів. | DOCX + PDF |
| 06. Посібник користувача (шведською) | Різниця між документами, десять кроків роботи, перевірка колективного договору, GDPR та перевірені посилання на джерела. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Інструкції англійською мовою до шведських документів; шаблони довідок англійською мовою не включені. | DOCX + PDF |
| 08. Реєстр довідок в Excel | Дев'ять вкладок, 16 адміністративних показників та відстеження запитів, довідок, характеристик, видачі, виправлень та захисту даних. | XLSX |
Усі документи Word та PDF мають два окремих інформаційних блоки із заголовками 01. Вміст пакету та 02. Що містять файли. Шаблони мають позначені поля для заповнення імені, роботодавця, періоду роботи, посади, обсягу зайнятості та підпису уповноваженої особи, а не вигаданих працівників чи зарплат.
03. Excel – реєстр довідок з дев’ятьма вкладками та 16 KPI
Вкладки: Огляд · Працівники · Запити · Довідки · Характеристики · Видача · Виправлення · Захист даних · Прочитати мене.
Адміністративний огляд кількості зареєстрованих довідок, поточних та завершених працевлаштувань, нових запитів, перевірених або виданих довідок, довідок, де дані про зарплату потребують оцінки, характеристик, що потребують контролю, відправлених довідок, відкритих виправлень та справ із захисту даних. На вкладці «Виправлення» відображається статус Відкрите або Виправлено залежно від того, чи була зареєстрована фактична дата виконання.
Excel є адміністративною підтримкою, а не базою даних HR з контролем доступу, платіжною системою чи сервісом автоматичного прийняття рішень. Використовуйте внутрішні ID персоналу та захищене місце зберігання. Він не визначає правову підставу, договірні терміни, коректність характеристики чи дійсність підпису. Книга постачається без вигаданих персональних даних та тестових значень.
Як видати довідку з місця роботи – десять кроків
- Визначте, який саме документ запитується. Розрізняйте довідку для банку/орендодавця, характеристику та окрему офіційну довідку роботодавця для каси по безробіттю.
- Перевірте повноваження роботодавця. Верифікуйте юридичну особу роботодавця, реєстраційний номер та контактні дані.
- Візьміть коректний період роботи. Використовуйте фактичні дані про початок, кінець, можливі перерви та зміну посад.
- Виберіть правильний шаблон. Документ 01 для поточного працевлаштування, 02 для завершеного, 03 для відгуків та 04, коли дані про зарплату дійсно необхідні.
- Перегляньте посаду та обсяг роботи. Перевірте форму працевлаштування, рівень зайнятості та фактичний зміст роботи.
- Перевірте колективний договір. Право на характеристику та терміни можуть визначатися договором. Загального законного тижневого терміну не існує.
- Обережно поводьтеся з відгуками. Вони повинні ґрунтуватися на реальному професійному досвіді; розгляньте запит на виключення відгуків.
- Мінімізуйте персональні дані. Особистий номер (personnummer), зарплата та приватні справи не повинні включатися автоматично.
- Підпишіть та безпечно передайте. Попросіть уповноваженого представника перевірити, підписати та видати довідку відповідним каналом.
- Зареєструйте можливі виправлення. Використовуйте документ 05 та Excel для версійного контролю та запланованого видалення даних згідно з фактичними потребами. -->
Що говорять правила про довідки з місця роботи та характеристики?
Що повинна містити довідка з місця роботи?
Профспілка Unionen зазначає, що довідка зазвичай має містити дані про роботодавця, час працевлаштування або дату початку, посаду, форму працевлаштування та рівень зайнятості. Зарплату можна додати, якщо працівник хоче її вказати, і ці дані потрібні для конкретної мети. Це може бути актуально для банку, орендодавця чи майбутнього роботодавця. Довідка не є гарантією подальшого працевлаштування чи майбутньої зарплати.
Характеристика та колективний договір
Unionen пояснює, що загальне законодавче право на характеристику відсутнє, але таке право часто передбачено колективними договорами. Характеристика може містити час роботи, обов'язки та об'єктивні відгуки роботодавця. Працівник, згідно з багатьма колективними договорами, може вимагати виключення оціночних відгуків. Терміни видачі залежать від договору. Тому перевіряйте чинний договір, а не вигаданий «тижневий термін».
Офіційна довідка для каси по безробіттю безкоштовна
Шведські каси по безробіттю рекомендують роботодавцям заповнювати довідку безкоштовно на arbetsgivarintyg.nu. Документи в цьому пакеті не є заміною довідки для цієї каси. Користувачеві не потрібно купувати комерційний шаблон для використання безкоштовного державного сервісу.
GDPR: правильні дані, обмеження та безпека
Згідно з настановами IMY, роботодавець повинен мати правову підставу, дотримуватися обмеження мети, мінімізації даних, точності, обмеження зберігання та конфіденційності. Записи про працівників мають бути об'єктивними та не образливими. Надсилайте лише ті дані, які потрібні отримувачу, забезпечуйте безпечну передачу та виправляйте помилки. На державних роботодавців також можуть поширюватися особливі правила щодо архівів та публічності.
Супутні шаблони документів
Потрібно задокументувати нове працевлаштування? Див. Трудовий договір – пакет шаблонів 2026. Коли працівник звільняється за власним бажанням, є Заява про звільнення від працівника – шаблон. При добровільній угоді може бути релевантна Угода про припинення трудових відносин. Також перегляньте HR, Трудове право та Викриття – шаблони. Це окремі продукти, вони не входять у ZIP-архів.
Поширені запитання про довідки та характеристики
У чому різниця між довідкою з роботи та довідкою роботодавця?
Довідка з місця роботи підтверджує факти роботи. Довідка роботодавця використовується для оцінки допомоги по безробіттю касою страхування (a-kassa) і видається безкоштовно через arbetsgivarintyg.nu. Останній не входить до пакету.
Чи можна використовувати довідку для банку чи орендодавця?
Так, документи 01 та 04 розроблені для звичайних потреб верифікації, але отримувач сам вирішує, які дані потрібні. Зарплату слід вказувати лише за наявності фактичної потреби.
Чи можна видати довідку, поки я ще працюю?
Так. Unionen зазначає, що довідку можна просити навіть під час поточного працевлаштування. Документ 01 містить поля для зазначення того, що працевлаштування триває на дату видачі.
Що містить характеристика?
Зазвичай час роботи, основні обов'язки та можливі відгуки про роботу. Порядок регулювання змісту може залежати від колективного договору.
Чи маю я право отримати характеристику протягом тижня?
Не як загальне законне правило. Багато колективних договорів можуть містити терміни, але необхідно перевірити актуальний текст договору.
Чи обов'язково вказувати зарплату в довідці?
Ні, це не обов'язковий реквізит для всіх типів довідок. Документ 04 призначений для особливих ситуацій, коли зарплата необхідна і її дозволено надати.
Чи може роботодавець надавати негативні оцінки?
Довідки та характеристики мають бути об'єктивними, релевантними та правильними. Слід уникати необґрунтованих або принизливих відомостей. Правила договору та запит на виключення оцінок можуть бути доречними.
Чи може Excel автоматично друкувати підписані довідки?
Ні. Excel — це реєстр запитів, контролю, видачі та виправлень. Готові довідки створюються у Word, перевіряються на факти та підписуються уповноваженим представником.
Чи є довідки англійською мовою?
П'ять основних документів шведською мовою. Додано English User Guide для користувачів, яким потрібні інструкції англійською. Повних англійських шаблонів довідок не передбачено.
Чи сертифіковані шаблони юридично або органами влади?
Ні. Документи є редакційними робочими матеріалами і не перевірені чи затверджені жодним органом влади, касою страхування чи сторонніми адвокатами. Їх потрібно заповнити коректними даними з урахуванням чинного колективного договору.
Джерела та версія
Версія 1.0 / 2026–2027. Редакційна перевірка 16 жовтня 2026 р. Джерела: Unionen – довідка з місця роботи, Unionen – характеристика, Шведські каси по безробіттю та IMY – GDPR у робочому житті.
