Зміна аудиторської компанії — що потрібно передати? SIE, бухгалтерський облік і права доступу

Настанова для шведських підприємств, об'єднань та осіб, відповідальних за бухгалтерський облік · Перевірено джерелами 24 жовтня 2026 року · Svenska Dokumentmallar / Mallbutiken.se

При зміні бухгалтерської компанії вам необхідно забезпечити три речі: належні матеріали для бухгалтерського обліку, чіткий розподіл відповідальності на кожен поточний період та контрольовані права доступу. Визначте письмово дату переходу, узгодьте, які податкові декларації та нарахування заробітної плати ще потрібно подати, і переконайтеся, що наступна компанія справді може читати та використовувати первинні документи, перш ніж буде припинено попередній доступ.

Не завжди достатньо отримати файл SIE. Дані бухгалтерського обліку, первинні документи, скани фактур, дебіторські та кредиторські рахунки, системи нарахування заробітної плати та інші робочі матеріали можуть бути в різних системах. Тому зміну бухгалтерської компанії слід розглядати як контрольовану передачу, а не просто як розірвання договору.

Що потрібно передати при зміні бухгалтерської компанії?

Точний обсяг визначається підприємством та чинним договором про надання послуг. Нижче наведено практичний орієнтир для підприємства з поточним бухгалтерським обліком, який не є суворим переліком, що завжди вимагається законом:

Крок за кроком: до обміну, у день переходу та після нього

1. Перед розірванням договору — прочитайте договір

Перевірте термін розірвання договору, обсяг завдань, винагороду за завершальну роботу, поточні періоди подання декларацій та порядок передачі матеріалів. Не існує універсального терміну розірвання договору, який застосовувався б до всіх бухгалтерських компаній. Задокументуйте, хто приймає рішення про дату переходу та хто має право замовляти й отримувати матеріали. Щодо питань договорів також доступна настанова щодо договорів про надання бухгалтерських та фінансових послуг.

2. Складіть календар відповідальності

Складіть перелік для останнього нарахування заробітної плати, майбутньої податкової декларації щодо ПДВ, податкової декларації роботодавця щодо окремих осіб (AGI), рахунків-фактур від клієнтів і постачальників, річного звіту та податкової декларації про дохід. Вкажіть відповідальну особу до та після дати переходу й позначте завдання, які все ще залишаються відкритими. Дати необхідно перевірити відповідно до фактичної реєстрації підприємства та рішень державних органів; жоден шаблон не може визначити їх за вас.

3. Замовляйте експорт та матеріали у зручних форматах

Замовляйте узгоджений експорт із відповідної системи та перевірте, чи може приймаюча компанія читати ці файли. Водночас запитайте відповідні матеріали, які не додаються до файлу бухгалтерського обліку автоматично, наприклад, скани фактур, архіви заробітної плати, дебіторські та кредиторські рахунки й документацію системи. Паролі та коди автентифікації не слід записувати в загальнодоступному реєстрі.

4. У день переходу — перевірте залишків та відкриті справи

Порівняйте відповідні рахунки, відкриті дебіторські та кредиторські зобов’язання, оплачені та неоплачені рахунки-фактури й останній узгоджений період. Задокументуйте різниці, вказавши відповідальну особу, посилання на первинні документи та план вирішення. Квитанція про передачу повинна містити перелік отриманих документів, а не неправдиво стверджувати, що бухгалтерський облік таким чином перевірено або не має помилок.

5. Після передачі — підтвердьте доступ та скасуйте старі права

Перевірте, чи має нова компанія достатньо прав для фактично включених завдань, чи старі права уповноважених осіб та права доступу до систем скасовано після того, як вони більше не потрібні, і чи збережено доступ до історичних документів для відповідної сторони. Також переконайтеся, що власні рахунки та архіви підприємства не пов’язані виключно з компанією, яка йде.

Файл SIE — яка версія вам потрібна?

SIE — це стандарт передачі бухгалтерських даних між системами. Згідно з Асоціацією SIE-Gruppen, існують SIE типу 1 (річні залишки), типу 2 (періодичні залишки), типу 3 (залишки за об’єктами) та типу 4 (транзакції та проводки). Тому SIE 4 може бути доречним для передачі поточного бухгалтерського обліку — якщо обидві системи, що надсилає та приймає дані, підтримують відповідний експорт та імпорт.

Хто відповідає за бухгалтерський облік та архівування?

Підприємство, що зобов’язане вести бухгалтерський облік, зберігає свої зобов’язання, навіть якщо бухгалтерські послуги надаються сторонньою компанією. Згідно з Законом про бухгалтерський облік (1999:1078), фінансова інформація має зберігатися до закінчення сьомого року після закінчення календарного року, у якому завершився звітний рік. Комітет з бухгалтерського обліку описує правила архівування та вимогу до того, щоб інформація залишалася доступною протягом усього терміну зберігання.

Тому підприємству слід з’ясувати, де знаходяться архіви, документація системи та історичні матеріали, хто має до них доступ після завершення завдань і як їх можна подати у зрозумілому вигляді. Зміна компанії не означає, що попередні звітні роки або попередні проводки можуть зникнути.

Уповноважені особи Податкової служби — скасуйте та призначте належні права

Бухгалтерський консультант може мати спеціальні права уповноваженої особи в Податковій службі. Підприємство може, згідно з настановою Податкової служби щодо уповноважених осіб для підприємств, додавати, змінювати та видаляти уповноважених осіб через службу «Уповноважені особи та права доступу» або за допомогою відповідної форми, зокрема SKV 4804 для скасування прав. Виберіть належні права для завдань, які необхідно виконати.

Права уповноваженої особи Податкової служби не є рівнозначними доступом до банківського рахунку, бухгалтерської програми, платіжної системи або програми нарахування заробітної плати. З кожною послугою необхідно окремо розпоряджатися. Особливо перевірте, щоб жоден колишній консультант не зберігав непотрібних прав, і що нові права доступу працюють до настання дати подання декларації.

GDPR, дані про заробітну плату та безпечна передача

Заробітна плата та інші персональні дані можуть потребувати особливого захисту. Якщо бухгалтерська компанія обробляє персональні дані як обробник персональних даних від імені підприємства, необхідно застосовувати статтю 28 Регламенту про захист даних. IMY пояснює, зокрема вимогу до того, щоб договір з обробником персональних даних регулював повернення або видалення даних після завершення обробки, за винятком даних, які необхідно зберігати згідно із законом.

Це не означає, що всі дані мають бути видалені негайно або що кожна компанія автоматично завжди є обробником персональних даних у всіх операціях. Задокументуйте фактичні ролі сторін, вимоги до зберігання та інструкції. Передавайте конфіденційні дані за умови контрольованого доступу, а не через відкриті електронні листи або незахищений посилання.

Приклад: зміна посеред звітного року

Припустімо, що невелике підприємство змінює бухгалтерську компанію 1 листопада. Колишня компанія відповідала за бухгалтерський облік до жовтня включно, тоді як ПДВ та заробітна плата можуть мати інші дати переходу, ніж календарний день. У плані передачі окремо вказуються останній період бухгалтерського обліку, останнє нарахування заробітної плати, хто готує наступні матеріали для AGI та ПДВ, дата можливого експорту SIE, відповідні дебіторські та кредиторські рахунки й відкриті різниці. Нова компанія підтверджує читабельність, перш ніж буде закритий старий обліковий рахунок системи.

Приклад наведений для ілюстрації. Фактичний розподіл визначається договором та окремими інструкціями сторін. Зміна відповідальності між консультантами не означає, що законні зобов’язання підприємства зникають.

Який шаблон документів підходить для обміну?

Чи потрібно вам також узгодити ПДВ, заробітну плату та рахунки-фактури постачальників до дати переходу? Прочитайте настанову щодо щомісячного узгодження. Для більш всебічного процесу річного звітування доступна настанова щодо річного звітування в акціонерному товариствві — крок за кроком.

Контрольний список перед завершенням обміну

• Чинний договір про надання послуг та можливе розірвання договору оброблені.
• Дата переходу, останній відповідальний період та відкриті справи задокументовані.
• Бухгалтерський облік, узгодження, первинні документи та відповідні дебіторські й кредиторські рахунки ідентифіковані та доступні для читання.
• Можливий експорт SIE протестовано; додатки, які не входять до нього, обробляються окремо.
• Підприємство знає, хто подає наступні дані щодо ПДВ, AGI та річного звіту.
• Уповноважені особи державних органів та права доступу до банківських і інших систем перевірено.
• Персональні дані передаються з належним захистом та чітким визначенням відповідальності.
• Архівування та доступ до історичних даних працюють після обміну.
• Квитанції про передачу вказують, що було передано, та які зауваження залишаються.

Дослідження щодо передачі матеріалів — що ми можемо сказати?

Leyer, Iren та Aysolmaz (2020) розробили й перевірили метод картографування передачі матеріалів між організаційними ролями на основі архіву з 1 010 моделей процесів у телекомунікаційній компанії. Дослідження описує, як можна ідентифікувати точки взаємодії в процесах, але не є експериментом на шведських бухгалтерських компаніях і не доводить, що саме певний шаблон комерційної передачі зменшує кількість помилок у бухгалтерському обліку. Тут він використовується лише як обмежене організаційно-наукове обґрунтування того, чому точки відповідальності та переходи слід описувати. Leyer, Iren & Aysolmaz (2020), Identification and analysis of handovers in organisations using process model repositories, Business Process Management Journal, 26, 1599–1617.

Офіційні джерела та посилання на формати

• Ріксдаг — Закон про бухгалтерський облік (1999:1078), зокрема розділи 4, 5 та 7.
• Комітет з бухгалтерського обліку — Архівування та термін зберігання
• Податкова служба — Призначити, змінити або видалити уповноважену особу для підприємства
• Управління захисту приватності — Договір з обробником персональних даних та повернення/видалення
• Асоціація SIE-Gruppen — Різні типи формату SIE

Ви змінюєте лише фінансову систему, а не бухгалтерського консультанта? Прочитайте окремо, як змінити бухгалтерську програму з експортом SIE, контролем залишків та безпечним архівуванням.

Перевірено джерелами 24 жовтня 2026 року. Настанова містить загальну інформацію для шведських підприємств і не замінює перевірки власного договору про надання послуг або індивідуальних бухгалтерських, юридичних чи консультацій із захисту даних. Пакети Mallbutiken — це адміністративні допоміжні засоби, а не рішення, схвалені державними органами, і не перевірені незалежними юристами чи аудиторами.