Реєстрація постачальників та перевірка сертифікатів B2B 2026/2027 – податковий статус, свідоцтво про реєстрацію та Excel | Word/PDF

Реєстрація постачальника та перевірка сертифікатів B2B 2026/2027 — це професійний пакет документів для компаній, яким потрібно зареєструвати нового постачальника та задокументувати, яка саме інформація про компанію, F-податок, реєстрація ПДВ або сертифікат відповідно до договору були перевірені. Ви отримаєте п’ять робочих шаблонів шведською мовою, два посібники для користувачів та Excel-реєстр із дев’ятьма вкладками.

Доставляється у вигляді цифрового завантаження: 7 редагованих документів Word (DOCX), 7 PDF-файлів із можливістю пошуку та 1 робоча книга Excel (XLSX). Усього 15 клієнтських файлів у ZIP-архіві. 79 крон за одноразовою покупкою — без фізичної доставки та підписки. Версія 1.0, 28 жовтня 2026 року.

Продукт призначений для шведських підприємств, які наймають постачальників. Він доповнює вже наявні шаблони для оцінки постачальників, договорів із постачальниками та перевірки змін банківських реквізитів.

Повний перелік документів

Файл / шаблон	Зміст	Формат / мова
Реєстрація постачальника — основні дані	Ідентифікація компанії, територія постачання, джерела перевірки та відповідальний за закупівлю	Шведська · DOCX + PDF
Запит документів постачальника	Запит відповідних сертифікатів відповідно до договору, завдання та ризику	Шведська · DOCX + PDF
Перевірка сертифікатів та реєстрів	Задокументувати джерело, дату перевірки, дійсність та відхилення	Шведська · DOCX + PDF
Рішення щодо постачальника та активація	Окреме уповноважене рішення, умови, обмеження та посилання на систему	Шведська · DOCX + PDF
Перегляд та відстеження відхилень	Дата перегляду, відсутні документи та перевірені заходи	Шведська · DOCX + PDF
Посібник для користувачів — шведською мовою	Робочий процес, джерела перевірки, винятки та обмеження	Шведська · DOCX + PDF
English User Guide	Інструкції з використання шведських робочих шаблонів англійською мовою	Англійська · DOCX + PDF
Реєстр постачальників в Excel	Дев’ять аркушів для постачальників, сертифікатів, перевірок, рішень та відстеження	Шведська · XLSX

Excel-реєстр — дев’ять корисних аркушів

Огляд: підраховує зареєстрованих постачальників, сертифікати, перевірки, відкриті відхилення, умовні та схвалені вручну рішення, а також прострочені перегляди.

Постачальники: ID постачальника, компанія, організаційний номер, країна, відповідальний за закупівлю та сфера завдання.

Сертифікати: тип документа або статус реєстрації, видавець, джерело перевірки, результат ручної перевірки та термін дії. Завершення терміну дії позначається як Термін дії минув — переглянути.

Перевірки: джерело підкладного документа, результат та особа, яка розглядає справу. Порожнє посилання на джерело дає Неясно; інформація, позначена як відхилення, дає СТОП — розслідувати. Навіть задокументована перевірка потребує окремого схвалення.

Відхилення, рішення та відстеження: відкриті справи, окремі особи, відповідальні за заходи, уповноважені вручні рішення та дати перегляду.

Джерела та «Прочитайте мене»: офіційні посилання, практичні інструкції та чіткі юридичні обмеження.

Робоча книга не містить макросів, підключень до корпоративних систем, функцій оплати або вигаданих даних про постачальників. Ви заповнюєте власні дані. Вона виконує адміністративне документування та прості перевірки, але не здійснює автоматичної податкової, юридичної або безпекової оцінки.

Як використовувати шаблони для постачальників

1. Створіть справу постачальника. Вкажіть зареєстровану компанію, організаційний номер, завдання, відповідального за закупівлю та бажаний спосіб зв’язку. Використовуйте однаковий ID постачальника.
2. Перевірте офіційні дані про компанію. Використовуйте службу Податкової служби Швеції для перевірки схвалення F-податку, ПДВ та реєстрації як роботодавця, а також інформацію про компанії від Реєстру компаній для перевірки зареєстрованої компанії або інших відповідних даних. Занотіть джерело та дату.
3. Оцініть вимоги до документів для завдання. Вказуйте сертифікати страхування, повноваження або галузеві сертифікати лише там, де це обґрунтовано договором, ризиком або застосовними правилами.
4. Запишіть доповнення. Використовуйте шаблон для письмового запиту з переліком відсутніх документів, практичним дедлайном та надійним каналом зв’язку.
5. Зафіксуйте результат перевірки. Впишіть, що саме було перевірено, та задокументуйте будь-які суперечності, відхилення або завершення терміну дії.
6. Прийміть рішення вручну. Внутрішньо уповноважена особа приймає рішення про схвалення, умовне рішення, очікування або відмову. Форма або статус в Excel ніколи не активує постачальника автоматично.
7. Заплануйте повторний перегляд. Відстежуйте документи відповідно до завдання, договору та ризику, а не на основі загального вигаданого законодавчого вимоги про щорічну перевірку.

F-податок та перевірка постачальників — що важливо?

Служба Податкової служби Швеції Отримати інформацію про компанію показує, чи схвалена шведська компанія для F-податку, а також чи зареєстрована вона для ПДВ та як роботодавець. При купівлі послуг або робіт F-податок є особливо актуальним. Якщо виконавця немає схвалення, це може вплинути на зобов’язання покупця здійснювати податкові відрахування та, залежно від типу компанії та обставин, сплачувати внески роботодавця. Це не означає, що всі закупівлі у компаній без F-податку загалом заборонені.

Verksamt надає рекомендації щодо перевірки осіб, з якими ви ведете бізнес, та за необхідності перевірки даних про компанію, представників та спеціальних професійних повноважень. Дані Реєстру компаній можуть бути відповідним джерелом перевірки, але ні довідка про реєстрацію, ні надісланий сертифікат не гарантують відповідності постачальника, а також не схвалюють змінені банківські реквізити.

Сертифікати страхування, екологічні сертифікати та сертифікації слід запитувати, коли є обґрунтована основа відповідно до договору, галузі, вимог до дозволів або задокументованого ризику. Вони не є загальними законодавчими вимогами для всіх постачальників.

Для контактних осіб та інших персональних даних застосовуються принципи GDPR, зокрема мінімізація даних, точність, безпека та мінімізація зберігання. Не збирайте особисті номери, приватні контактні дані або документи без задокументованої потреби та законної підстави.

Часті запитання (FAQ)

Що таке реєстрація постачальника?

Реєстрація постачальника — це внутрішній процес для ідентифікації нового постачальника, документування відповідних перевірок та прийняття уповноваженого рішення про реєстрацію в системі організації. Пакет шаблонів забезпечує чіткий робочий процес та простежуваний підклад.

Чи повинні всі постачальники мати F-податок?

Не як загальна вимога для кожного виду закупівлі. F-податок має особливе значення, коли купуються роботи або послуги. Особа, яка купує роботи, може бути змушена керувати податковими відрахуваннями та внесками роботодавця залежно від статусу та форми компанії постачальника. Перевірте ситуацію в Податковій службі Швеції.

Чи завжди потрібно вимагати страхування відповідальності?

Ні. Сертифікат страхування може бути важливим або обов’язковим у певній угоді чи регламентованому завданні, але це не є загальною законодавчою вимогою для всіх постачальників. Тому індивідуально вказуйте, який саме сертифікат запитується і чому.

Чи може Excel автоматично схвалити постачальника?

Ні. Excel відображає адміністративні індикатори, відкриті відхилення та вручну зареєстровані рішення. Постачальник повинен бути оцінений та схвалений відповідною особою відповідно до ваших внутрішніх повноважень перед активацією в корпоративній системі.

Як ми обробляємо змінені банківські реквізити?

Зміни банківських реквізитів слід обробляти відповідно до окремого протоколу безпеки, наприклад, шляхом незалежного зворотного дзвінка через раніше перевірені канали зв’язку. Ні новий запис постачальника, ні схвалений сертифікат не означають, що платіжні реквізити перевірені.

Чи входять документи англійською мовою?

Ви отримаєте п’ять робочих шаблонів шведською мовою, шведський посібник для користувачів та окремий English User Guide. Англійський посібник — це інструкція з використання; робочі шаблони не перекладені англійською мовою повністю.

Які формати файлів я отримаю?

Сім редагованих файлів DOCX, сім PDF-файлів із можливістю пошуку та один редагований реєстр Excel (XLSX). PDF-файли є документами для читання та друку, а не інтерактивними формами для заповнення.

Споріднені продукти в Mallbutiken

Для ширшої оцінки ризиків та регулярного відстеження постачальників: Оцінка постачальників та відстеження постачальників. Для договорів та умов: Договір із постачальником / Supplier Agreement. Для безпечного оброблення нового платіжного рахунку є окремий Зміна банківських реквізитів та перевірка (окремий продукт, може бути недоступний для публікації).

Офіційні джерела та перевірка

Джерела для внутрішньої перевірки фактів 28 жовтня 2026 року: Податкова служба Швеції — Отримати інформацію про компанію; Verksamt — Найм серйозного постачальника; Реєстр компаній — Пошук інформації про компанію; IMY — Основні принципи GDPR. Пакет пройшов внутрішню перевірку джерел та функціональності за допомогою ШІ, не зовнішню юридичну, аудиторську або банківську перевірку. Шаблони є добровільними адміністративними допоміжними засобами та мають бути адаптовані до договорів, діяльності та фактичних правових норм.