Päiväkassan täsmäytys – kassakirja, päivän päätös ja kassaerot

Täsmäytä päiväkassa laskemalla fyysinen käteinen ja vertaamalla sitä odotettuun käteissaldoon. Lähtökohtana on vaihtokassa, johon lisätään käteismaksut ja josta vähennetään dokumentoidut käteisnostot ja palautukset. Ero on kassaero, joka on selvitettävä ja dokumentoitava.

Opas koskee fyysistä käteiskassaa esimerkiksi kaupassa, kahvilassa tai yhdistyksessä. Kortti- ja MobilePay-maksut käsitellään erikseen. Päivän päätöksen on mahdollistettava sekä myydyn sisällön että rahojen sijainnin hahmottaminen.

Kassakirja, päiväkassaraportti ja kassajärjestelmä – mitä eroa niillä on?

Näin lasket odotetun käteiskassan

Maksuihin sisältyvät esimerkiksi myynti, jonka asiakas maksaa seteleillä ja kolikoilla, sekä dokumentoitu vaihtokassan lisäys. Nostot voivat olla käteispalautuksia, pankkitalletuksia tai muita dokumentoituja nostoja. Samaa liiketapahtumaa ei saa kirjata kahdesti.

Laskuesimerkki: myymälä sulkeutuu päiväksi

Myymälän 6 000 kruunun korttimyyntiä ja 800 kruunun MobilePay-myyntiä ei lisätä lippaassa olevaan käteiseen. Kyseisiä maksuja on verrattava niiden omiin tositteisiin. Miinus 50 kruunua osoittaa poikkeaman, mutta ei itsessään kerro, mitä on tapahtunut.

Päivän päätös askel askeleelta

1. Päätä myyntipäivä kassajärjestelmän ohjeiden mukaisesti. Tulosta päivän Z-päiväraportti, kun käytät kassajärjestelmää. Säästä tositteet palautuksista ja korjauksista.
2. Laske käteinen nimellisarvoittain. Kirjaa setelien ja kolikoiden määrä ja summaa ne. Tee laskenta mieluiten paikassa, jossa käynnissä oleva myynti ei muuta saldoa.
3. Kokoa liikkeet. Tarkista vaihtokassa, käteismyynti, lisävaihtokassa, palautukset ja nostot. Jokainen nosto tarvitsee selityksen ja viitteen.
4. Vertaa odotettuun saldoon. Tarkista laskenta ja se, ettei liikkeitä ole kirjattu väärälle maksutavalle.
5. Dokumentoi erot. Merkitse päivämäärä, kassa, summa, tarkastetut tositteet ja selvityksen tekijä. Kuvaa objektiivisesti tiedossa olevat asiat.
6. Määritä seuraavan päivän vaihtokassa. Erota jätettävä vaihtokassa talletettavasta käteisestä. Dokumentoi luovutus ja säilytys.
7. Toimita aineisto eteenpäin. Lähetä päiväraportti ja sen liitteet kirjanpidosta vastaavalle henkilölle. Varmista, että aineisto on täydellinen.

Mitä tehdä, kun kassa ei täsmää?

Aloita laskemalla kassa uudelleen. Vertaa sen jälkeen vaihtokassaa edellisen päivän päätökseen, tarkista palautukset ja etsi käteisnostoja, joita ei ole kirjattu päiväkirjaan. Tarkista myös, onko kortti- tai MobilePay-maksu kirjattu virheellisesti käteismaksuna.

Jos ero säilyy, kirjaa se poikkeamaluetteloon. Nimeä vastuuhenkilö ja ajankohta, jolloin selvitystä seurataan. Toistuvat pienet erot voivat kertoa epäselvistä rutiineista. Eron kirjanpidollinen käsittely riippuu olosuhteista ja siitä tulee päättää kirjanpidosta vastaavan tahon.

Mitkä kassajärjestelmäsäännöt yrityksen tulee tarkistaa?

Ruotsin veroviraston (Skatteverket) pääsääntö on, että käteis-, kortti- tai elektronisilla maksuilla (kuten Swish) tehty myynti on kirjattava kassajärjestelmään. Poikkeuksia on, muun muassa tietyille toimialoille ja vähäiselle myynnille. Arvioi poikkeamaa suhteessa todelliseen toimintaan, ei siihen, kuinka monta seteliä kassassa on. Lue Skatteverketin ajankohtaiset tiedot kassajärjestelmistä.

Skatteverket kuvaa myös vaihtokassaa, kuitteja ja Z-päiväraporttia koskevat rutiinit oppaassaan Näin käytät kassajärjestelmää. Noudata tilanteeseenne soveltuvia sääntöjä, myös käyttökatkojen aikana.

Muistilista selkeää päiväkassaraporttia varten

• Päivämäärä, toimipiste ja kassan tunniste.
• Alkava vaihtokassa ja lasketut nimellisarvot.
• Käteismaksut, palautukset ja nostot viitteineen.
• Odotettu saldo, laskettu saldo ja ero.
• Selitys tai selvitystila poikkeamille.
• Vastuuhenkilö, tarkastus ja luovutus seuraavaan vaiheeseen.

Yleisiä virheitä

• Kaikki myynti lasketaan käteiseksi. Tällöin kassa ei täsmää koskaan, kun asiakkaat maksavat korteilla.
• Vaihtokassa lasketaan päivän tuotoksi. Se on alkava saldo, ei uutta myyntiä.
• Pankkitalletus unohtuu. Käteinen on poistunut lippaasta, vaikka pankki kirjaisi sen myöhemmin.
• Ero "kuitataan pois". Tällöin katoaa tieto, jota tarvitaan rutiinien parantamiseen.
• Kassakirjaa pidetään koko kirjanpitona. Yrityksen on silti noudatettava kirjanpitolain sääntöjä.

Yleisiä kysymyksiä kassakirjasta ja päiväkassasta

Voiko Excel-kassakirja korvata kassajärjestelmän?

Ei. Jos toiminta kuuluu kassajärjestelmävelvollisuuden piiriin, on käytettävä sääntöjen mukaista kassajärjestelmää. Excel-yhteenveto on täsmäytystä tukeva täydennys.

Tuleeko MobilePay (Swish) laskea fyysiseen käteiskassaan?

Ei. MobilePay ei vaikuta setelien ja kolikoiden määrään. Seuraa maksua erikseen, vaikka se saattaisikin kuulua myynnin kirjaamista koskevien sääntöjen piiriin.

Voivatko yhdistykset käyttää käteispäiväkirjaa?

Kyllä, käytännön seurantatyökaluna. Kassajärjestelmä- ja kirjanpitovelvollisuutta on kuitenkin arvioitava yhdistyksen toiminnan ja sovellettavien poikkeusten perusteella.

Saako juoksevan kirjanpidon tehdä tavallisella Excelillä?

Ruotsin kirjanpitolautakunta (BFN) toteaa, ettei kirjanpitoa saa tehdä ohjelmassa, jossa kirjauksia voi muuttaa jälkikäteen, kuten tavallisessa Excel-tiedostossa. Kontrollipäiväkirjaa ei siksi pidä esittää hyväksyttynä kirjanpito-ohjelmana.

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Talousohjaus pienyrityksissä
• Maksuvalmiusbudjetti ja kassavirtaennuste
• Lasku- ja laskutusvaatimukset yrityksille
• Osakeyhtiön tilinpäätös
• Talousmallit Excelissä, Wordissa ja PDF-muodossa

Lähteet

• Skatteverket – kassajärjestelmät ja muutokset vuodelle 2027
• Skatteverket – kassajärjestelmän käyttö
• BFN – kirjanpito-ohjelmat ja Excel

Viimeksi päivitetty: 13. lokakuuta 2026. Yleistä tietoa käteisen käsittelystä, verotuksesta ja laskennasta. Opas ei korvaa yksilöllistä neuvontaa tai yrityksen kassajärjestelmä- ja kirjanpitovelvollisuuden tarkistamista.