Notarius Publicus und Vollmachten – wann sind Beglaubigung oder Apostille erforderlich?

Von Mallbutiken · Sachdaten überprüft am 1. Oktober 2026

Ein Notarius Publicus kann unter anderem Unterschriften, Kopien und bestimmte Angaben in Dokumenten beglaubigen sowie Apostillen ausstellen. Dies kann erforderlich werden, wenn eine schwedische Vollmacht im Ausland vorgelegt werden soll oder wenn der Empfänger ausdrücklich eine Beglaubigung verlangt.

Was macht ein Notarius Publicus?

Der Notarius Publicus wird von der Bezirksverwaltungsbehörde (Länsstyrelsen) ernannt und hat besondere Aufgaben gemäß schwedischem Recht. Die Länsstyrelsen gibt unter anderem an, dass ein Notarius Publicus Unterschriften, Kopien, Übersetzungen und andere Angaben, die den Inhalt von Dokumenten betreffen, beglaubigen sowie die Befugnis oder den Dienstgrad bestätigen kann.

Es ist daher wichtig, zwischen dem Inhalt der Vollmacht und der Beglaubigung zu unterscheiden. Ein Notarius Publicus schreibt normalerweise keine mangelhafte Vollmacht in einen materiell korrekten Vertrag um, nur indem er eine Unterschrift beglaubigt. Der Auftrag bezieht sich auf die angeforderte Kontrolle oder Beglaubigungshandlung.

Wann kann eine Unterschriftsbeglaubigung erforderlich sein?

Ein Empfänger kann verlangen, dass bestätigt wird, dass die Unterschrift tatsächlich von der angegebenen Person geleistet wurde. In solchen Fällen kann der Notarius Publicus die Unterschrift gemäß seinen Abläufen beglaubigen. Klären Sie vorab, ob die Unterzeichnung vor dem Notarius Publicus erfolgen muss oder ob ein bereits unterzeichnetes Dokument bearbeitet werden kann.

Was ist eine Apostille?

Die Apostille ist eine spezielle Form der Beglaubigung gemäß dem Haager Übereinkommen für Dokumente, die in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden sollen. Die Länsstyrelsen beschreibt die Apostille als einen autorisierten Stempel, der bestätigt, dass eine Unterschrift auf dem Dokument echt ist. In Schweden darf nur der Notarius Publicus Apostillen ausstellen.

Wenn das Empfängerland dem Apostille-Übereinkommen angehört, bedeutet eine korrekte Apostille normalerweise, dass keine weitere diplomatische Legalisierung in der sonst üblichen Weise erforderlich ist. Der Empfänger kann jedoch weiterhin Anforderungen an die Sprache, den Inhalt und die Form der Vollmacht selbst stellen.

Eine Apostille ist keine Übersetzung

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass eine Apostille das Dokument für einen ausländischen Empfänger verständlich macht. Die Apostille ersetzt keine Übersetzung. Der Empfänger kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen, insbesondere wenn das Dokument auf Schwedisch verfasst ist.

Vollmacht auf Englisch

Eine englischsprachige Vollmacht kann praktisch sein, wenn der Vertragspartner Englisch verwendet, aber die Sprachwahl entscheidet nicht darüber, ob das Dokument in einem anderen Land rechtlich anerkannt wird. Prüfen Sie daher:

• welches Recht der Empfänger für die Vollmacht erwartet,
• ob eine schwedische Vollmacht akzeptiert wird,
• ob die Unterschrift beglaubigt werden muss,
• ob eine Apostille erforderlich ist,
• ob eine beglaubigte Übersetzung erforderlich ist,
• ob Originale vorgelegt werden müssen.

Für eine allgemeine schwedische Vollmacht auf Englisch bietet Mallbutiken die General Power of Attorney an. Passen Sie diese immer an die konkreten Anforderungen des jeweiligen Empfängerlandes an.

Praktischer Ablauf

1. Fragen Sie den Empfänger genau, welche Formvorschriften gelten.
2. Prüfen Sie, ob die Vollmacht in einer bestimmten Sprache verfasst sein muss.
3. Finden Sie heraus, ob die Unterschrift oder die Kopie beglaubigt werden muss.
4. Prüfen Sie, ob das Land eine Apostille oder eine andere Legalisierung verwendet.
5. Buchen Sie den Notarius Publicus und fragen Sie, welche Ausweisdokumente und Originale mitzubringen sind.
6. Behalten Sie eine Kopie des endgültigen Dokuments, das tatsächlich versendet wird.