EUDR: DDS oder vereinfachte Erklärung 2026/2027? Rollen und Rückverfolgbarkeit

Kurzantwort: Nach der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 ist es im Normalfall der verantwortliche Marktteilnehmer, der eine Sorgfaltsprüfung durchführen und vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr eines relevanten Produkts auf dem EU-Markt eine Sorgfaltserklärung (DDS) abgeben muss. Bestimmte Kleinst- und kleine Primärerzeuger in Niedrigrisikoländern verwenden stattdessen eine vereinfachte Einmalerklärung gemäß Artikel 4a. Nachgeschaltete Marktteilnehmer (Downstream-Akteure) und Händler haben andere Pflichten, insbesondere die Rückverfolgbarkeit von Lieferanten und Kunden zu gewährleisten. Die Unternehmenskategorie entscheidet also darüber, welche Daten übermittelt und aufbewahrt werden müssen.

Zuletzt geprüft: 19. Oktober 2026. Abgeglichen mit der EUDR (EU) 2023/1115 in der Fassung nach (EU) 2025/2650 sowie der Leitlinie der Europäischen Kommission von 2026. Der Leitfaden stellt allgemeine Informationen dar, keine individuelle EUDR-Bewertung.

EUDR 2026/2027: Welche Anwendungsdaten gelten?

Die EUDR trat 2023 in Kraft, aber die wichtigsten operativen Anforderungen wurden verschoben. Gemäß Artikel 38 in der Fassung nach (EU) 2025/2650 sind zentrale Bestimmungen ab dem 30. Dezember 2026 anzuwenden. Für Marktteilnehmer, die zum 31. Dezember 2024 als Kleinst- oder Kleinunternehmen eingestuft waren, gilt in vielen Fällen der 30. Juni 2027; die Aufschiebung gilt jedoch nicht für Produkte, die unter den Anhang der älteren Holzhandelsverordnung, Verordnung (EU) Nr. 995/2010, fallen. Rolle, Produkt und Übergangsregeln müssen daher individuell geprüft werden.

Marktteilnehmer, Primärerzeuger, Downstream-Akteur oder Händler?

Prüfen Sie zunächst, ob die Ware oder das verarbeitete Erzeugnis in Anhang I der EUDR aufgeführt ist, mit dem korrekten KN-/HS-Code. Die Rohstoffe in der Verordnung sind Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalmen, Kautschuk, Soja und Holz, wobei jedoch nicht jedes Erzeugnis, das diese Rohstoffe enthält, unter die Verordnung fällt. Anschließend wird die tatsächliche Rolle des Akteurs für den jeweiligen Produktstrom identifiziert.

Sonderfall: Wenn ein Marktteilnehmer außerhalb der EU ein relevantes Produkt erstmals auf dem Unionsmarkt bereitstellt, kann auch der erste in der EU niedergelassene Akteur, der die Ware danach bereitstellt, als Marktteilnehmer eingestuft werden. Gehen Sie daher nicht automatisch davon aus, dass „der erste Lieferant alles erledigt hat“. Siehe die Rollen-Leitlinie der Kommission.

Was ist eine Sorgfaltserklärung (DDS)?

Die DDS ist die elektronische Erklärung im EU-Informationssystem zur EUDR, die der betroffene Marktteilnehmer normalerweise nach abgeschlossener Sorgfaltsprüfung und vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr der betreffenden Produkte abgibt. Mit der Einreichung übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung dafür, dass das Produkt Artikel 3 entspricht. Eine DDS ist kein eigenständiges Zertifikat, das die zugrunde liegende Untersuchung oder Beweisführung ersetzt.

Unterlagen vor Einreichung prüfen

1. Produkt und Klassifizierung: Stellen Sie sicher, dass die Ware unter Anhang I fällt und registrieren Sie den relevanten Code, die Produktbeschreibung und die Menge.
2. Erzeugung und Geolokalisierung: Erfassen Sie Daten über das Erzeugerland sowie betroffene Grundstücke oder Anlagen gemäß Artikel 9.
3. Entwaldungsfreiheit und Legalität: Prüfen Sie die Dokumentation, die die Einhaltung von Artikel 3 nachweist, einschließlich des Stichtags 31. Dezember 2020.
4. Risiko: Bewerten Sie die anwendbaren Kriterien gemäß Artikel 10 und ergreifen Sie bei Bedarf Maßnahmen nach Artikel 11. Für eine Produktion ausschließlich in Niedrigrisikoländern kann Artikel 13 eine vereinfachte Sorgfaltsprüfung ermöglichen, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
5. Interne Bescheinigung: Dokumentieren Sie, wer das Risiko bewertet hat, welche Version der Unterlagen verwendet wurde und welche Abweichungen behoben wurden.
6. Erklärung und Referenz: Übermitteln Sie die Daten im EU-Informationssystem und speichern Sie die Referenznummer, die an den direkten nachgeschalteten Empfänger weitergegeben werden muss.

Vereinfachte Einmalerklärung gemäß Artikel 4a

Artikel 4a wurde durch (EU) 2025/2650 eingeführt. Er gilt für eine spezielle Gruppe von Kleinst- oder kleinen Primärerzeugern, die relevante Rohstoffe in dem Niedrigrisikoland erzeugen, in dem sie niedergelassen sind. Anstatt für jeden relevanten Warenstrom eine DDS abzugeben, können sie normalerweise eine Einmalerklärung mit den Angaben gemäß Anhang III vorlegen. Das Informationssystem weist daraufhin eine Erklärungs-ID zu, die an den ersten nachgeschalteten Empfänger weitergegeben wird.

Die Angaben in Anhang III umfassen unter anderem die Identität des Erzeugers, aktuelle Produkte und Codes, geschätzte jährliche Menge, Erzeugerland und Erzeugungsort. Unter den speziellen Regeln darf der Erzeuger eine ausreichend präzise Postanschrift des Erzeugungsortes anstelle von Geolokalisierungskoordinaten angeben. Diese Ausnahme gilt nicht automatisch für größere Marktteilnehmer oder gewöhnliche Händler.

Falls entsprechende Daten bereits in einem relevanten öffentlichen System gemäß Artikel 4a.4 verfügbar sind, kann die Pflicht zur Einreichung der Einmalerklärung durch das spezielle behördliche Modell erfüllt werden. Auch dann wird eine zugewiesene Kennung benötigt. Änderungen, die für die Angaben der Erklärung wesentlich sind, müssen gemäß Artikel 4a gehandhabt werden.

Downstream-Marktteilnehmer und Händler: Was ist erforderlich?

Der geänderte Artikel 5 bedeutet, dass Downstream-Marktteilnehmer und Händler die Sorgfaltsprüfung des Upstream-Marktteilnehmers nicht grundsätzlich wiederholen oder eine eigene DDS abgeben müssen. Es sind jedoch Informationen über die Akteure erforderlich, die ihnen relevante Produkte geliefert haben, sowie über die Downstream-Akteure oder Händler, an die sie die Produkte weiterliefern.

Der erste Downstream-Marktteilnehmer oder Händler, der Waren von einem Marktteilnehmer entgegennimmt, muss zudem die DDS-Referenznummer oder die Kennung der vereinfachten Erklärung aufbewahren. Es ist keine allgemeine Anforderung, dass jede nachfolgende Stufe dieselbe Referenznummer an ihre eigenen Kunden weitergibt. Befolgen Sie die exakte Informationskette in Artikel 5 sowie die Rollen-Leitlinie der Kommission.

Die Unternehmensgröße beeinflusst die Registrierungspflichten: Downstream-Marktteilnehmer und Händler, die keine kleinen oder mittleren Unternehmen sind, müssen sich im Informationssystem registrieren. Bei begründeten Zweifeln haben solche größeren Akteure zudem besondere Kontrollpflichten. Informationen über mutmaßliche Verstöße können gemäß Artikel 5 Informationspflichten für alle Kategorien auslösen.

Welche EUDR-Dokumentation muss für fünf Jahre aufbewahrt werden?

Gemäß Artikel 4.3 bewahrt der Marktteilnehmer Angaben zu eingereichten DDS für fünf Jahre ab Einreichung auf. Artikel 5.4 verlangt, dass Downstream-Marktteilnehmer und Händler vorgeschriebene Lieferanten- und Kundendaten für mindestens fünf Jahre ab Inverkehrbringen, Bereitstellung oder Ausfuhr aufbewahren. Andere Dokumentationsanforderungen, u. a. gemäß Artikel 9 und 12, müssen ebenfalls beachtet werden.

Praxisbeispiele: Drei verschiedene EUDR-Rollen

EUDR-Checkliste vor Inverkehrbringen oder Ausfuhr

1. KN-/HS-Code des Produkts mit dem aktuellen Anhang I abgleichen.
2. Dokumentieren, ob das Unternehmen für diese spezifische Transaktion als Marktteilnehmer, Kleinst-/kleiner Primärerzeuger, Downstream-Akteur oder Händler agiert.
3. Korrekte Anwendungsdaten und etwaige Übergangsregeln für Holzprodukte prüfen.
4. Wenn Marktteilnehmer: Beweise nach Artikel 9 sammeln und Risikobewertung durchführen, ggf. unter Nutzung der Erleichterungen nach Artikel 13.
5. Korrekten elektronischen Weg wählen: DDS oder, sofern alle Bedingungen erfüllt sind, Artikel-4a-Erklärung.
6. Rückverfolgbarkeit zwischen Lieferungen, Empfängern und relevanten Referenzen schaffen.
7. Verantwortlichkeiten für Abweichungen, neue Risikoinformationen, Behördenkontakt und Dokumentenaufbewahrung klären.

Häufige Fragen zu DDS und vereinfachter EUDR-Erklärung

Muss jedes Unternehmen eine DDS abgeben?

Nein. Normalerweise gibt der Marktteilnehmer die DDS ab. Bestimmte Kleinst-/kleine Primärerzeuger fallen unter Artikel 4a, während Downstream-Akteure und Händler in der Regel stattdessen Informations- und Rückverfolgbarkeitspflichten haben.

Gilt die vereinfachte Erklärung für alle kleinen Unternehmen?

Nein. Die Regelung betrifft qualifizierte Kleinst- oder kleine Primärerzeuger, die selbst in einem Niedrigrisikoland erzeugen. Ein kleiner Importeur oder ein kleiner Handelsbetrieb darf dieses Modell nicht automatisch nutzen.

Reicht das Zertifikat des Lieferanten aus, dass die Ware entwaldungsfrei ist?

Nein, nicht als allgemeine Garantie für die Pflichten des Marktteilnehmers. Der Marktteilnehmer, der gemäß Artikel 8–12 verantwortlich ist, muss über Unterlagen verfügen, die den Informationsanforderungen genügen, und bei Bedarf über eine dokumentierte Risikobewertung sowie Maßnahmen zur Risikominderung.

Müssen immer Geolokalisierungskoordinaten übermittelt werden?

Artikel 9 stellt Geolokalisierungsanforderungen für Marktteilnehmer. Die spezielle Regelung nach Artikel 4a erlaubt es jedoch, dass berechtigte Kleinst-/kleine Primärerzeuger stattdessen eine ausreichend lokalisierbare Postanschrift für die betroffenen Erzeugungsorte angeben.

Was muss ein kleineres Unternehmen, das als Händler fungiert, speichern?

Informationen über Lieferanten und betroffene Empfänger gemäß Artikel 5. Der erste Downstream-Akteur muss zudem die empfangene DDS-Referenz oder die ID der vereinfachten Erklärung aufbewahren. Die Mindestaufbewahrungsfrist für die Informationen nach Artikel 5.3 beträgt gemäß Artikel 5.4 fünf Jahre.

Verwandte EUDR-Leitfäden und Dokumentvorlagen

Für grundlegende Hintergründe, Produktumfang und Geolokalisierung: EUDR 2026/2027 – welche Unternehmen sind betroffen und wie führt man die Sorgfaltsprüfung durch?. Lesen Sie auch EU-Compliance für Unternehmen 2026/2027 und Lieferantenverträge und Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette.

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Primäre Rechtsquellen und offizielle Leitlinien

• Verordnung (EU) 2023/1115 – EUDR, insbesondere Artikel 2–5, 8–13 und 38 sowie Anhänge I–III.
• Verordnung (EU) 2025/2650 – geänderte Aufgabenverteilung, Artikel 4a, Artikel 5 und Anwendungsdaten.
• EU-Kommission EUDR-Leitlinie, 20. Juli 2026 (Leitlinie, kein Ersatz für verbindlichen Gesetzestext).
• EU-Kommission – Roles and responsibilities under EUDR.
• EUDR Information System der Kommission – vereinfachte Erklärung.