Kontrolltase – aineisto, liitetiedot ja liitteet
Jaa
Faktantarkistettu: 1. lokakuuta 2026 · Ruotsin laki
Kontrollitaseen on oltava jäljitettävä ja hyvin perusteltu, mutta on tärkeää erottaa toisistaan lain KBR:lle (kontrollitaseelle) asettamat vaatimukset ja se, mitä työasiakirjoja on käytännössä tarkoituksenmukaista säilyttää. Kaikista laskuista, tiliotteista ja sopimuksista ei tarvitse automaattisesti tulla asiakirjan virallisia liitteitä.
Mitä itse kontrollitaseen tulisi osoittaa?
Kontrollitaseen tulee antaa selkeä kuva varoista, veloista, varauksista ja omasta pääomasta KBR-sääntöjen mukaisesti. Jos yhtiö hyödyntää osakeyhtiölain 25 luvun 14 §:n erityisiä oikaisumahdollisuuksia, nämä oikaisut on eriteltävä.
Siksi tulee olla ymmärrettävissä:
- mikä on kontrollitaseen päivämäärä,
- mitkä kirjanpidon arvot ovat lähtökohtana,
- mitkä erät on oikaistu,
- millä summalla ne on oikaistu,
- mikä vaikutus oikaisuilla on omaan pääomaan,
- mikä on rekisteröity osakepääoma, johon vertailu tehdään.
Hallituksen on allekirjoitettava kontrollitase. Sitä ei siis tule supistaa irtotaulukoksi ilman selvää yhteyttä hallituksen vastuuseen.
Mitä työasiakirjoja tulisi olla?
Tarvittavat asiakirjat riippuvat yhtiön eristä ja tehdyistä arvioista. Hyvin järjestetty KBR-aineisto voi sisältää esimerkiksi:
- ajantasaisen pääkirjan ja saldotaseen,
- myynti- ja ostoreskontran,
- pankki- ja laina-asiakirjat,
- varastoinventaarin ja arvonalennusarvion,
- käyttöomaisuusrekisterin,
- arvonmäärityslausunnot oikaistuista eristä,
- asiakirjat epävarmoista saamisista ja varauksista,
- laskelman verotettavasta varauksesta aiheutuvasta laskennallisesta verosta,
- arvostukseen vaikuttavat olennaiset sopimukset tai päätökset.
Tee jokaisesta KBR-oikaisusta jäljitettävä
Hyvä menetelmä on antaa jokaiselle oikaisulle viite, esimerkiksi J1, J2 ja J3, ja yhdistää se tiettyyn asiakirjaan. Näin hallitus, tilintarkastaja ja tarvittaessa myöhempi tarkastaja voivat seurata polkua alkuperäisestä kirjanpitoarvosta KBR-arvoon.
| Viite | Erä | Alkuperäinen arvo | Oikaisu | KBR-arvo | Asiakirja |
|---|---|---|---|---|---|
| J1 | Esimerkkierä | 100 000 | +20 000 | 120 000 | Arvostus päivätty … |
Katso myös Varojen ja velkojen arvostaminen kontrollitaseessa.
Dokumentoi hallituksen ja yhtiökokouksen toimenpiteet
Itse kontrollitaseen lisäksi yhtiön tulee dokumentoida yhtiöoikeudelliset toimenpiteet. Kun hallitus arvioi, että kontrollitaseen laatimisvelvollisuus on syntynyt, tulee olla jäljitettävää dokumentaatiota siitä, miten asiaa on käsitelty. Jos kontrollitase osoittaa pääomanmenetyksen alle puolen rajasta, ensimmäisen kontrolliyhtiökokouksen kutsu ja pöytäkirja ovat keskeisiä. Jos toinen kontrolliyhtiökokous on tarpeen, myös uusi kontrollitase ja kokousasiakirjat on pidettävä järjestyksessä.
Tämä on erityisen tärkeää, koska ajankohdilla voi olla merkitystä henkilökohtaisen maksuvelvollisuuden kannalta.
Miten kauan ja miten aineistoa tulisi säilyttää?
Kirjanpitotietoihin luettavat asiakirjat kuuluvat kirjanpitolain arkistointisääntöjen piiriin. Muu yhtiöoikeudellinen materiaali voi kuulua muiden säilyttämisintressien piiriin. Käytännön neuvo on olla hävittämättä asiakirjoja, joita tarvitaan jälkikäteen osoittamaan, miten hallitus on perustellut asian, mitä arvoja on käytetty ja milloin toimenpiteisiin on ryhdytty.
Yrityksille, joilla on monimutkaisia arvostuksia tai jatkuva pääomanmenetys, voi olla viisasta käyttää taloushallinnon konsultin, tilintarkastajan tai lakimiehen apua.
Yleiset dokumentointivirheet
- Loppusummien säilyttäminen ilman laskelmia.
- Arvonnousujen perustelujen puuttuminen.
- Oikaisujen erittelyn puuttuminen osakeyhtiölain 25 luvun 14 §:n mukaisesti.
- Tilinpäätöksen liitetietojen ja KBR-asiakirjojen sekoittaminen ja sen virheellinen olettaminen, että samat muotovaatimukset pätevät aina.
- Päivättyjen hallituksen tai yhtiökokouksen asiakirjojen puuttuminen.
- Taulukkolaskentatiedoston korvaaminen hallituksen allekirjoittamalla varsinaisella kontrollitaseella.
Katso koko aikajana artikkelista Miten kontrollitaseen laatiminen tapahtuu?.
Kontrollitaseen malli – Ilman tilintarkastajaa (Excel) maksaa 49 kr ja tarjoaa laskentapohjan yksityisille osakeyhtiöille, joilla ei ole valittua tilintarkastajaa. Malli ei korvaa hallituksen tekemää erien arviointia.
