Sobre la plantilla de documento
Política de denunciantes + procedimiento de notificación 2026 – paquete de plantillas completo
Un paquete profesional para empleadores suecos que necesitan implementar, documentar o actualizar su función interna de denuncia de irregularidades. El paquete está diseñado para un uso práctico y combina política de denunciantes, procedimiento de notificación interna, formulario de denuncia, protocolo de investigación y lista de control operativa.
Los documentos han sido revisados legalmente conforme a la Ley (2021:890) sobre la protección de personas que informan sobre irregularidades vigente, el reglamento (2021:949), el RGPD, la guía actual de la Autoridad Sueca del Entorno Laboral (Arbetsmiljöverket) y la Autoridad Sueca de Protección de Datos (IMY), así como la Directiva de la UE sobre denunciantes.
Recibirá 4 documentos diseñados profesionalmente tanto en Word como en PDF, un total de 15 páginas A4, además de un archivo README independiente con el orden de implementación recomendado y las fuentes jurídicas clave.
Esto está incluido
- Política de denunciantes + procedimiento de notificación interna – plantilla principal para la gobernanza y el proceso de la organización
- Formulario de denuncia de irregularidades – base estructurada para quien desee informar
- Protocolo de investigación y casos – documento de trabajo interno para la función de denuncia autorizada
- Lista de control para la función autorizada – guía operativa breve desde la recepción hasta el cierre
La política principal contiene
- control de aplicabilidad y el límite de 50 empleados
- propósito, principios y responsabilidades
- qué puede ser objeto de denuncia
- qué categorías de personas deben poder utilizar el canal
- denuncias por escrito, verbales y físicas
- campos de personalización para los canales reales de la organización
- personas o entidades autorizadas independientes e autónomas
- conflictos de interés y vías de denuncia alternativas
- recepción y plazos legales
- evaluación preliminar y triaje
- principios de investigación y plan de investigación
- prohibición de medidas de obstrucción y represalias
- obligación de confidencialidad y protección de la identidad
- datos personales, RGPD y restricciones de acceso
- documentación de informes verbales
- conservación y eliminación
- retroalimentación a la persona informante
- denuncias externas a las autoridades competentes
- información interna, formación y control anual
- lista de control de implementación
- fuentes jurídicas y control documental
Requisitos legales importantes incorporados en la plantilla
Los operadores que contaban con 50 o más empleados al inicio del año natural deben disponer de canales y procedimientos de notificación interna. Los canales internos deben permitir, entre otras cosas, la notificación por escrito, verbal y mediante reunión física previa solicitud. Los destinatarios autorizados deben ser independientes y autónomos.
La plantilla integra los puntos procesales en los que la recepción debe confirmarse normalmente en un plazo de siete días y la persona informante debe recibir retroalimentación sobre el seguimiento en un plazo de tres meses, con las excepciones y limitaciones establecidas por la ley.
RGPD y casos de denuncia de irregularidades
El paquete incluye una sección específica para el tratamiento de datos personales. Solo se deben tratar los datos personales necesarios en el caso de seguimiento, el acceso debe limitarse a las personas autorizadas y los datos personales obviamente irrelevantes deben eliminarse lo antes posible. Como norma general, los datos personales en el caso de seguimiento no deben tratarse durante más de dos años después del cierre del caso.
La plantilla también señala que las organizaciones con menos de 50 empleados que introduzcan voluntariamente un sistema de denuncia deben realizar una evaluación de protección de datos específica, entre otros aspectos al tratar información sobre infracciones legales.
Formulario de denuncia
El formulario independiente facilita la obtención de información suficiente y relevante sin que la persona informante deba conocer términos jurídicos. El formulario contiene, entre otros:
- contacto y solicitud de retroalimentación
- evento, lugar y periodo de tiempo
- descripción de la irregularidad
- fuentes y posibles pruebas
- riesgo inmediato, daño continuo y riesgo de represalias
- otros datos relevantes
Protocolo de investigación y casos
El protocolo interno ayuda a las personas autorizadas a trabajar de forma coherente y documentada. Contiene campos para:
- ID del caso y fecha de recepción
- confirmación de 7 días y fecha límite para la retroalimentación
- control de conflictos de interés y competencias
- evaluación preliminar legal y de los hechos
- plan de investigación
- registro de acciones y contactos
- datos personales y acceso
- evaluación y conclusión
- retroalimentación
- cierre y fecha de eliminación
Lista de control para la función autorizada
La lista de control breve sirve como apoyo operativo para los pasos más importantes durante las primeras 24 horas, a más tardar el día 7, durante el seguimiento, a más tardar después de tres meses y al cierre del caso.
¿Para quién es adecuado el paquete?
El paquete es adecuado para sociedades anónimas, grupos empresariales, empresas industriales, empresas de comercio electrónico, empresas SaaS y de TI, consultoras, empresas de dotación de personal, organizaciones sin ánimo de lucro y otros empleadores que necesiten un sistema claro para la denuncia interna de irregularidades.
Situación jurídica verificada en 2026
La versión 1.0 ha sido revisada legalmente el 27 de septiembre de 2026 conforme a, entre otros:
- Ley (2021:890) sobre la protección de personas que informan sobre irregularidades
- Reglamento (2021:949) sobre la protección de personas que informan sobre irregularidades, modificado hasta SFS 2025:1157 inclusive en la revisión
- Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo
- Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679
- Ley (2018:218) con disposiciones complementarias al RGPD
- Guía actual de la Autoridad Sueca del Entorno Laboral sobre canales de notificación interna
- Guía de la IMY sobre el tratamiento de datos personales en casos de denuncia de irregularidades
Importante sobre la adaptación
Cada organización debe adaptar la plantilla a la función de denuncia real, los canales técnicos de notificación, las personas autorizadas, los procedimientos sobre conflictos de interés, los convenios colectivos, las normas de publicidad y secreto, y cualquier regulación específica del sector. Para la administración pública y ciertos sectores regulados pueden aplicarse requisitos especiales.
La plantilla es un documento de trabajo profesional y no sustituye el asesoramiento jurídico individual en un caso concreto.
Entrega digital
El producto se entrega digitalmente en formato Word (DOCX) y PDF. No se envía ningún producto físico.
Preguntas frecuentes
¿Todos los empleadores deben tener una función de denuncia?
No. La obligación general según la ley de denunciantes se aplica a los operadores que contaban con al menos 50 empleados al inicio del año natural. No obstante, pueden aplicarse normas especiales en ciertos sectores.
¿La denuncia debe poder realizarse de forma anónima?
La ley establece requisitos de gran alcance sobre la protección de la identidad y la confidencialidad, pero la plantilla hace de la denuncia anónima una opción que la organización debe decidir y configurar en función de su canal. Si no hay datos de contacto, la retroalimentación y la solicitud de datos adicionales pueden ser más difíciles.
¿La denuncia puede realizarse por correo electrónico?
La organización es responsable de que el canal de notificación sea seguro y adecuado. El correo electrónico ordinario sin protección puede implicar riesgos de revelar la identidad y debe someterse a una evaluación de riesgos cuidadosa.
¿Durante cuánto tiempo se puede guardar un caso de denuncia?
Los datos personales en un caso de seguimiento no deben tratarse, como norma general, durante más de dos años después del cierre del caso. Los datos irrelevantes deben eliminarse antes.
