Gespräch vor der schriftlichen Abmahnung – Fehlverhalten richtig dokumentieren

Von Mallbutiken · Fakten geprüft am 1. Oktober 2026

Bevor ein Arbeitgeber eine schriftliche Abmahnung ausspricht, sollte der Vorfall in der Regel untersucht werden und der Arbeitnehmer die Gelegenheit erhalten, den Sachverhalt zu erläutern. Das Ziel ist nicht die Schaffung einer künstlichen „Abmahnungskaskade“, sondern die Verdeutlichung des Fehlverhaltens, der geltenden Pflichten und der notwendigen Veränderungen.

1. Untersuchen Sie den Vorfall, bevor Sie Schlussfolgerungen ziehen

Sammeln Sie die konkreten Fakten: Datum, Arbeitsaufgabe, Anweisung, Abwesenheit, Sicherheitsregel oder sonstige Umstände. Vermeiden Sie Gerüchte und wertende Begriffe. „Verksamt“ betont, dass der Arbeitgeber bei einer Kündigung aus personenbedingten Gründen über tatsächliche Belege verfügen muss und der Arbeitnehmer wissen sollte, welches Verhalten der Arbeitgeber als fehlerhaft erachtet.

2. Geben Sie dem Arbeitnehmer die Gelegenheit, seine Sicht darzulegen

Es kann zu Missverständnissen, mangelhaften Anweisungen, Problemen am Arbeitsplatz, Krankheit oder anderen Umständen gekommen sein, die die Beurteilung verändern. Fehlverhalten, das auf Krankheit beruht, kann beispielsweise Anpassungsmaßnahmen und Rehabilitation anstelle eines rein disziplinarischen Vorgehens erforderlich machen.

3. Beschreiben Sie die Pflicht konkret

Benennen Sie die Regel, die Anweisung oder den Teil der Beschäftigungspflicht, die der Arbeitgeber als nicht erfüllt betrachtet. Eine allgemeine Formulierung wie „Verbessern Sie Ihre Einstellung“ ist oft zu vage, um eine wirkliche Orientierungshilfe zu bieten.

4. Erklären Sie, was geändert werden muss

Beschreiben Sie das gewünschte Verhalten, wann die Veränderung spürbar sein soll und wie die Nachverfolgung erfolgt. Bei Leistungsproblemen muss der Arbeitnehmer in der Regel sowohl die Anforderungen als auch die realistischen Voraussetzungen verstehen, die zu deren Erfüllung nötig sind.

5. Machen Sie deutlich, dass weiteres Fehlverhalten Konsequenzen haben kann

Eine Ermahnung, die im Hinblick auf eine spätere mögliche Kündigung Bedeutung erlangen soll, sollte klarstellen, dass das Arbeitsverhältnis gefährdet sein könnte, wenn das relevante Fehlverhalten fortgesetzt wird. Die Anzahl früherer Gespräche oder Ermahnungen ist jedoch niemals ein automatischer juristischer Zähler.

6. Dokumentieren Sie sachlich

Notieren Sie Datum, Teilnehmer, besprochene Punkte, die wesentliche Erklärung des Arbeitnehmers, die verdeutlichten Anforderungen und den Zeitpunkt der Nachverfolgung. Dokumentieren Sie, um den Prozess belegen zu können – nicht, um die Personalakte mit unnötigen personenbezogenen Daten zu füllen.

Wann kann eine sofortige schriftliche Abmahnung angemessen sein?

Bei eindeutigem oder schwerwiegendem Fehlverhalten muss der Arbeitgeber möglicherweise sofort handeln. Bei sehr schwerwiegenden Verstößen können jedoch ganz andere Maßnahmen in Betracht kommen; in solchen Fällen sollte der Arbeitgeber vor einer Entscheidung das LAS (Gesetz zum Schutz der Beschäftigten), Tarifverträge und etwaige Verhandlungspflichten prüfen.