Extra bolagsstämma 2026/2027 – Protokoll, Kallelse, Röstlängd & Excel | Word/PDF

Extra bolagsstämma – protokollmall, kallelse och röstlängd för aktiebolag

Behöver du hålla extra bolagsstämma i aktiebolag och vill samla dokumentationen från kallelse till justerat protokoll? Detta professionella mallpaket innehåller redigerbart protokoll för extra bolagsstämma, kallelse, dagordning, röstlängd, en separat beslutsbilaga för ändring av styrelse, användarguider och ett Excelregister med nio flikar. Det är främst avsett för svenska privata aktiebolag.

15 leveransfiler: 7 Word (DOCX), 7 motsvarande sökbara PDF (A4) och 1 Excelarbetsbok (XLSX). De fem huvudmallarna är på svenska. En svensk och en engelsk användarguide ingår. Paketet innehåller inte fullständiga engelska versioner av stämmodokumenten.

Vad är en extra bolagsstämma?

En extra bolagsstämma är en bolagsstämma som hålls mellan bolagets ordinarie årsstämmor, till exempel när aktieägarna behöver besluta om byte av styrelse, ändring av bolagsordning eller en särskild vinstutdelning. Styrelsen kallar normalt stämman. En revisor eller aktieägare med minst en tiondel av samtliga aktier kan under förutsättningarna i 7 kap. 13 § aktiebolagslagen kräva att styrelsen kallar till extra stämma för ett angivet ärende.

Kallelse till extra bolagsstämma – vilka tidsfrister gäller?

Det är inte korrekt att använda samma kallelsefrist för alla extra bolagsstämmor. Enligt 7 kap. 19–20 §§ aktiebolagslagen (2005:551) gäller följande huvudregler:

• Annan extra bolagsstämma: kallelse tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman.
• Extra stämma om ändring av bolagsordningen: kallelse som huvudregel tidigast sex och senast fyra veckor före stämman. För privata aktiebolag kan bolagsordningen i vissa fall tillåta en kortare frist, dock inte kortare än två veckor.
• Publika aktiebolag, särskilda beslut och kallelsesätt: andra eller ytterligare regler kan gälla. Kallelsen måste ske på sättet i bolagsordningen och i förekommande fall kompletteras enligt lag.

Den som använder mallen måste själv bedöma beslutstyp, bolagsordning, utskickskanaler och eventuella särskilda krav. Bolagsverket förklarar kallelsefristerna.

Vad måste protokollet från extra bolagsstämma innehålla?

Det justerade stämmoprotokollet ska ge en rättvisande bild av när och var stämman hölls, ordförande, röstlängd, vilka frågor som behandlades, hur beslut formulerades och vilka röster som avgetts vid omröstning. Röstlängden ska finnas i protokollet eller i en bilaga. Enligt 7 kap. 48 § aktiebolagslagen ska protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras enligt lagens regler. Det finns ett undantag från särskild justerare när ordföranden eller protokollföraren, ensamma eller tillsammans, företräder samtliga aktier. Protokollet ska hållas tillgängligt för aktieägarna senast två veckor efter stämman.

Styrelseändring – beslut och registrering hos Bolagsverket

Den särskilda beslutsbilagan är användbar när stämman ska välja eller entlediga styrelseledamot eller suppleant. Kontrollera antal ledamöter, bolagsordning, bosättning och den nya styrelsens sammansättning. En ändring av styrelsen ska anmälas till Bolagsverket. Enligt myndighetens vägledning får ändringen normalt verkan när registreringsanmälan kommer in, eller vid en av bolaget beslutad senare tidpunkt. Se myndighetens vägledning om styrelseändring.

Särskild avgränsning: Mallpaketet innehåller inte en komplett specialhandling för nyemission, extra vinstutdelning, aktiekapitalminskning, likvidation, fusion eller ändring av bolagsordning. Sådana beslut kräver egna lagstadgade underlag och ofta särskild majoritet. Även lagändringar som träder i kraft efter källgenomgången måste kontrolleras.

Excelregister med nio flikar

Översikt, Stämmor, Ärenden, Kallelser, Aktieägare, Röstning, Beslut, Registrering och Läs mig. Excelverktyget är byggt för att följa upp kallelser, bilagor, fullmakter och registreringsbevis. Det finns dataval, formelbaserade administrativa sammanställningar och en flik som beräknar företrädda röster utifrån angivet antal aktier och röstvärde. Röstningsfliken summerar registrerade ja-, nej- och avståenderöster.

Formlerna avgör inte om ett stämmobeslut är giltigt. Kallelsekrav, särskild majoritet, samtycke, rösträttsbegränsningar och faktiskt registreringsdatum måste granskas manuellt. Arbetsboken kommer tom utan testdata och den ersätter inte Bolagsverkets e-tjänst eller bolagets aktiebok.

Så använder du dokumenten steg för steg

1. Fastställ vilka beslut som faktiskt behöver fattas av aktieägarna och om extra bolagsstämma krävs.
2. Kontrollera bolagsordning, styrelsens kallelsebeslut och särskilda regler för beslutstypen.
3. Förbered kallelse och detaljerade beslutsförslag. Kontrollera om särskilda handlingar eller längre kallelsetider krävs.
4. Utfärda och dokumentera kallelsen på rätt sätt och vid rätt tid.
5. Upprätta röstlängd, kontrollera aktiebok, aktieslag och eventuella fullmakter.
6. Genomför stämman och dokumentera besluten, eventuell omröstning samt reservationer.
7. Underteckna och justera protokollet korrekt; spara bilagorna.
8. Följ upp registreringspliktiga beslut och diarienummer i Excel; kontrollera faktisk registrering.

Relaterade produkter och guider

• Protokoll för årsstämma i aktiebolag – rätt mall när det gäller den ordinarie årsstämman.
• Kallelse till årsstämma – med andra huvudfrister och årsstämmans särskilda ärenden.
• Styrelseprotokoll i aktiebolag – när det är styrelsen, inte bolagsstämman, som beslutar.
• Ändring av bolagsordning – separat process för bolagsordningsfrågor.
• Guide: årsstämma i aktiebolag – jämför vad som ska behandlas på årsstämman.
• Guide: styrelseprotokoll och vanliga misstag.
• Fler dokumentmallar för aktiebolag.

Vanliga frågor om extra bolagsstämma

Hur skriver man ett protokoll för extra bolagsstämma?

Ange företag och organisationsnummer, datum, plats, ordförande, röstlängd, kallelsefrågan och tydliga beslutsformuleringar. Dokumentera röstetal när omröstning har skett och låt protokollet undertecknas och justeras enligt aktiebolagslagen.

Hur lång tid före en extra bolagsstämma måste kallelsen skickas?

Det beror på ärendena och bolagsformen. För en vanlig extra bolagsstämma är huvudregeln senast två veckor, medan bolagsordningsändring som huvudregel kräver längre tid.

Ingår mall för extra bolagsstämma vid styrelsebyte?

Ja, en separat beslutsbilaga för ändring av styrelse ingår. Registrering hos Bolagsverket måste göras separat.

Går det att använda mallen vid extra utdelning?

Den allmänna protokollstrukturen kan ge vägledning, men paketet innehåller inte de särskilda utdelningshandlingar och lagkrav som ett beslut om extra utdelning kan kräva.

Räknar Excel ut om majoriteten har röstat rätt?

Nej. Excel summerar inmatade röster men avgör inte om ett beslut uppfyller de tillämpliga majoritetskraven.

Finns huvudprotokollen på engelska?

Nej. De fem huvuddokumenten är svenska. Däremot ingår en English User Guide och svensk användarguide.

Källor och versionsinformation

• Aktiebolagslagen (2005:551), särskilt 7 kap.
• Bolagsverket: bolagsstämma
• Bolagsverket: skriva protokoll på bolagsstämman
• Bolagsverket: kallelse till bolagsstämma

Utgåva 1.0 – 2026/2027. Källgenomgång 18 oktober 2026. Digitala mallar som ska anpassas till varje enskilt företag. Inte myndighetsgodkända specialblanketter eller externt advokatgranskade dokument. Kontrollera rättsläget vid den faktiska stämman.