Sobre la plantilla de documento
Solicitud de referencias en procesos de selección: plantilla para llamadas de referencia, preguntas y RGPD
¿Desea llevar a cabo una solicitud de referencias profesional en sus procesos de selección? Este paquete de documentos incluye una plantilla de solicitud de referencias completa con protocolo de entrevista estructurado, preguntas de referencia basadas en competencias, diálogo con el candidato, resumen de referencias y lista de verificación de RGPD. También recibirá un registro en Excel para el seguimiento administrativo.
Las plantillas independientes ayudan a empleadores, reclutadores y RR. HH. a formular preguntas relacionadas con el trabajo basándose en un perfil de requisitos predeterminado. Los materiales distinguen entre lo que la persona de referencia ha observado directamente, lo que es incierto y lo que evalúa el reclutador. El producto es un apoyo para tomar decisiones de selección humanas y objetivas, y no sustituye una valoración profesional del candidato individual.
Entrega digital: 15 archivos en un ZIP: 7 documentos de Word editables (DOCX), 7 archivos PDF equivalentes con texto buscable (A4) y 1 archivo de Excel (XLSX). Cinco plantillas principales en sueco, una guía de usuario en sueco y una guía de usuario en inglés (English User Guide). No incluye productos físicos ni suscripciones.
01. Contenido del paquete
Total de 15 archivos: siete DOCX, siete PDF con búsqueda de texto y un XLSX. Cinco plantillas principales en sueco (01–05), guía de usuario en sueco (06) y una guía de usuario en inglés (07). Los documentos de Word son editables. Las versiones PDF son adecuadas para impresión y revisión. El archivo de Excel contiene nueve pestañas con dieciséis indicadores clave de rendimiento (KPI) administrativos.
Idioma: Documentos principales en sueco. La English User Guide es solo una orientación, no un contrato principal traducido. Versión del documento: 1.0 / 2026–2027. Revisión editorial: 16 de octubre de 2026, sin pretensión de certificación legal externa ni cambios legislativos futuros.
02. Qué contienen los archivos: documento por documento
| Documento | Contenido y uso | Formato |
|---|---|---|
| 01. Llamada de referencia – protocolo | Protocolo con relación laboral, mismas preguntas clave, ejemplos reales, crítica de fuentes y cierre. | DOCX + PDF |
| 02. Preguntas de referencia por competencias | Banco de preguntas comparables vinculado a un perfil de requisitos, con control para evitar preguntas discriminatorias. | DOCX + PDF |
| 03. Solicitud de referencia y diálogo | Plantillas de mensaje para el candidato y la referencia, además de verificación de información y vías de contacto. | DOCX + PDF |
| 04. Resumen objetivo de referencias | Distingue entre datos verificables, declaraciones de la referencia e interpretaciones del reclutador. | DOCX + PDF |
| 05. RGPD, igualdad y eliminación de datos | Lista de verificación para base legal, minimización de datos, permisos, documentación y tiempo de retención. | DOCX + PDF |
| 06. Guía de usuario en sueco | Diez pasos para empleadores, errores comunes, aplicación práctica y fuentes jurídicas. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Guía en inglés para los documentos en sueco; no incluye plantillas principales en inglés. | DOCX + PDF |
| 08. Registro de referencias – Excel | Nueve pestañas y 16 indicadores clave de control para puestos, candidatos, referencias, llamadas y RGPD. | XLSX |
Todos los archivos Word y PDF contienen dos cuadros de información enmarcados por separado con los títulos 01. Contenido del paquete y 02. Qué contienen los archivos, así como una delimitación sobre protección de datos y discriminación. No hay candidatos, referencias ni evaluaciones ficticias en la entrega.
03. Herramienta de Excel para referencias – nueve pestañas y 16 KPI
Resumen · Puestos · Candidatos · Referencias · Llamadas · Evaluación · Seguimiento · Protección de datos · Léame.
El resumen consolida, entre otros, los procesos de selección, registros de candidatos, referencias proporcionadas, intentos de contacto, llamadas realizadas, necesidad de profundizar, controles de RGPD y casos de seguimiento. Al registrar la fecha real de contacto y la fecha de realización de la llamada, se actualiza un estado administrativo a «Contactado» o «Realizado». Excel tiene menús desplegables para varios campos de estado y comienza vacío, sin personal ficticio.
Importante: Excel no es una base de datos de selección segura y no contiene puntuación automática de candidatos, elaboración de perfiles ni evaluación de base legal. Utilice ID internos, almacene con acceso restringido y tome todas las decisiones de contratación mediante juicio humano. Un estado indicado no constituye una conclusión jurídica.
Cómo realizar una solicitud de referencias: diez pasos
- Establezca el perfil de requisitos. Elija solo competencias relevantes para el puesto vacante.
- Evalúe el tratamiento de datos personales. Especifique la base legal, finalidad, información y usuarios autorizados.
- Informe al candidato. Solicite referencias profesionales pertinentes y planifique el contacto antes de realizar la llamada.
- Elija preguntas comparables. Utilice el documento 02 para evaluar los mismos requisitos básicos en todos los candidatos comparables.
- Verifique la relación. Pida a la persona de referencia que describa cuándo y en qué función trabajó con el candidato.
- Solicite ejemplos concretos. Haga preguntas sobre tareas laborales, colaboración, calidad y resultados.
- Separe hechos e interpretación. Registre observaciones objetivas y señale las afirmaciones inciertas.
- Evite datos personales irrelevantes. No recopile datos sensibles o antecedentes penales sin necesidad y sin base legal específica.
- Resuma para la evaluación humana. Compare con el mismo perfil de requisitos y realice un seguimiento de las informaciones contradictorias.
- Limite el tiempo de almacenamiento. Documente la revisión de eliminación y maneje las normas especiales para empleadores públicos.
RGPD e igualdad de trato en la solicitud de referencias
¿Qué base legal aplica cuando el empleador contacta a las referencias?
La Autoridad Sueca de Protección de la Privacidad (IMY) explica que los empleadores deben tener una base legal y una necesidad justificada para tratar datos en procesos de selección. Para empleadores privados, una ponderación de intereses documentada puede ser pertinente; para las autoridades, el interés público puede ser aplicable. La IMY indica que el consentimiento a menudo es problemático en el ámbito laboral debido a la relación de dependencia. Informar adecuadamente al candidato y a la referencia es importante, pero la información por sí sola no sustituye a la base legal.
¿Cuánto tiempo puede el empleador guardar los apuntes de las referencias?
Según la guía de la IMY sobre los derechos en el ámbito laboral, las notas y referencias deben eliminarse o desidentificarse normalmente cuando ya no sean necesarias para la selección. El almacenamiento prolongado puede ser relevante, por ejemplo, ante reclamaciones legales o normas de archivos públicos. No guarde documentos por rutina para futuras selecciones sin una base legal válida e información correcta.
Igualdad de trato y preguntas de referencia relevantes
El Defensor de la Igualdad (DO) subraya que los requisitos de selección y los procesos deben diseñarse para contrarrestar la discriminación. Las preguntas sobre edad, embarazo, religión, salud, orientación sexual u otras circunstancias privadas irrelevantes no deben utilizarse como base para evaluar al candidato. Haga preguntas sobre tareas laborales, desempeño real y requisitos que formen parte del proceso de selección.
Referencias del candidato y planificación de contacto
El Servicio Público de Empleo (Arbetsförmedlingen) recomienda que los buscadores de empleo elijan personas de referencia que conozcan su experiencia profesional y que se consulte a las referencias con antelación. Como empleador, debe utilizar referencias pertinentes y no realizar verificaciones de antecedentes inesperadas o no autorizadas.
Plantillas relacionadas y enlaces internos
Para una comparación por competencias separada de los candidatos tras las entrevistas, consulte Evaluación de candidatos y matriz de evaluación. Cuando avance en la contratación, dispone del Contrato de periodo de prueba 2026/2027. Puede encontrar más documentos relacionados con derecho laboral en RR. HH., Derecho laboral y Denuncia de irregularidades – Plantillas. Estos son productos independientes que no están incluidos en el archivo ZIP.
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de referencias
¿Cómo se hace una solicitud de referencias profesional?
Comience con un perfil de requisitos claro, contacte a las referencias profesionales pertinentes después de informar al candidato y haga preguntas basadas en competencias que sean equitativas. Documente ejemplos concretos relacionados con el trabajo y realice una evaluación humana integral.
¿Qué preguntas se pueden hacer a las referencias?
Las preguntas sobre tareas laborales reales, resultados, colaboración y ejemplos de resolución de problemas laborales pueden ser relevantes. Evite datos personales y sensibles irrelevantes.
¿La solicitud de referencias está permitida por el RGPD?
Sí, puede estar permitida si existe una base legal válida, una finalidad de selección relevante y los datos se manejan de forma segura y necesaria. Cada proceso de selección debe verificarse individualmente.
¿Debe el candidato consentir la solicitud de referencias?
Es buena práctica informar y consultar al candidato antes de contactar a sus referencias. No obstante, el consentimiento del candidato no constituye automáticamente una base legal según el RGPD; la IMY indica que el consentimiento a menudo es inapropiado como tal en el ámbito laboral.
¿Cómo manejar las referencias negativas?
Documente solo información objetiva y relevante, anotando si se trata de una observación directa de la referencia o de una opinión subjetiva. Realice el seguimiento de informaciones contradictorias o inciertas y asegure una comparación justa contra el perfil de requisitos.
¿Cuánto tiempo se deben guardar los protocolos de referencia?
No más de lo necesario para la finalidad real, con las excepciones aplicables por reclamaciones legales o regulación de archivos públicos. No se puede establecer un plazo de eliminación general únicamente basándose en la plantilla.
¿Puede Excel seleccionar automáticamente al mejor candidato?
No. El libro de trabajo contiene 16 indicadores administrativos, pero no puntúa candidatos ni contiene algoritmos de selección automática. Las decisiones deben ser tomadas por personas autorizadas con información relevante y objetiva.
¿Se incluyen preguntas de referencia para directivos y RR. HH.?
Sí. Un documento Word y PDF específico contiene preguntas estructuradas sobre experiencia, responsabilidad, entrega, colaboración y aprendizaje, las cuales deben adaptarse al puesto real.
¿Están las plantillas principales en inglés?
No. Las cinco plantillas principales están en sueco. Se incluye una English User Guide que explica su uso y la ley sueca.
¿Ha sido el producto revisado o aprobado por la IMY o el DO?
No. Las plantillas son documentos editoriales. No son formularios oficiales, aprobados por autoridades ni revisados individualmente por abogados.
Fuentes y versión
Versión: 1.0 / 2026–2027. Revisión editorial: 16 de octubre de 2026. Fuentes: IMY – contratación y datos personales, DO – medidas activas, Servicio de Empleo – referencias y Reglamento General de Protección de Datos de la UE. La designación 2027 no garantiza cambios legislativos futuros y el material no sustituye una valoración legal individual.
