About this template
Fordonsregister och serviceplanering 2026/2027 – Excelmall för företag
Samla företagets fordon, serviceintervall, besiktningsdatum, kostnader och interna fordonskontroller i ett professionellt, nedladdningsbart dokumentpaket. Fordonsregister & Serviceplanering 2026/2027 är särskilt framtaget för svenska småföretag, fastighetsförvaltare, föreningar och verksamheter som vill sköta fordonsadministrationen lokalt utan månadsabonnemang.
Paketet kombinerar en formelstyrd Excelbok med sex arbetsblad, ett fordonskort med överlämningskontroll, ett serviceprotokoll med åtgärdsuppföljning samt en separat utförlig användarguide. Sju filer: XLSX, tre DOCX och tre PDF. Wordmallarna har svensk huvudversion och engelsk referensöversättning.
Detta ingår i produktpaketet
| Fil | Funktion |
|---|---|
| Fordonsregister & Serviceplanering.xlsx | 6 arbetsblad: Översikt, Fordon, Serviceplan, Kostnader, Kontrollista och Läs mig. |
| Fordonskort & överlämningskontroll | Word + PDF; ansvar, besiktningsdatum, mätarställning, skick och intern kvittens. Svenska och engelsk referens. |
| Serviceprotokoll & åtgärdsrapport | Word + PDF; utfört arbete, avvikelser, kostnader och nästa åtgärd. Svenska och engelsk referens. |
| Separat användarguide | Word + PDF; instruktioner, kontroller, avgränsningar, GDPR, primärkällor och engelsk snabbguide. |
Funktioner i Excel – fordonsregister och kostnadsuppföljning
- Upp till 50 fordon: registreringsnummer, fordonsslag, modell, ansvarsområde, aktuell mätarställning, status och kommentar.
- Besiktningsbevakning: markering för passerat eller närliggande slutdatum som användaren själv har verifierat hos Transportstyrelsen.
- Servicebevakning: beräkning av service som närmar sig eller passerats utifrån både datum och mätarställning.
- 200 serviceåtgärder: planerat arbete, utfört datum, verkstad, uppföljningsstatus och intern bevakningssignal.
- 300 kostnadsposter: reparationer, service, försäkring, skatt/avgift, drivmedel/laddning och övriga kostnader med års- och månadsöversikt.
- 150 kontrollposter: kontrollpunkter, avvikelser, åtgärder och nästa kontroll.
- Dashboard: antal aktiva fordon, förfallovarningar, kostnader per månad och öppna åtgärder.
- Justerbara gränser: ställ in egna varningsgränser i dagar och kilometer. Inga makron eller internetkrav för själva planeringen.
Exempel på användning
Ett mindre byggföretag kan registrera servicebilar och släp, lägga in verkliga besiktningsdatum, följa service baserat på kilometer, dokumentera däckbyten och kostnader och se vilka åtgärder som behöver hanteras kommande månad. En fastighetsförvaltare kan använda motsvarande struktur för servicebilar och lätta lastbilar.
Så kommer du igång
- Ställ in Översikt: välj rapportår (förvalt 2027), varningsgräns i dagar och kilometer.
- Skapa fordonsregistret: ge varje fordon ett unikt internt Fordons-ID och ange registreringsnummer och ansvarig funktion.
- Verifiera besiktningsdatum: kontrollera varje registrerat fordon hos Transportstyrelsen och fyll i det senaste tillåtna datumet manuellt.
- Lägg in serviceintervall: från verkstad eller tillverkare, som datum och/eller mätarställning.
- Registrera åtgärder och kostnader: i Serviceplan och Kostnader. Använd samma Fordons-ID i samtliga blad.
- Följ upp: dokumentera kontrollpunkter, behandla varningar och uppdatera status efter utförd åtgärd.
- Spara och arkivera: förvara uppgifterna med lämplig åtkomststyrning och säkerhetskopiering.
Besiktningsregler och rättsliga kontrollpunkter
För vanliga personbilar och lätta lastbilar med totalvikt högst 3 500 kg anger Transportstyrelsen som huvudregel första kontrollbesiktning senast 36 månader efter första trafikmånaden, andra senast 24 månader efter första besiktningens månad och därefter senast 14 månader efter föregående besiktnings månad. Andra fordonsslag kan ha andra bestämmelser. Mallen härleder därför inte nästa besiktningsdatum från ett generellt intervall.
Transportstyrelsen skickar inte någon generell kallelse till kontrollbesiktning; fordonsägaren ansvarar själv för att fordonet besiktas i rätt tid. Ett försenat besiktningsdatum kan medföra körförbud. Kontrollera alltid verklig fordonsstatus via myndighetens e-tjänster, särskilt före användning av fordon vars status är osäker.
Service-, garanti- och försäkringsavtal kan ha egna villkor. Mallen innehåller endast frivilliga kontrollpåminnelser för avtalsförnyelse och kan inte bekräfta om ett fordon är påställt eller trafikförsäkrat. För tung trafik, ADR, specialfordon eller annan tillståndspliktig verksamhet kan ytterligare rutiner krävas.
Personuppgifter och interna rutiner
Om fordonsuppgifter kopplas till identifierbara medarbetare kan GDPR bli tillämplig. Använd i första hand interna fordons-ID och ansvariga funktioner, begränsa åtkomsten och undvik onödiga personnummer eller detaljerad privat körhistorik. Behåll separat ordning för fakturor, bokföring och andra lagstyrda arkiv.
Vanliga frågor
Kan jag använda Excel-filen både 2026 och 2027?
Ja. Översiktens rapportår kan ändras. Registren och formlerna bygger på dina egna uppgifter, inte på en låst kalender.
Räknar Excel ut när bilen måste besiktas?
Nej. Datumet ska verifieras för varje fordon hos Transportstyrelsen och skrivas in. Excel visar sedan intern status före och efter detta datum.
Kan den skicka automatiska påminnelser?
Nej. Varningsstatusen visas i arbetsboken vid öppning/omräkning. Ingen e-post, SMS eller myndighetsuppkoppling ingår.
Beräknas service både i kilometer och datum?
Ja, när planerade värden och aktuell mätarställning matats in. Det är intern uppföljning enligt dina valda serviceintervall.
Ingår engelska dokument?
Ja, Wordmallarna innehåller engelska referensdelar och användarguiden har engelsk snabbguide. Excel är på svenska, och innehållet utgår från svenska förhållanden.
Är detta ett bokföringsprogram?
Nej. Beloppen används för kostnadsuppföljning; beräkning av moms, skatter och bokföringsposter ingår inte.
Kan jag använda det för lastbilar och släpvagnar?
Du kan registrera fordonen, men deras faktiska besiktningskrav, serviceintervall och eventuella yrkestrafikregler måste fastställas separat.
Källor och ytterligare information
- Transportstyrelsen – fordonsbesiktning och körförbud
- Transportstyrelsen – sök fordons- och ägaruppgifter
- Transportstyrelsen – kontrollbesiktningsintervall för personbil/lätt lastbil
Leverans: Digitalt ZIP-paket, 7 filer, redigerbar Excel och Word samt sökbara PDF-filer. Läs även våra mallar för produktion och industri och fordonsmallar.
Mallbutiken.se | Version 1.0 | Juridiskt och tekniskt källkontrollerad: 12 oktober 2026 | Svenska + English reference.
