Was muss eine schriftliche Ermahnung enthalten? Checkliste für Arbeitgeber

Von Mallbutiken · Fakten geprüft am 1. Oktober 2026

Eine schriftliche Abmahnung muss keinem gesetzlich vorgeschriebenen Formular entsprechen, sollte jedoch so konkret formuliert sein, dass der Arbeitnehmer versteht, worauf der Arbeitgeber reagiert und was sich ändern muss.

  1. Datum und Parteien. Geben Sie Arbeitgeber, Arbeitnehmer und das Datum des Schreibens an.
  2. Zweck. Schreiben Sie, ob es sich bei dem Dokument um einen Hinweis oder eine formelle Abmahnung handelt, und vermeiden Sie disziplinarische Begriffe, falls eine solche Sanktion nicht beabsichtigt ist.
  3. Konkrete Vorfälle. Beschreiben Sie, was passiert ist, wann und in welchem Zusammenhang.
  4. Verpflichtung. Verknüpfen Sie den Vorfall mit der Arbeitsanweisung, Sicherheitsvorschrift, Anwesenheitspflicht, Richtlinie oder einer anderen relevanten Verpflichtung.
  5. Version des Arbeitnehmers. Halten Sie fest, dass der Arbeitnehmer die Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten hat, und führen Sie relevante Einwände auf.
  6. Erwartete Änderung. Gestalten Sie die Anforderungen verständlich und nachvollziehbar.
  7. Unterstützung oder Maßnahmen. Geben Sie bei Bedarf relevante Schulungen, Anweisungen, Rehabilitation oder andere Unterstützungsmaßnahmen an.
  8. Konsequenzen. Erklären Sie, dass weiterhin relevantes Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann, ohne zu behaupten, dass nach dem nächsten Vorfall automatisch eine Kündigung erfolgt.
  9. Nachverfolgung. Geben Sie an, wann die Situation erneut überprüft wird.
  10. Empfang. Eine Empfangsbestätigung kann verwendet werden, ist jedoch keine allgemeine Gültigkeitsvoraussetzung.
Vermeiden Sie persönliche Beurteilungen. Schreiben Sie lieber „erschien am 3. und 8. September ohne genehmigte Abwesenheit 35 Minuten nach dem geplanten Arbeitsbeginn“ anstatt „hat eine schlechte Einstellung zu Arbeitszeiten“.

Insbesondere bei mangelnder Leistung

Beschreiben Sie, welche Leistungen erforderlich sind und ob die Anforderungen bekannt und realistisch waren. Der Arbeitgeber sollte zudem prüfen, ob die Ursache eine mangelnde Einarbeitung, das Arbeitsumfeld oder Krankheit ist, bevor das Problem als vorsätzliches Fehlverhalten behandelt wird.

Insbesondere bei Sicherheitsverstößen

Geben Sie an, welche Sicherheitsvorschrift gilt, wie diese kommuniziert wurde und welches Risiko durch den Verstoß entstanden ist. Schwerwiegende Risiken für die Arbeitssicherheit können über die Abmahnung hinaus weitere sofortige Maßnahmen erfordern.

Allgemeine Abmahnungsvorlage

Word/PDF, 49 kr.

Zur Vorlage

Spezialvorlagen

Abwesenheit/Verspätungen · Sicherheitsverstöße · Mangelnde Arbeitsleistung

Quellen

Verksamt · Unionen

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