Inventarliste und Abnahmeprotokoll bei Vermietung – so geht's

Von Mallbutiken · Sachverhalte geprüft am 30. September 2026 · Ca. 5 Minuten Lesezeit

Ein Inventarverzeichnis zeigt, was in der Wohnung verbleibt. Ein Übergabeprotokoll beschreibt den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Nutzen Sie beide Dokumente gemeinsam vor dem Einzug und vergleichen Sie diese mit denselben Unterlagen beim Auszug. Dokumentieren Sie Anzahl, vorhandene Schäden, Fotos und Schlüssel, damit Sie später genau nachvollziehen können, was Sie gesehen und vereinbart haben.

Was ist der Unterschied zwischen den Dokumenten?

Das Inventarverzeichnis ersetzt nicht den Mietvertrag und stellt an sich keine Vermietungserlaubnis dar. Wenn Sie die Vermietung an sich noch nicht geregelt haben, beginnen Sie mit dem Ratgeber zu Mietverträgen.

Vor dem Einzug: Gehen Sie gemeinsam durch die Wohnung

1. Identifizieren Sie das Mietobjekt und den Anlass. Notieren Sie Adresse, ggf. Wohnungsnummer, Datum, Teilnehmer und einen Verweis auf den Mietvertrag.
2. Arbeiten Sie Raum für Raum. Folgen Sie einer festen Reihenfolge durch die Wohnung. Überprüfen Sie auch Kellerabteile und andere mitvermietete Bereiche.
3. Zählen und beschreiben Sie das Inventar. Unterscheiden Sie z. B. zwischen vier Esszimmerstühlen und einem Bürostuhl. Notieren Sie das Modell oder andere Identifizierungsmerkmale, wenn dies sinnvoll ist.
4. Beschreiben Sie sichtbare Mängel. Geben Sie den Ort, die ungefähre Größe und das an, was Sie tatsächlich sehen. Schreiben Sie „nicht geprüft“, wenn etwas nicht genau untersucht wurde.
5. Verknüpfen Sie Fotos mit den Zeilen. Verwenden Sie eine Foto-ID, die sowohl im Protokoll als auch im Dateinamen erscheint.
6. Zählen Sie Schlüssel und Transponder. Schreiben Sie Anzahl und Typ auf. Überprüfen Sie die Funktion, sofern praktisch möglich.
7. Lesen Sie alles durch und bewahren Sie jeweils eine Kopie auf. Stellen Sie sicher, dass bei beiden Exemplaren dieselben Anhänge beiliegen.

Dies ist ein praktischer Arbeitsablauf, kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Passen Sie den Umfang an die Wohnung und das Mietverhältnis an. Eine möblierte Villa erfordert oft mehr identifizierte Gegenstände als ein unmöbliertes Zimmer.

Beispiel: So schreiben Sie, damit die Notiz später nützlich ist

Unpräzise: „Tisch – okay.“ Das sagt nicht aus, welcher Tisch gemeint ist oder ob ein Fleck bereits vorhanden war.

Präziseres, fiktives Beispiel: „Küche, Eichen-Esstisch, ein Stück. Ca. 4 cm langer Kratzer an der rechten Ecke zum Fenster hin. Foto K03, aufgenommen beim Einzug. Beide Parteien haben den Kratzer gesehen.“

Die Notiz sollte die Beobachtung beschreiben, ohne die Genauigkeit zu übertreiben. Schreiben Sie nicht „fehlerfrei“, wenn Sie nur flüchtig hingeschaut haben. Wenn ein Geschirrspüler nicht im Betrieb getestet wurde, können Sie angeben, dass die Außenseite geprüft, aber die Funktion nicht getestet wurde.

Fotografieren Sie sowohl das Ganze als auch das Detail

Machen Sie zuerst eine Übersichtaufnahme, auf der die Position des Gegenstands erkennbar ist, und danach eine Detailaufnahme des Mangels. Verwenden Sie klare Dateinamen, z. B. K03-Tisch-Kratzer.jpg. Speichern Sie die Originaldateien und notieren Sie das Datum im Protokoll. Ein Datum im Dateinamen allein ist kein ausreichender Beweis für den Aufnahmezeitpunkt.

Stellen Sie sicher, dass beide Parteien Zugriff auf denselben Fotoanhang haben und die Links nicht nach wenigen Tagen ablaufen. Vermeiden Sie es, persönliche Dokumente oder andere unnötige Daten auf den Bildern festzuhalten.

Beim Auszug: Vergleichen, statt neu beginnen

Verwenden Sie das Einzugsprotokoll als Referenz und erstellen Sie ein neues, datiertes Auszugsprotokoll. Markieren Sie, was unverändert ist, was hinzugekommen ist und was nicht beurteilt werden kann. Überprüfen Sie Inventar und Schlüssel anhand derselben Identifizierungsmerkmale wie beim Einzug.

Halten Sie Reinigung, fehlende Gegenstände und Schäden getrennt. Beschreiben Sie einen zurückgelassenen Fleck als Beobachtung, bevor Sie über Reinigung, Maßnahmen oder Kosten entscheiden. Bewahren Sie ältere Versionen auf, anstatt sie zu überschreiben.

Normaler Verschleiß oder ersatzpflichtiger Schaden?

Eine Wohnung verändert sich durch die Nutzung. Normaler Verschleiß ist von Schäden zu unterscheiden, für die der Mieter verantwortlich ist. Nach schwedischem Mietrecht (Jordabalken 12 Kap. 24 §) hat der Mieter eine Sorgfaltspflicht und kann für Schäden schadenersatzpflichtig werden, die durch eigenes Verschulden oder durch Fahrlässigkeit von Personen verursacht wurden, die unter diese Bestimmung fallen.

Die Beurteilung erfordert mehr, als nur zu sehen, dass etwas beim Auszug schlechter aussieht. Der frühere Zustand, die Nutzungsdauer, die Schadensursache und sonstige Umstände spielen eine Rolle. Das Protokoll kann helfen, den Hergang zu klären, entscheidet aber nicht eigenständig über einen Streitfall oder eine angemessene Schadenshöhe.

Mängel, die sofort behoben werden müssen, sollten nicht nur in das nächste Protokoll eingetragen werden. Das Gesetz enthält auch die Pflicht, den Vermieter über Schäden und Mängel zu informieren.

Wenn Sie sich bei der Besichtigung nicht einig sind

Notieren Sie die Ansichten beider Seiten. Schreiben Sie z. B., dass der Vermieter einen Fleck als neu einstuft, während der Mieter angibt, dass dieser bereits beim Einzug vorhanden war. Verweisen Sie auf Fotos und frühere Notizen, ohne die Ansicht einer Partei als gemeinsame Feststellung darzustellen.

Erklären Sie, was die Unterschrift bedeutet. Ein Dokument, das Beobachtungen bestätigt, muss nicht gleichzeitig ein Schuldanerkenntnis enthalten. Wenn jemand nicht unterschreiben möchte, notieren Sie dies und geben Sie die Möglichkeit, eigene Kommentare zu senden. Lassen Sie eine fehlende Unterschrift nicht wie eine Zustimmung aussehen.

Häufige Fragen

Reichen Fotos aus?

Fotos zeigen das, was sichtbar ist, beschreiben aber nicht immer Anzahl, Funktion, unterschiedliche Auffassungen der Parteien oder welche Schlüssel übergeben wurden. Kombinieren Sie diese idealerweise mit kurzen, präzisen Notizen.

Ist dies eine technische Abnahme?

Nein. Eine gemeinsame Durchsicht des sichtbaren Zustands ersetzt nicht die fachmännische Beurteilung von z. B. Feuchtigkeit, Elektrik oder der Gebäudekonstruktion.

Können die Dokumente auf Englisch sein?

Wählen Sie eine Sprache, die beide Parteien verstehen, und prüfen Sie, ob die Unterlage für schwedische Mietverhältnisse geeignet ist. Übersetzen Sie nicht nur die Überschrift; auch Zustandsbeschreibungen und Vorbehalte müssen verständlich sein.

Erhalten Sie eine gemeinsame Struktur für die Abnahme

Mallbutikens Inventarverzeichnis und Übergabeprotokoll in Word/PDF helfen Ihnen, Daten über Inventar und den Zustand der Wohnung zu sammeln. Passen Sie die Unterlage an und lesen Sie den Ratgeber vor der Verwendung.

Zum Inventarverzeichnis und Übergabeprotokoll

Benötigen Sie Englisch? Hier geht es zur englischen Version für die Vermietung.