Offertförfrågan (RFQ) & Leverantörsjämförelse 2026/2027 – Excel, Word & PDF

Offertförfrågan (RFQ) & Leverantörsjämförelse 2026/2027 är ett professionellt mallpaket för företag, föreningar och inköpsansvariga som vill begära in flera jämförbara offerter utan att börja från noll. Du får en redigerbar RFQ-förfrågan i Word/PDF, leverantörens svarsbilaga, ett manuellt beslutsunderlag, en detaljerad användarguide och ett Excelverktyg för specifikation, enhetspriser, obligatoriska krav och kostnadssammanställning.

Detta ingår i paketet

Totalt 11 filer: 5 DOCX, 5 sökbara A4-PDF och 1 XLSX i ett digitalt ZIP-paket. Officefilerna är redigerbara. Excel innehåller inga makron och kräver inga externa abonnemang.

Excel för RFQ, prisjämförelse och fullständighetskontroll

• Översikt: antal förfrågningsrader, registrerade leverantörer, preliminärt jämförbara offerter, öppna checklistpunkter och lägsta registrerade jämförbara totalpris.
• Specifikation: 20 förberedda artikel- och tjänsterader med enhet, antal, beskrivning och dokumentreferens.
• Leverantörer: 10 leverantörsplatser, kontaktuppgifter, mottagna offerter, manuellt granskade ska-krav och extra frakt-/övriga kostnader.
• Prismatris: pris per enhet för varje leverantör och efterfrågad rad; radtotaler beräknas som antal multiplicerat med enhetspris.
• Checklista: 20 kontrollpunkter inför utskick, bedömning och beslut, med status och ansvarig.
• Instruktion & Exempel: inbyggd vägledning och ett separat, fiktivt räkneexempel som inte påverkar din verkliga sammanställning.

Viktigt om automatiken: Ett totalpris visas som administrativt jämförbart när en leverantör har registrerade numeriska priser för samtliga aktiva rader och obligatoriska krav manuellt markerats som uppfyllda. Detta är inte en automatiserad juridisk kravprövning. Modellen väljer inte vinnare, tar inga beställningsbeslut och kan inte själv bedöma garantier, valutaskillnader, volymrabatter eller andra avtalsreservationer.

Så använder du offertförfrågan – steg för steg

1. Definiera inköpsbehov, omfattning, kvalitet, antal, leveransort och önskad svarstid.
2. Fyll i Wordmallen med RFQ-nummer och kravspecifikation. Skilj på obligatoriska krav och önskemål.
3. Skicka likvärdigt underlag och leverantörens svarsbilaga till de leverantörer du vill jämföra.
4. Samla svar, registrera leverantörsuppgifter samt pris per rad i Excel. Ange frakt och övriga kostnader separat.
5. Granska manuellt om offerterna uppfyller kraven och om priset är jämförbart i samma valuta och utan moms.
6. Jämför leverans, kvalitet, garantier, driftkostnader, villkor, risker och eventuella undantag utöver grundpriset.
7. Fyll i beslutsunderlaget, dokumentera behörigt beslut och upprätta en tydlig beställning eller ett avtal om köpet ska genomföras.

För vem passar dokumentmallarna?

Paketet lämpar sig för inköpare i små och medelstora företag, verkstäder, industri, byggrelaterade verksamheter, fastighetsförvaltare, föreningar, serviceföretag och verksamheter som köper in IT, maskiner, förbrukningsmaterial, konsulttjänster eller återkommande externa tjänster. Det passar särskilt när leverantörer ska besvara samma specifikation och avvikelser behöver granskas innan beslut.

Juridisk grund och viktiga begränsningar

En offertförfrågan är ett affärsdokument och inte automatiskt en bindande beställning. Ett lämnat offertsvar och efterföljande accept kan dock få avtalsrättslig betydelse. Vid större värden eller oklara villkor bör jurist eller erfaren inköpare bedöma avtalsupplägg och acceptprocess.

Privata företagsinköp och offentlig upphandling är olika situationer. En myndighet eller upphandlande organisation kan omfattas av lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, eller annan speciallagstiftning. Då kan bland annat regler om förfarande, likabehandling, öppenhet, upphandlingsdokument, tilldelningskriterier och dokumentation gälla. En generisk RFQ, denna Excelprismatris och paketets beslutsunderlag ersätter inte lagstadgade upphandlingshandlingar. Krav, metod och tilldelningsgrund måste anpassas enligt gällande rätt och relevanta beslutade upphandlingsdokument. Ändra inte en fastställd utvärderingsmodell i efterhand om det strider mot upphandlingsreglerna.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan en offertförfrågan och en offert?

Offertförfrågan beskriver vad köparen efterfrågar. Offerten är leverantörens svar med priser och villkor.

Ingår en prisjämförelsemall i Excel?

Ja. Excel jämför upp till tio leverantörer och 20 aktiva inköpsrader, med separat frakt och övriga kostnader.

Kan Excel automatiskt välja den billigaste eller bästa leverantören?

Nej. Dashboarden kan visa det lägsta jämförbara registrerade priset, men den gör inte kvalitativ eller juridisk bedömning och tilldelar inte inköpet.

Kan jag använda detta för offentlig upphandling?

Enbart som stöd under förberedelser där det är lämpligt. Formella upphandlingsdokument och utvärderingsregler måste hanteras enligt tillämplig lag och förfarande.

Vad händer om en leverantör missar en prisrad?

Offerten markeras ofullständig och visas inte som fullt jämförbar i sammanställningens totalpris.

Vilka språk och format ingår?

Svenska huvudmallar i Word/PDF, en engelsk arbetsreferens och ett svenskspråkigt Excelverktyg.

Är detta samma produkt som Anbudsutvärdering & Poängmatris?

Nej. Denna produkt fokuserar på att skapa förfrågan och samla in jämförbara offertpriser. Anbudsutvärdering & Poängmatris fokuserar på en separat utvärderingsmodell.

Myndighetskällor och relaterade mallar

• Upphandlingsmyndigheten – Marknadsanalys.
• Upphandlingsmyndigheten – Krav på upphandlingsföremålet.
• Upphandlingsmyndigheten – Grund för utvärdering.
• Riksdagen – Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.

Komplettera vid behov med Anbudsutvärdering & Poängmatris, Inköpsorder & Leveransbevakning och fler inköps- och leverantörsmallar.

Leverans: Digital nedladdning i ZIP-format. Ingen fysisk vara skickas. Granskning avser mallens innehåll och funktioner, inte en enskild offert eller transaktion.