Über die Dokumentvorlage
Beschäftigungsnachweis und Arbeitszeugnis – Word-, PDF- und Excel-Vorlagen 2026/2027
Müssen Sie einen Beschäftigungsnachweis oder ein Arbeitszeugnis für einen Mitarbeiter ausstellen? Dieses digitale Paket bietet Arbeitgebern und Personalabteilungen separate, bearbeitbare Dokumentvorlagen für laufende und beendete Arbeitsverhältnisse, ein spezielles Arbeitszeugnis mit optionalen sachlichen Bewertungen, eine Version mit freiwilliger Gehaltsangabe sowie ein Kontrollformular für die Unterzeichnung und sichere Aushändigung.
Ebenfalls enthalten ist ein Excel-Register mit neun Tabellenblättern und 16 administrativen Kennzahlen für alle, die Anfragen, ausgestellte Nachweise, Faktenprüfungen, Korrekturen und Aushändigungen nachverfolgen möchten. Die Vorlagen sind auf den schwedischen Arbeitsmarkt zugeschnitten, auf dem das aktuelle Anstellungsverhältnis sowie eventuelle Tarifvertragsregelungen stets überprüft werden müssen.
Digitale ZIP-Lieferung: 15 Dateien – 7 bearbeitbare Word-Dokumente (DOCX), 7 durchsuchbare PDFs im A4-Format und 1 Excel-Datei (XLSX). Fünf schwedische Hauptdokumente, eine schwedische Bedienungsanleitung und ein separater „English User Guide“.
01. Paketinhalt
15 Dateien in einer digitalen ZIP-Datei: 7 Word-Dokumente, 7 textdurchsuchbare PDFs und 1 Excel-Datei. Fünf Hauptvorlagen auf Schwedisch, eine schwedische Schritt-für-Schritt-Anleitung und eine englische Bedienungsanleitung. Das Excel-Register enthält 9 Registerkarten und 16 Kontrollkennzahlen. Die Dateivorschau in den Produktbildern basiert auf den tatsächlich gelieferten Dokumenten.
Version: 1.0 – 2026/2027. Redaktionelle Quellenprüfung: 16. Oktober 2026. Sprache: Schwedische Hauptdokumente, English User Guide. Format: bearbeitbare DOCX, lesbare durchsuchbare PDF sowie XLSX, ohne Abonnement oder physischen Versand. Die angegebene Version 2027 ist keine Garantie für zukünftige Gesetzesänderungen oder eine externe anwaltliche Zertifizierung.
02. Inhalt der Dateien – Dokument für Dokument
| Dokument | Zweck und Inhalt | Format |
|---|---|---|
| 01. Beschäftigungsnachweis – laufendes Arbeitsverhältnis | Neutraler Nachweis über Arbeitgeber, Startdatum, Position, Art des Arbeitsverhältnisses und Beschäftigungsgrad für z. B. Bank, Vermieter oder den eigenen Gebrauch. | DOCX + PDF |
| 02. Tätigkeitsnachweis – beendetes Arbeitsverhältnis | Sachlicher Nachweis mit dokumentiertem Start- und Enddatum, Positionen, Zeiträumen und ausgeführten Arbeitsaufgaben. | DOCX + PDF |
| 03. Arbeitszeugnis mit optionalen Bewertungen | Arbeitszeugnis mit klar abgegrenzten, überprüfbaren arbeitsbezogenen Beurteilungen, sofern dies gemäß Tarifvertrag und Wunsch des Einzelnen anwendbar ist. | DOCX + PDF |
| 04. Beschäftigungsnachweis mit optionaler Gehaltsangabe | Separater Nachweis für spezielle Zwecke, bei denen eine Angabe des tatsächlich vereinbarten Gehalts erforderlich ist und rechtlich zulässig ist. | DOCX + PDF |
| 05. Journal für Anfrage, Faktenprüfung und Aushändigung | Checkliste zur Überprüfung der Anstellungsdaten, bevollmächtigte Unterzeichnung, sichere Übermittlung, Korrekturen und Dokumentenversion. | DOCX + PDF |
| 06. Schwedische Bedienungsanleitung | Unterschiede zwischen den Dokumenten, zehn Arbeitsschritte, Tarifvertragsprüfung, DSGVO und verifizierte Quellenangaben. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Englische Anweisungen für die schwedischen Hauptdokumente; es sind keine englischen Zeugnisvorlagen enthalten. | DOCX + PDF |
| 08. Zeugnisregister in Excel | Neun Tabellenblätter, 16 administrative Kennzahlen und Nachverfolgung von Anfragen, Nachweisen, Zeugnissen, Aushändigungen, Korrekturen und Datenschutz. | XLSX |
Sämtliche Word- und PDF-Dokumente enthalten zwei separat eingerahmte Informationsboxen mit den Überschriften 01. Paketinhalt und 02. Inhalt der Dateien. Die Vorlagen verfügen über markierte Ausfüllfelder für Namen, Arbeitgeber, Anstellungszeitraum, Position, Umfang und bevollmächtigte Unterzeichnung, nicht etwa für erfundene Mitarbeiter oder fiktive Gehälter.
03. Excel – Zeugnisregister mit neun Registern und 16 KPIs
Registerkarten: Übersicht · Mitarbeiter · Anfragen · Nachweise · Zeugnisse · Aushändigung · Korrekturen · Datenschutz · Lese mich.
Administrative Übersicht über die Anzahl der registrierten Nachweise, laufende und beendete Arbeitsverhältnisse, neue Anfragen, geprüfte oder ausgestellte Dokumente, Nachweise, bei denen Gehaltsangaben geprüft werden müssen, Arbeitszeugnisse, die einer Kontrolle bedürfen, versendete Nachweise, offene Korrekturen und Datenschutzangelegenheiten. Im Register „Korrekturen“ wird der Status Offen oder Erledigt angezeigt, je nachdem, ob ein tatsächliches Erledigungsdatum registriert wurde.
Excel ist eine administrative Unterstützung, keine zugriffsgesteuerte HR-Datenbank, kein Lohnabrechnungssystem und kein automatischer Entscheidungsdienst. Verwenden Sie interne Personal-IDs und einen geschützten Speicherort. Es entscheidet nicht über Rechtsgrundlagen, tarifliche Fristen, korrekte Leistungsbeurteilungen oder gültige Signaturen. Die Arbeitsmappe wird ohne erfundene personenbezogene Daten und ohne Testwerte geliefert.
So stellen Sie einen Beschäftigungsnachweis aus – zehn Schritte
- Stellen Sie fest, welches Dokument angefragt wird. Unterscheiden Sie zwischen Nachweisen für Bank/Vermieter, Arbeitszeugnissen und dem separaten offiziellen Arbeitgebernachweis für die Arbeitslosenkasse.
- Überprüfen Sie den bevollmächtigten Arbeitgeber. Verifizieren Sie den rechtlichen Arbeitgeber, die Organisationsnummer und die Kontaktdaten.
- Holen Sie den korrekten Anstellungszeitraum ein. Verwenden Sie tatsächliche Daten über Start, Ende, eventuelle Unterbrechungen und geänderte Positionen.
- Wählen Sie die richtige Vorlage. Dokument 01 für laufende Anstellungen, 02 für beendete, 03 für Bewertungen und 04, wenn eine Gehaltsangabe wirklich benötigt wird.
- Überprüfen Sie Position und Umfang. Kontrollieren Sie die Art des Arbeitsverhältnisses, den Beschäftigungsgrad und den tatsächlichen Inhalt der Tätigkeit.
- Überprüfen Sie den Tarifvertrag. Das Recht auf ein Arbeitszeugnis und Fristen können sich aus dem Vertrag ergeben. Eine allgemeine gesetzliche Wochenfrist gibt es nicht.
- Gehen Sie sorgsam mit Bewertungen um. Diese sollten auf tatsächlicher arbeitsbezogener Erfahrung basieren; prüfen Sie eine Anfrage auf Auslassung der Bewertungen.
- Minimieren Sie personenbezogene Daten. Sozialversicherungsnummern, Gehalt und private Umstände sollten nicht routinemäßig aufgenommen werden.
- Unterzeichnen Sie und händigen Sie das Dokument sicher aus. Bitten Sie einen bevollmächtigten Vertreter um Prüfung, Unterzeichnung und Aushändigung über den geeigneten Kanal.
- Registrieren Sie etwaige Korrekturen. Nutzen Sie Dokument 05 und Excel für die Versionsverwaltung und geplante Löschungen gemäß tatsächlichem Bedarf. -->
Was sagen die Regeln zu Beschäftigungsnachweisen und Arbeitszeugnissen?
Was muss ein Beschäftigungsnachweis enthalten?
Unionen beschreibt, dass ein Beschäftigungsnachweis normalerweise Arbeitgeber, Anstellungsdauer oder Startdatum, Position, Art des Arbeitsverhältnisses und Beschäftigungsgrad enthalten sollte. Das Gehalt kann hinzugefügt werden, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht und die Angabe für einen konkreten Zweck erforderlich ist. Dies kann für Banken, Vermieter oder zukünftige Arbeitgeber relevant sein. Der Nachweis ist keine Garantie für ein fortbestehendes Arbeitsverhältnis oder zukünftiges Gehalt.
Arbeitszeugnisse und Tarifverträge
Unionen erklärt, dass ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht besteht, dieser aber oft aus Tarifverträgen hervorgeht. Das Arbeitszeugnis kann Anstellungsdauer, Arbeitsaufgaben und sachliche Bewertungen des Arbeitgebers enthalten. Der Arbeitnehmer kann gemäß vielen einschlägigen Tarifverträgen verlangen, dass Bewertungen weggelassen werden. Fristen und der Zeitpunkt der Ausstellung hängen vom Vertrag ab. Prüfen Sie daher den geltenden Vertrag und nicht eine vermeintliche allgemeine Sieben-Tage-Frist.
Der offizielle Arbeitgebernachweis für die Arbeitslosenkasse ist kostenlos
Sveriges a-kassor empfiehlt, dass der Arbeitgeber den Arbeitgebernachweis kostenlos unter arbetsgivarintyg.nu ausfüllt. Die Dokumente in diesem Paket sind kein Ersatz für einen Nachweis für die Arbeitslosenkasse. Der Nutzer muss keine kommerzielle Vorlage für Arbeitgebernachweise kaufen, um den kostenfreien offiziellen Dienst nutzen zu können.
DSGVO: korrekte Daten, Begrenzung und Sicherheit
Gemäß der Anleitung der IMY muss der Arbeitgeber in der Lage sein, eine Rechtsgrundlage nachzuweisen, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität/Vertraulichkeit einzuhalten. Notizen über Mitarbeiter müssen sachlich und nicht diskriminierend sein. Übermitteln Sie nur Daten, die der tatsächliche Empfänger benötigt, stellen Sie eine bevollmächtigte Aushändigung sicher und korrigieren Sie Fehler. Öffentliche Arbeitgeber können zudem besonderen Archiv- und Offenlegungsregeln unterliegen.
Verwandte Dokumentvorlagen
Müssen Sie eine neue Anstellung dokumentieren? Siehe Arbeitsvertrag – Vorlagenpaket 2026. Wenn ein Mitarbeiter selbst kündigt, gibt es Kündigung durch Mitarbeiter – Vorlage. Bei einer einvernehmlichen Beendigung kann Vereinbarung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant sein. Entdecken Sie auch HR, Arbeitsrecht & Whistleblowing – Vorlagen. Dies sind separate Produkte und nicht im ZIP-Archiv enthalten.
Häufig gestellte Fragen zu Beschäftigungsnachweisen und Arbeitszeugnissen
Was ist der Unterschied zwischen einem Beschäftigungsnachweis und einem Arbeitgebernachweis?
Der Beschäftigungsnachweis bestätigt die Fakten der Anstellung. Der Arbeitgebernachweis wird für die Prüfung von Arbeitslosengeld durch die Arbeitslosenkasse verwendet und kostenlos via arbetsgivarintyg.nu ausgestellt. Letzterer ist nicht im Paket enthalten.
Kann ich den Nachweis für die Bank oder den Vermieter verwenden?
Ja, die Dokumente 01 und 04 sind für gängige Verifizierungsbedürfnisse konzipiert, aber der Empfänger entscheidet selbst, welche Informationen erforderlich sind. Gehaltsangaben sollten nur enthalten sein, wenn ein tatsächlicher Bedarf besteht.
Kann ein Beschäftigungsnachweis ausgestellt werden, während ich noch angestellt bin?
Ja. Unionen beschreibt, dass man auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses um einen Beschäftigungsnachweis bitten kann. Dokument 01 enthält spezielle Felder, um anzugeben, dass die Anstellung zum Datum der Ausstellung besteht.
Was enthält ein Arbeitszeugnis?
Normalerweise die Anstellungsdauer, die wesentlichen Arbeitsaufgaben und eventuelle arbeitsbezogene Bewertungen. Wie Pflichten und Inhalt geregelt sind, kann vom Tarifvertrag abhängen.
Habe ich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis innerhalb einer Woche?
Nicht als allgemeine gesetzliche Regel. Viele Tarifverträge können Fristen enthalten, aber der aktuelle Vertragstext muss überprüft werden.
Muss das Gehalt auf dem Nachweis angegeben werden?
Nein, dies ist keine obligatorische Angabe in allen Beschäftigungsnachweisen. Dokument 04 ist für spezielle Situationen vorgesehen, in denen die Gehaltsangabe benötigt wird und ausgehändigt werden darf.
Darf der Arbeitgeber negative Bewertungen abgeben?
Nachweise und Zeugnisse müssen sachlich, relevant und korrekt sein. Es sollte vermieden werden, unbestätigte oder abwertende Angaben aufzunehmen. Tarifliche Regeln und die Bitte, Bewertungen wegzulassen, können relevant sein.
Kann Excel automatisch unterzeichnete Beschäftigungsnachweise ausdrucken?
Nein. Excel ist ein Register für Anfragen, Kontrolle, Ausstellung und Korrekturen. Fertige Nachweise werden in Word erstellt und müssen von einem bevollmächtigten Arbeitgebervertreter faktisch überprüft und unterzeichnet werden.
Sind Nachweise auf Englisch enthalten?
Die fünf Hauptdokumente sind auf Schwedisch. Ein „English User Guide“ ist für Nutzer enthalten, die englische Anweisungen benötigen. Es werden keine vollständigen englischen Nachweise versprochen.
Sind die Vorlagen rechtlich zertifiziert oder behördlich ausgestellt?
Nein. Die Dokumente sind redaktionelle Arbeitshilfen und wurden nicht von einer Behörde, den schwedischen Arbeitslosenkassen oder einem externen Anwalt geprüft oder genehmigt. Sie müssen mit korrekten Informationen ausgefüllt werden und dem geltenden Tarifvertrag entsprechen.
Quellen und Version
Version 1.0 / 2026–2027. Redaktionelle Quellenprüfung 16. Oktober 2026. Quellen: Unionen – Anställningsintyg, Unionen – Tjänstgöringsbetyg, Sveriges a-kassor und IMY – DSGVO im Arbeitsleben.
