ROT/RUT & grüne Technologie 2027 – Unterauftragnehmer, Personalbesetzung & Personaleinsatzplanung | Word/PDF/Excel

Beauftragt Ihr Bau-, Reinigungs- oder Installationsunternehmen Subunternehmer oder Personaldienstleister für Projekte mit ROT, RUT oder Steuervergünstigungen für grüne Technologien? Für 2027 wird eine neue Kontrollaufgabe im Auszahlungsantrag vorgeschlagen: Der Ausführende muss gesondert angeben, ob Subunternehmer und ob Personaldienstleister beauftragt wurden. Darüber hinaus werden die Vorschriften für Personaldokumentationen für Unternehmen, die bereits dieser Pflicht unterliegen, verschärft. Dieses spezialisierte Dokumentenpaket hilft Ihrem Unternehmen, die richtigen Nachweise zu sammeln, korrekte Ja/Nein-Antworten zu erhalten, Abweichungen zu korrigieren und eine sachkundige interne Bestätigung zu dokumentieren.

Rechtslage am 10. November 2026: Die Regierungsvorlage 2025/26:282 ist ein weiterer Vorschlag. Die Behandlung der Betrachtung 2026/27:SkU3 durch das Parlament hat den Entscheidungszeitpunkt 11. November 2026. Sollte der Vorschlag angenommen werden, ist der Hauptinwirkungsbeginn der 1. Januar 2027; besondere neue Angaben zur Personaldokumentation und der elektronische Export sollen laut Vorlage ab dem 1. Juli 2027 angewendet werden. Überprüfen Sie vor der tatsächlichen Verwendung den Beschluss, den Gesetzestext und den tatsächlichen E-Service der Steuerbehörde.

Die fünf Arbeitsvorlagen

1. A01 – Projekterklärung und Subunternehmererklärung: zwei unabhängige Ja/Nein-Antworten – wurden Subunternehmer beauftragt und wurden Personaldienstleister beauftragt? Markieren Sie intern „unbekannt“, bis die tatsächlichen Gegebenheiten geklärt sind.
2. A02 – Auszahlungskontrolle: Überprüfen Sie, ob die Arbeit ausgeführt wurde, ob die Zahlung des Kunden elektronisch nachvollziehbar ist, ob Arbeits-/Material-/sonstige Kosten nicht vermischt wurden und ob die sachkundige Person die Anfrage geprüft hat.
3. A03 – Nachweiskette des Subunternehmers: Sammeln Sie interne Vertrags-, Bestell-, Rechnungs- und Zeiterfassungsreferenzen. Laut Vorlage wird nicht grundsätzlich eine vollständige Liste mit der Identität jedes Subunternehmers als neues Feld in der Auszahlungsanfrage benötigt; die Liste dient als interner Kontrollnachweis.
4. A04 – Personaldokumentation und Leihpersonal: Beurteilen Sie zunächst, ob am Arbeitsplatz überhaupt eine Personaldokumentation erforderlich ist. Bereiten Sie anschließend die relevante Arbeitgeberidentität für Leihpersonal und die Überprüfung des elektronischen Exports gemäß der von 1. Juli 2027 vorgeschlagenen Anwendung der Vorschriften vor.
5. A05 – Abweichung, Korrektur und abschließende Bestätigung: Behandeln Sie widersprüchliche Antworten zu Subunternehmern, fehlerhafte Rechnungsunterlagen, unklare Personaldokumentationen oder bereits eingereichte Angaben. Unterscheiden Sie zwischen geplanter Korrektur, tatsächlich durchgeführter Korrektur, Bestätigung durch die Behörde und Entscheidung der Behörde.

Excel mit neun praktischen Reitern

Übersicht, Vorgänge, Subunternehmer/Personaldienstleister, Auszahlung, Personaldokumentation, Nachweiskette, Abweichungen, Entscheidungen und Quellen. Die Arbeitsmappe enthält keine Testvorgänge, verfügt jedoch über Registrierungsfelder, vorbereitete Statuslisten, Indikatoren und eine Kontrollübersicht. Excel zeigt unter anderem KLÄREN: SUBUNTERNEHMER/PERSONALDienstLEISTER an, wenn die Angaben unvollständig sind, ARBEIT / ZAHLUNG FEHLT, wenn zentrale Unterlagen fehlen, und ARBEITGEBER-ID FEHLT im Vorbereitungsprozess der Personaldokumentation. Eine vollständige interne Kontrolle wird als INTERNER NACHWEIS VOLLSTÄNDIG – KEINE ENTSCHEIDUNG DER BEHÖRDE markiert, niemals als genehmigte Steuervergünstigung.

Die Tests umfassen 15 konkrete Situationen, darunter zwei separate Mitteilungen zu Subunternehmern/Personaldienstleistern, negative Beträge, fehlende Zahlungen, fehlende Arbeitgeber-ID, unvollständige Exporttests, fehlende Unterschriften und eine leere Kundenversion. Keine echten Personennummern, Kundenzahlungen oder fiktiven Vorgänge sind vorausgefüllt.

Was ist neu im Vorschlag für 2027?

Auszahlungsanfrage: Gemäß dem Vorschlag zur Änderung des Gesetzes (2009:194) über das Verfahren bei Steuervergünstigungen für Hausarbeitsleistungen und des Gesetzes (2020:1066) über grüne Technologien muss gesondert angegeben werden, ob Subunternehmer bzw. Personaldienstleister beauftragt wurden oder nicht. Die Angaben sind auf Ehr und Gewissen zu machen. Der Vorschlag darf nicht mit einem fertigen neuen Formular im E-Service der Steuerbehörde verwechselt werden, bevor Gesetz und Dienst aktualisiert wurden.

Personaldokumentation: Für Unternehmen, die dieser Anforderung unterliegen, werden ergänzende Angaben über den Arbeitgeber von Leiharbeitnehmern sowie die elektronische Übermittlung von Daten aus einer elektronischen Personaldokumentation auf Anfrage der Steuerbehörde vorgeschlagen. Diese vorgeschlagenen Bestimmungen sollen laut Vorlage erstmals ab dem 1. Juli 2027 angewendet werden; die Exportpflicht betrifft keine Personaldokumentationsdaten, die für einen Zeitraum vor diesem Datum gelten.

Bereits geltende ROT-Kontrollen: Die Steuerbehörde beschreibt unter anderem Anforderungen an die ausgeführte Arbeit, die elektronische Zahlung und die rechtzeitige Beantragung. Der Ausführende sollte Arbeitskosten von Material und anderen Kosten trennen. Dieses Paket ersetzt nicht die Formulare der Behörde oder die Rechtsberatung zu einer einzelnen Steuervergünstigung.

Unterschied zum ROT-Rechnungsformular von Mallbutiken

ROT-Rechnung & ROT-Abzug hilft bei Kundenrechnungen, Arbeitskosten und Abzugsverzeichnissen. Das neue Paket setzt an der nächsten Risikostelle an: Der Hauptausführende muss nachweisen können, ob Subunternehmer oder Personaldienstleister beauftragt wurden, wie dies vor der Beantragung verifiziert wurde und ob die Personaldokumentationsroutine die kommenden zusätzlichen Kontrollen umfasst.

Häufig gestellte Fragen

Sind die neuen Regeln für 2027 bereits beschlossen?

Nein, nicht zum 10. November 2026. Das Parlament hat den 11. November als Entscheidungszeitpunkt geplant. Überprüfen Sie vor der Verwendung sowohl, ob der Vorschlag angenommen wurde, als auch die endgültige Gesetzesänderung.

Muss das Unternehmen in der ROT-Anfrage den Namen jedes Subunternehmers angeben?

Nicht als allgemeine neue Anforderung gemäß der aktuellen Vorlage. Der Vorschlag gilt für zwei separate Angaben darüber, ob Subunternehmer und Personaldienstleister beauftragt wurden. Unternehmensidentitäten sind im Paket als separater interner Nachweis enthalten und können in anderen relevanten Zusammenhängen angefragt werden.

Gilt die Personaldokumentation für jede kleinere ROT- oder RUT-Arbeit?

Nein. Zunächst müssen die tatsächlichen gesetzlichen Anforderungen und etwaige Ausnahmen für das Unternehmen und den Arbeitsplatz beurteilt werden. Allein die Tatsache, dass ein Kunde ROT oder RUT erhalten kann, begründet nicht automatisch die Pflicht zur Führung einer Personaldokumentation.

Wann sollen die neuen Anforderungen an die Personaldokumentation beginnen?

Die neuen Angaben über Arbeitgeber von Leiharbeitnehmern und der elektronische Export sollen laut Vorschlag ab dem 1. Juli 2027 angewendet werden, auch wenn die übrigen Gesetzesänderungen für den 1. Januar vorgeschlagen sind.

Kann Excel eine ROT-Anfrage stellen oder eine Auszahlung für grüne Technologien leisten?

Nein. Excel dokumentiert Kontrollvorgänge; es wird weder eine Anfrage, Bestätigung, Auszahlung noch ein E-Export durchgeführt. Verwenden Sie die tatsächlichen Systeme der Steuerbehörde.

Sind alle Arbeitsvorlagen auf Englisch?

Nein. Fünf Arbeitsvorlagen, ein schwedischer Leitfaden und Excel sind auf Schwedisch. Ein separater englischer Benutzerleitfaden ist enthalten. DOCX und XLSX sind bearbeitbar, PDF ist durchsuchbar/druckbar, aber keine digital ausfüllbare Formulare.

Version, Rechtsquellen und Einschränkungen

Version 1.0, interne KI-unterstützte Rechtsquellprüfung 10. November 2026. Quellen: Prop. 2025/26:282, Abschnitte 5, 7 und 10; bet. 2026/27:SkU3; Steuerbehörde – ROT für Unternehmen; Steuerverfahrensgesetz (2011:1244), Gesetz (2009:194) sowie Gesetz (2020:1066).

Keine externe unabhängige Rechtsprüfung, Wirtschaftsprüferbestätigung, Entscheidung der Steuerbehörde, Behördenantrag oder zertifizierte Personaldokumentation enthalten. Das Paket ist eine administrative Arbeitsgrundlage und garantiert keine Steuervergünstigung, Einhaltung oder Auszahlung. Die Kunden-ZIP wird erst mit der Download-App verknüpft, wenn der Shop-Inhaber separat die Veröffentlichung entscheidet.