Gehaltsbescheinigung & Einkommensnachweis 2026/2027 – Für Bank & Vermieter, Lohnanhang & Excel | Word/PDF

Lohn- und Einkommensbescheinigungen – professionelle Vorlagen in Word, PDF und Excel

Muss das Unternehmen eine Lohnbescheinigung oder einen Einkommensnachweis für eine Bank oder einen Vermieter ausstellen? Mit diesem digitalen Vorlagenpaket kann ein zeichnungsberechtigter Arbeitgeber Angaben zu Beschäftigungsverhältnis, Grundgehalt und tatsächlich ausgezahlten Löhnen zusammenstellen, prüfen und unterzeichnen. Die Dokumente helfen Ihnen dabei, zwischen vertraglich vereinbartem Lohn, historisch verifiziertem Bruttolohn, Steuerabzügen, Nettoauszahlungen und variablen Bezügen zu unterscheiden – ohne dabei unbegründete Versprechen über zukünftiges Einkommen zu machen.

Sie erhalten 15 Dateien: 7 bearbeitbare Word-Dokumente (DOCX), 7 durchsuchbare A4-PDFs und 1 Excel-Datei (XLSX) mit neun Reitern. Die fünf Hauptvorlagen sind auf Schwedisch verfasst. Ein schwedischer Benutzerleitfaden sowie ein englischer Benutzerleitfaden („English User Guide“) sind enthalten. Bitte beachten Sie, dass Empfänger eigene Formulare und Verifizierungsanforderungen haben können.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnbescheinigung, Einkommensnachweis und Arbeitsbescheinigung?

Lohnbescheinigung: Ein vom Arbeitgeber ausgestelltes Dokument, das Anstellung, vereinbartes Bruttogehalt, Arbeitszeit oder Beschäftigungsgrad sowie Angaben gemäß tatsächlicher Lohnunterlagen enthalten kann.

Einkommensnachweis: Ein Dokument, das verifizierte historische Einkünfte über bestimmte Zeiträume zusammenstellt. Der Empfänger, beispielsweise eine Bank oder ein Vermieter, kann eigene ergänzende Dokumente oder ein bestimmtes Format verlangen.

Arbeitsbescheinigung für die Arbeitslosenkasse (a-kassa): Dies ist ein anderes Dokument mit spezifischem Zweck. Das schwedische Arbeitsamt verweist hierfür auf die E-Dienste der Arbeitslosenkasse oder arbetsgivarintyg.nu. Dieses Paket ist keine solche Arbeitsbescheinigung und ersetzt nicht den offiziellen Prozess der Arbeitslosenkasse.

Bruttolohn, Nettolohn und schwankendes Einkommen – Angaben prüfen

Gemäß den Informationen des schwedischen Finanzamts (Skatteverket) zur Lohnauszahlung ist der Bruttolohn das Entgelt vor Steuerabzug und kann weitere geldwerte Leistungen neben dem Grundgehalt umfassen. Für eine glaubwürdige Lohnbescheinigung ist das vereinbarte Grundgehalt von früheren Auszahlungen wie Erschwerniszulagen (OB), Überstunden, Boni oder Provisionen zu trennen. Variable Beträge dürfen nicht als fixes oder garantiertes zukünftiges Monatseinkommen dargestellt werden.

Das ausgezahlte Netto kann durch Steuerabzüge und andere spezifizierte Abzüge beeinflusst werden. Prüfen Sie immer die tatsächliche Lohnabrechnung, Belege und Auszahlungen. Angaben auf Ebene des Arbeitgebers können relevante Kontrollunterlagen sein, die Vorlage selbst erstellt jedoch keine Steuererklärung für Arbeitgeber. Rechtlicher Leitfaden des Finanzamts (Skatteverket).

So erstellen Sie eine korrekte Lohnbescheinigung

1. Fragen Sie, welches Dokument der Empfänger benötigt und ob ein eigenes Formular verwendet werden muss.
2. Stellen Sie den legitimen Zweck, die Befugnis und die benötigten personenbezogenen Daten fest.
3. Überprüfen Sie Name und Organisationsnummer des Arbeitgebers sowie Beschäftigungsart und Vertragsdetails.
4. Bestätigen Sie das aktuell vereinbarte Grundgehalt getrennt von variablen Bezügen.
5. Rufen Sie die richtigen historischen Lohnperioden aus Originalabrechnungen und Systemen ab.
6. Stimmen Sie Bruttolohn, Steuerabzüge, sonstige Abzüge und das tatsächlich ausgezahlte Netto ab.
7. Erklären Sie abweichende oder unregelmäßige Einkommen sachlich.
8. Prüfen Sie, ob die Bescheinigung nur verifizierte Angaben und den beabsichtigten Zeitraum umfasst.
9. Lassen Sie das Dokument von einem zeichnungsberechtigten Vertreter unterzeichnen und dokumentieren Sie Datum und Version.
10. Übermitteln Sie das Dokument sicher und notieren Sie ggf., welche Version an welchen Empfänger gesendet wurde.

Excel – neun Reiter mit Abstimmung des tatsächlichen Lohns

Die Reiter heißen Übersicht, Bescheinigung, Lohnperioden, Anstellung, Kontrolle, Ausstellung, Empfänger, Belege und „Lies mich“. Im Reiter „Lohnperioden“ werden separate Beträge für Brutto, Steuerabzug, andere Abzüge und das tatsächlich ausgezahlte Netto eingetragen. Formeln erstellen eine Kontrollberechnung und markieren Differenzen, die untersucht werden müssen. Das Dashboard zählt registrierte Bescheinigungen und zeigt Summen für explizit verifizierte Lohnperioden an.

Wichtig: Eine Formel stellt nicht fest, ob ein Arbeitsverhältnis oder ein Lohn real ist. Sie kann keine authentische Bescheinigung ausstellen, Einkommen garantieren oder die Datenbanken des Finanzamts prüfen. Excel ist eine administrative Unterstützung und sollte mit entsprechendem Datenschutz aufbewahrt werden.

DSGVO und Umgang mit Lohndaten

Lohndaten identifizierbarer Arbeitnehmer sind personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber muss einen dokumentierten Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine relevante Informationsverwaltung haben. Die personenbezogenen Daten dürfen nicht in größerem Umfang gesammelt oder weitergegeben werden als notwendig. Der Leitfaden von IMY zur Information an Arbeitnehmer beschreibt die Informationspflicht. Bewahren Sie keine vollständige Lohnhistorie in einer ungeschützten Arbeitsmappe auf.

Verwandte Vorlagen und Dokumente

• Anstellungs- und Tätigkeitsnachweis – für Beschäftigungsdauer, Aufgaben und Arbeitsbeschreibung statt Lohnhistorie.
• Lohnpolitik & Lohnrevision – interne Abläufe für Lohnentscheidungen und Kriterien.
• Bonusverträge & Anreizprogramme – Bedingungen für etwaige variable Bezüge.
• Mitarbeitergespräche & Entwicklungsgespräche.

Häufig gestellte Fragen zu Lohn- und Einkommensbescheinigungen

Kann der Arbeitgeber die Vorlage für ein Schreiben an die Bank verwenden?

Ja, als ergänzende Bescheinigung des Arbeitgebers, sofern die Bank ein solches Dokument akzeptiert. Die Bank kann spezielle Formulare, Lohnabrechnungen oder andere Verifizierungen verlangen.

Ist dies eine Arbeitsbescheinigung für die Arbeitslosenkasse (a-kassa)?

Nein. Für die Arbeitslosenkasse muss der Arbeitgeber arbetsgivarintyg.nu oder die von der Kasse angewiesenen Abläufe verwenden.

Darf man zukünftigen Lohn oder Provisionen als garantiert bescheinigen?

Nicht ohne tatsächliche Grundlage für die Behauptung. Ein vereinbartes Festgehalt sollte von historischen Ergebnissen variabler Bezüge und etwaigen Prognosen getrennt werden.

Ist Excel mit dem Lohnsystem des Arbeitgebers oder dem Finanzamt verbunden?

Nein. Die Arbeitsmappe enthält ein leeres manuelles Register mit Formeln und Kontrollen; es werden keine externen Lohnsysteme oder Behördendaten automatisch abgerufen.

Wer darf die Bescheinigung unterzeichnen?

Ein zeichnungsberechtigter Vertreter des Arbeitgebers, der die Angaben tatsächlich geprüft hat. Die Vorlage enthält Felder für Funktion, Datum, Name und Unterschrift.

Sind die Vorlagen auf Schwedisch und Englisch?

Die fünf Hauptdokumente sind auf Schwedisch. Ein schwedischer Benutzerleitfaden und ein separater English User Guide sind enthalten; der Text der Hauptbescheinigungen ist nicht ins Englische übersetzt.

Quellen und Versionsinformationen

• Skatteverket – Lohn auszahlen, Brutto und Steuerabzug
• Skatteverket – Arbeitgebererklärung
• IMY – Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitsleben
• Arbetsförmedlingen – Arbeitsbescheinigung bei Arbeitslosigkeit

Ausgabe 1.0 – 2026/2027. Quellenprüfung 18. Oktober 2026. Das Dokumentenpaket ist kein offizielles Behördenformular, keine Arbeitsbescheinigung für eine Arbeitslosenkasse und keine Verifizierung des tatsächlichen Lohns ohne eigene Prüfung durch den Arbeitgeber. Aktualisieren Sie bei geänderter Rechtslage oder geänderten Empfängeranforderungen.