Про шаблон документа
Звіт про робочий час та облік часу 2026/2027 – шаблон Excel з Word та PDF
Збирайте фактично відпрацьований час, проектні години та звіти про робочий час у професійному інструменті, який можна редагувати. Пакет розроблений для невеликих шведських роботодавців, консалтингових компаній, проектних команд та адміністраторів, які хочуть документувати, підсумовувати та затверджувати години, не починаючи роботу з порожньої електронної таблиці.
Ви отримуєте 11 готових файлів: інструмент Excel з вісьмома робочими аркушами, п'ять документів Word та п'ять відповідних PDF-файлів. Документи переважно шведською мовою, з одним робочим документом англійською мовою та коротким посібником (English quick guide), адаптованими до шведських умов.
Що входить у пакет шаблонів
| Документ | Для чого використовується | Формат |
|---|---|---|
| Процедура звітності про робочий час | Відповідальність, вимоги до реєстрації, затвердження, виправлення та захист даних. | Word + PDF |
| Бланк звіту про час та затвердження | Облік фактичного часу, проектів, перерв, відхилень та погодження. | Word + PDF |
| Журнал чергувань, понаднормової та додаткової роботи | Редагований бланк та контрольні точки для окремого процесу документування роботодавця. | Word + PDF |
| Time Report & Approval | Робочий матеріал англійською мовою, адаптований для використання у Швеції. | Word + PDF |
| Детальний посібник користувача | Інструкції, контрольні точки, поширені помилки, захист даних та короткий посібник англійською мовою. | Word + PDF |
| Звіт про час та моніторинг проектів | Вісім робочих аркушів із введенням даних, автоматичним підсумовуванням годин, місячним оглядом, реєстрами та панеллю інструментів. | Excel (XLSX) |
Загалом 11 файлів у ZIP-архіві: 5 DOCX + 5 PDF з можливістю пошуку + 1 XLSX. Використовуйте локально та офлайн у сумісних програмах.
Шаблон Excel – автоматична звітність про час та моніторинг
- Записи часу: до 250 рядків із датою, ідентифікатором персоналу, проектом, часом початку/закінчення, неоплачуваною перервою, категорією часу, можливим оплачуваним часом та затвердженням.
- Розрахунок часу: розраховує звичайну зміну та нічну зміну, що переходить через північ, для змін тривалістю менше 24 годин.
- Співробітники та проекти: реєстр для 60 співробітників та 30 проектів або центрів витрат.
- Місячний огляд: години на місяць та класифікований вручну тип для календарного року, що змінюється.
- Чергування/понаднормова/додаткова робота: річний огляд по персоналу як підтримка для подальшого контролю журналів роботодавця.
- Панель інструментів: ключові показники та контроль затверджених, незатверджених та неповних записів часу.
- Матеріали щодо проекту: окреме позначення оплачуваного часу та простий розрахунок суми при вказанні погодинної ставки.
Як використовувати шаблон – покрокова інструкція
- Заповніть інформацію про компанію, робоче місце та календарний рік на вкладці «Налаштування».
- Введіть ідентифікатори персоналу та коди проектів у відповідні реєстри.
- Повідомляйте фактичний час початку, закінчення, неоплачувану перерву, проект та категорію часу, оцінену вручну.
- Перевіряйте автоматичні підсумки та попередження про відсутню інформацію.
- Звіряйте категорії часу та розрахункові періоди із законодавством, угодами та процедурами роботодавця.
- Затверджуйте за допомогою бланка та архівації документів з контролем версій.
Поширені сфери застосування
Звітність про робочий час для малого бізнесу, адміністрування відпрацьованих годин, проектний облік часу для консультантів, внутрішні підстави для затвердження, моніторинг оплачуваних годин консультантів та окреме зведення чергувань, понаднормової та додаткової роботи.
Закон про робочий час та відповідальність роботодавця за документування
§ 11 Закону про робочий час (1982:673) вимагає від роботодавців записувати чергування, понаднормову та додаткову роботу. AFS 2023:2, розділ 9 містить додаткові положення щодо ідентифікації, періодів, розподілу та способу ведення записів. Умови, що діють на підприємстві, можуть залежати від колективних договорів, винятків та фактичних умов праці. Бланк та реєстр Excel є допоміжними засобами для документування, а не заміною юридичної оцінки. Облік робочого часу також не є те саме, що журнал персоналу, який вимагає Податкова служба (Skatteverket) у деяких галузях.
Риксдаг – Закон про робочий час · Управління з охорони праці – AFS 2023:2 · Управління з охорони праці – Запис робочого часу
Часті запитання
Чи можу я звітувати про нічну зміну, що переходить через північ?
Так. Записи часу можуть підсумовувати, наприклад, час з 22:00 до 06:00 з вирахуванням неоплачуваної перерви. Див. посібник щодо того, як такі зміни періодизуються вручну.
Чи розраховує Excel автоматично компенсацію за понаднормові?
Ні. Ви самі вказуєте категорію часу; фактична понаднормова робота та будь-які рівні компенсації визначаються відповідними правилами та колективними договорами. Поля для розрахунку вартості послуг не стосуються заробітної плати.
Чи можу я використовувати шаблон як передбачений законом журнал персоналу (personalliggare)?
Ні. Для деяких галузей існують спеціальні вимоги, а в будівництві зазвичай вимагається електронний журнал персоналу. Використовуйте спеціально призначену систему, коли діє такий обов'язок.
Чи це той самий продукт, що й «Графік змін та управління персоналом»?
Ні. Графік змін та управління персоналом стосується запланованих робочих змін. Цей продукт використовується для фактично звітованого часу, затвердження та моніторингу проектів.
Чи включена англійська версія?
Так, окремий робочий документ англійською мовою, а також короткий посібник англійською мовою. Весь пакет перекладено не повністю. Відправною точкою є шведська нормативно-правова база з питань праці.
Формат та цифрова доставка
Редаговані документи Word, Excel та PDF, що доставляються цифровим шляхом у форматі ZIP, коли файл для завантаження прив'язується до варіанта продукту Digital Products. Фізичний продукт не надсилається. Сумісність та розрахунки можуть відрізнятися залежно від програмного забезпечення. Переконайтеся у наявності відповідної програми та перевірте результати перед використанням.
