Schriftliche Abmahnung für Arbeitnehmer – Schritt für Schritt für Arbeitgeber

Von Mallbutiken · Sachdaten überprüft am 1. Oktober 2026

Eine nützliche schriftliche Abmahnung beschreibt nicht nur, womit der Arbeitgeber unzufrieden ist – sie zeigt auch auf, was der Arbeitnehmer anders machen soll und dass anhaltendes, relevantes Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann.

1. Prüfen Sie die Art des Dokuments. Eine einfache Ermahnung oder eine arbeitsrechtliche Abmahnung mit besonderer rechtlicher Grundlage?
2. Untersuchen Sie den Vorfall. Sammeln Sie objektive Informationen und hören Sie den Arbeitnehmer an.
3. Prüfen Sie Tarifverträge. Es können spezifische Regeln für Prozesse und Sanktionen gelten.
4. Prüfen Sie, ob Krankheit oder arbeitsplatzbezogene Probleme vorliegen. Dann können Rehabilitation, Anpassungen oder andere Untersuchungen erforderlich sein.
5. Beschreiben Sie das Fehlverhalten. Nennen Sie konkrete Vorfälle und die verletzte Verpflichtung.
6. Beschreiben Sie die Verbesserung. Schreiben Sie auf, was der Arbeitnehmer in Zukunft tun soll und wann eine Nachbesprechung stattfindet.
7. Beschreiben Sie die Konsequenz verhältnismäßig. Wenn das Dokument als offizielle Abmahnung dienen soll, sollte das Risiko für das Arbeitsverhältnis erkennbar sein; schreiben Sie jedoch nicht, dass eine zukünftige Kündigung automatisch erfolgt.
8. Übergeben und dokumentieren Sie. Geben Sie dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, das Dokument zu lesen und Stellung zu nehmen. Eine Unterschrift kann als Empfangsbestätigung dienen, ist aber keine allgemeine Gültigkeitsvoraussetzung.
9. Folgen Sie nach. Dokumentieren Sie, ob sich das Verhalten verbessert oder anhält.

Beispiel für den Inhalt

Ein klares Schreiben kann in fünf Teile gegliedert werden: Hintergrund, festgestellter Vorfall, geltende Verpflichtung, erforderliche Änderung und Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten. Vermeiden Sie übermäßige juristische Terminologie, sofern diese nicht notwendig ist.

Die Zwei-Monats-Regel im LAS (schwedisches Kündigungsschutzgesetz)

Bei einer Kündigung aus persönlichen Gründen darf der Arbeitgeber die Kündigung grundsätzlich nicht allein auf Umstände stützen, die ihm mehr als zwei Monate vor der Unterrichtung gemäß § 30 LAS bekannt waren (mit bestimmten Ausnahmen). Dies ist nicht gleichbedeutend damit, dass jede Abmahnung „nur zwei Monate gültig“ ist.

Wenn eine Kündigung in Betracht gezogen wird

Überprüfen Sie § 7 LAS hinsichtlich sachlicher Gründe und Versetzungsmöglichkeiten sowie § 30 bezüglich der Unterrichtung und Vorankündigung gegenüber der Gewerkschaft, falls der Arbeitnehmer organisiert ist. Eine alte Abmahnungsvorlage ersetzt diesen Prozess nicht.