Sobre la plantilla de documento
Registro de Actividades de Tratamiento (RAT/RoPA) RGPD 2026 – paquete de plantillas completo en Word, PDF y Excel
Una herramienta de trabajo completa para el registro de actividades de tratamiento de datos personales conforme al artículo 30 del RGPD. El paquete ha sido diseñado para empresas y organizaciones suecas que necesitan documentar, estructurar y realizar un seguimiento continuo de sus tratamientos de datos personales.
Recibirá tanto un documento base en Word/PDF profesional como un registro en Excel práctico, con secciones separadas para el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento, plan de supresión, base jurídica, proveedores/encargados y verificación del cumplimiento de los requisitos obligatorios.
Incluido en el paquete
- Registro de actividades de tratamiento para el responsable del tratamiento
- Registro de actividades de tratamiento para el encargado del tratamiento
- Plan de supresión / minimización de datos
- Matriz de base jurídica según el artículo 6 del RGPD
- Control de categorías especiales de datos según el artículo 9
- Control de datos sobre condenas e infracciones penales según el artículo 10
- Documentación de destinatarios y encargados del tratamiento
- Documentación de transferencias internacionales y mecanismos de transferencia
- Medidas de seguridad técnicas y organizativas generales
- Estado de la EIPD e información sobre privacidad como campos de control prácticos
- Registro de proveedores y encargados
- Lista de control anual/continua
- Registro de revisiones
- Ejemplo de entrada para administración de clientes y pedidos
Herramienta en Excel con control de calidad automático
El archivo de Excel ha sido creado para su uso diario y continuado. Incluye, entre otras cosas:
- resumen con indicadores clave
- 200 filas preparadas para tratamientos del responsable
- 200 filas preparadas para tratamientos del encargado
- campo automático que indica Listo o Completar
- marcador de advertencia para datos sensibles y transferencias internacionales
- menús desplegables para base jurídica, estado de EIPD y estado
- marcador de recordatorio cuando se ha superado la siguiente revisión
- plan de supresión independiente
- lista independiente de proveedores/encargados
- fuentes jurídicas y enlaces a la IMY (Autoridad Sueca de Protección de Datos) y EUR-Lex
¿Qué debe incluirse según el artículo 30?
Para un responsable del tratamiento, el registro debe incluir, entre otros aspectos: datos de contacto, finalidades, categorías de interesados y datos personales, destinatarios, transferencias internacionales (si procede), plazos previstos para la supresión (si es posible) y una descripción general de las medidas de seguridad.
Los encargados del tratamiento tienen un requisito de registro independiente que incluye, entre otros: los responsables del tratamiento por cuya cuenta actúan, categorías de tratamiento, transferencias internacionales y, si es posible, medidas de seguridad.
Incluso las pequeñas empresas pueden estar obligadas
Existe una excepción limitada para organizaciones con menos de 250 empleados, pero dicha excepción no aplica si el tratamiento no es ocasional, si probablemente entraña un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, o si incluye categorías especiales de datos o datos sobre infracciones penales. Por tanto, los procesos recurrentes, como la gestión de nóminas, son un claro ejemplo de tratamiento que puede necesitar ser registrado.
Plan de supresión como complemento
El RGPD se basa en el principio de minimización del almacenamiento. Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para los fines previstos, a menos que otra ley exija una conservación más prolongada. Por ello, el paquete de plantillas incluye un plan de supresión independiente donde la empresa puede documentar el punto de partida, el plazo de supresión o criterio, los requisitos legales, los sistemas y el responsable.
Matriz de base jurídica
El paquete incluye soporte para las seis bases jurídicas del artículo 6:
- consentimiento
- contrato
- obligación legal
- protección de intereses vitales
- interés público / ejercicio de poderes públicos
- interés legítimo
La plantilla también recuerda que el tratamiento de categorías especiales de datos requiere soporte adicional según el artículo 9 y que los datos sobre infracciones penales están regulados específicamente en el artículo 10.
Transferencias internacionales
El registro contiene campos específicos para el país u organización internacional y el mecanismo de transferencia, como decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo (SCC). Esto facilita mantener la coherencia entre el registro, los contratos de encargado, la lista de subencargados y la información de privacidad.
Adecuado, entre otros, para
- sociedades anónimas y pequeñas empresas
- empresas de comercio electrónico
- negocios SaaS y TI
- empleadores y departamentos de RRHH
- empresas de consultoría y servicios
- organizaciones que tratan datos personales por cuenta de clientes
- empresas que necesitan estructurar o actualizar su trabajo en materia de RGPD
Base jurídica
La plantilla ha sido revisada legalmente el 2 de octubre de 2026, con especial atención a:
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD), especialmente artículos 5, 6, 9, 10, 13-14, 28, 30 y 32
- Ley (2018:218) con disposiciones complementarias al Reglamento de protección de datos de la UE
- guía actual de la Autoridad Sueca de Protección de Datos (IMY)
Preguntas frecuentes
¿El registro de actividades es lo mismo que una política de privacidad?
No. El registro de actividades es documentación interna conforme al artículo 30. La información sobre privacidad conforme a los artículos 13-14 es la información que se proporciona a los interesados.
¿Necesita realmente una pequeña empresa un registro de actividades?
Depende de los tratamientos. La excepción para menos de 250 empleados es limitada. Los tratamientos regulares, los tratamientos de riesgo y el tratamiento de categorías especiales o datos penales pueden estar sujetos a la obligación de registro.
¿Puedo usar el archivo de Excel como mi registro RAT/RoPA real?
Sí. Está estructurado para el registro electrónico continuo, pero el contenido debe adaptarse a los tratamientos reales de la organización.
¿Indica la plantilla plazos de conservación predefinidos?
No. El plazo de conservación debe evaluarse en función de la finalidad y cualquier obligación legal de conservación. La plantilla les ayuda a documentar la decisión sin afirmar que un plazo general sea aplicable a todas las actividades.
Especificaciones
Formato: Word (DOCX) + PDF + Excel (XLSX)
Idioma: Sueco
Jurisdicción: Suecia / RGPD de la UE
Versión: 1.0 – 2026-10-02
Las plantillas son documentos de trabajo generales y no sustituyen al asesoramiento jurídico individual. Adáptelas siempre al tratamiento real, sector, sistemas, contratos y legislación especial aplicable.
