EUDR Kaffeerösterei 2026/2027 – DDS-Referenzen, Bohnenchargen & Röstchargen | Word/PDF/Excel

Kaufen Sie grüne Kaffeebohnen von einem EU-Importeur, rösten Sie diese in Schweden und verkaufen Sie fertigen Kaffee? Die EUDR verlangt, dass Sie zunächst wissen, welche Rolle Ihr Unternehmen in jedem Beschaffungsablauf einnimmt. Dieses spezialisierte Dokumentenpaket hilft Kaffeeröstereien, Lieferanten zu verfolgen, erhaltene DDS-Referenzen bei Bedarf zu erfassen, Rohbohnenchargen, Röstchargen, Geschäftskunden und etwaige Abweichungen zu dokumentieren – ohne fälschlicherweise zu behaupten, dass alle Röster eine eigene DDS einreichen müssen.

Wichtige rechtliche Abgrenzung: Eine Rösterei, die Kaffee selbst in die EU importiert, kann ein stromaufwärts tätiges Unternehmen sein, das Sorgfaltspflichten erfüllen und eine DDS einreichen muss. Eine Rösterei, die stattdessen Kaffee kauft, der bereits auf dem EU-Markt in Umlauf gebracht wurde, kann ein stromabwärts tätiger Akteur sein. Der erste stromabwärts tätige Käufer muss die erhaltene DDS-Referenznummer oder Deklarationskennung mindestens fünf Jahre aufbewahren, während spätere stromabwärts tätige Glieder diese Referenzen nicht automatisch erhalten und an jedes weitere Glied weitergeben müssen. Die Rolle wird immer pro Ablauf und tatsächlichem Rohstofflieferanten geprüft.

Welche fünf Vorlagen sind enthalten?

1. Rollenprüfung und Anwendung: Erfassen Sie den Beschaffungsablauf, den Eigenimport oder EU-Kauf, die Unternehmensgröße, den Produktcode und das Anwendungsdatum. Dokumentieren Sie die stromaufwärts tätige bzw. die erste oder spätere stromabwärts tätige Rolle.
2. Lieferantendaten und DDS-Kette: Erfassen Sie den tatsächlichen Lieferanten, die Bohnencharge, die ursprüngliche Referenz oder die vereinfachte Deklarationskennung, die zu erhalten ist, sowie den Lagerort und die Fünfjahresaufbewahrungspflicht.
3. Röstcharge und Einkaufsabgleich: Verknüpfen Sie Inputchargen, Röstung, tatsächlichen Ertrag und fertige Bestellungen. Dies ist eine empfohlene interne Rückverfolgbarkeitsroutine, keine formelle Anforderung an ein bestimmtes Röstrezeptblatt.
4. Abweichung und Mitteilung: Dokumentieren Sie einen konkreten Verdacht auf einen EUDR-Verstoß, die rollenspezifische Handhabung, relevante Informationen für das schwedische Forstamt und Geschäftskunden sowie manuelle Sperrung/Wiederfreigabe.
5. Lieferantenabschluss und Fünfjahresarchiv: Sammeln Sie Lieferanten- und Käuferdaten, Beweis-ID, relevante DDS-Informationen und Stichprobenprotokolle. Prüfen Sie die Löschung auf Übereinstimmung mit anderen gesetzlichen Anforderungen.

Neun Excel-Reiter für die tägliche Rösterei

Übersicht, Geschäftliche Rolle, Wareneingänge, DDS und ID, Röstchargen, Auslieferungen, Risiko & Sperrung, Beweiskette und Quellen. Die Arbeitsmappe enthält 408 Formeln und bietet eine Übersicht über tatsächliche Wareneingänge, Röstchargen und offene Vorgänge. Sie markiert beispielsweise, wenn die erste stromabwärts tätige Rolle markiert ist, aber die relevante Referenz fehlt – während spätere stromabwärts tätige Glieder ohne eine solche Referenz nicht automatisch dieselbe Warnung erhalten. Wenn ein gerösteter Ertrag höher angegeben wird als der Rohstoffinput, wird eine Datenwarnung ausgegeben; Excel entscheidet nicht über die rechtliche Gültigkeit oder darüber, ob der Kaffee entwaldungsfrei ist.

Was ist neu in der EUDR 2026?

Die EU-Entwaldungsverordnung 2023/1115 wurde durch (EU) 2025/2650 geändert. Nach den Vereinfachungen liegt die vollständige Sorgfaltspflicht und die DDS-Einreichung hauptsächlich bei demjenigen, der relevante Waren erstmals auf dem EU-Markt in Umlauf bringt oder exportiert. Stromabwärts tätige Akteure und Händler haben andere Registrierungs- und Informationspflichten; größere stromabwärts tätige Unternehmen unterliegen zudem besonderen Registrierungs- und Kontrollanforderungen.

Anwendungsdatum: 30. Dezember 2026 für mittelgroße und große Akteure sowie 30. Juni 2027 für die meisten Mikro- und Kleinunternehmen. Frühere Übergangsregeln für Holzprodukte werden separat geprüft. Kaffee (grüne und geröstete Bohnen) gemäß KN 0901 ist abgedeckt. Nach (EU) 2026/2102 beginnt der neue Bereich für Kaffeeextrakte, -essenzen und -konzentrate, KN 2101 11 00, am 30. Dezember 2027. Prüfen Sie vor der Klassifizierung die tatsächliche KN-Nummer.

Welche Verpflichtung hat eine kleine Kaffeerösterei?

Es hängt davon ab, ob die Rösterei die Bohnen selbst in die EU importiert oder sie von einem Akteur kauft, der sie bereits auf dem EU-Markt in Umlauf gebracht hat, sowie von der Größe und dem Datum. Der erste stromabwärts tätige Käufer muss die erhaltene DDS-Referenz oder Deklarationskennung sammeln und aufbewahren. Spätere stromabwärts tätige Akteure müssen eine solche Referenz nicht automatisch von ihrem Lieferanten verlangen, sollten aber Lieferanten und Geschäftskunden mindestens fünf Jahre dokumentieren und bei Informationen über einen Verdacht auf einen Rechtsverstoß handeln. Lesen Sie die aktuelle Leitlinien der EU-Kommission zu den Rollen und die schwedische Informationsseite des schwedischen Forstamts.

Der Unterschied zu unserem umfassenden EUDR-Paket

Das umfassende EUDR Due Diligence 2026/2027 ist für die allgemeine Risikobewertung, Geolokalisierung und DDS-Arbeit vorgesehen. Dieses Paket geht von dem tatsächlichen Arbeitsablauf der Rösterei aus: Einkauf einer Bohnencharge, erhaltene Referenz, Röstung, Auslieferung und Umgang mit Abweichungen. Es ergänzt das größere Paket, anstatt es zu duplizieren.

Häufig gestellte Fragen

Muss jede schwedische Kaffeerösterei eine eigene DDS einreichen?

Nein. Der Eigenimport in die EU und die Tätigkeit als stromaufwärts tätiges Unternehmen können eine DDS-Pflicht nach sich ziehen. Beim Rösten bereits EUDR-behandelter Bohnen sind die Rollen und die daraus resultierenden Verpflichtungen anders.

Muss ein späteres Wiederverkaufsglied die DDS-Nummer erhalten?

Nicht generell. Gemäß der aktualisierten Rollenleitlinie der EU-Kommission ist der erste stromabwärts tätige Käufer dafür verantwortlich, die relevante Nummer oder Kennung zu erhalten und aufzubewahren. Weitere Angaben zu Lieferanten und Käufern können weiterhin erforderlich sein.

Benötigen wir für jede Röstcharge GPS-Koordinaten?

Die vollständigen Geolokalisierungsdaten gehören normalerweise zur stromaufwärts tätigen Sorgfaltspflicht. Die interne LOT-Verknüpfung der Röstcharge ist ein praktisches Arbeitsmittel, keine separate allgemeine gesetzliche Pflicht, jedes Anbaupolygon für jede Röstbestellung zu speichern.

Kann Excel eine DDS senden oder entscheiden, ob die Waren legal sind?

Nein. Excel ist ein internes Register. Offizielle Erklärungen und Quittungen werden über das tatsächliche Informationssystem der EU durch den jeweils verantwortlichen Akteur gehandhabt. Eine manuelle rechtliche Prüfung ist immer erforderlich.

Welche Sprachen und Formate sind enthalten?

Fünf schwedische Arbeitsdokumente und ein schwedischer Leitfaden, plus ein separater englischer Benutzerleitfaden. Alle sieben sind in Word und als durchsuchbare PDF verfügbar. Die Excel-Arbeitsmappe ist auf Schwedisch. PDF ist kein interaktives Formular zum Ausfüllen.

Version und Einschränkungen

Ausgabe 1.0, 9. November 2026. KI-unterstützte interne Prüfung der Rechtsquellen auf Basis offizieller EU-Gesetzgebung und Behördenleitlinien; keine externe unabhängige juristische Prüfung, Zertifizierung der Entwaldungsfreiheit, Geolokalisierungsprüfung, EUIS-Anmeldung oder fertige DDS enthalten. Die Dokumente sind Arbeitsunterstützungen, und einzelne Fragen zur Anwendbarkeit müssen anhand der aktuellen Rechtslage beurteilt werden.