Personalhandbok & HR-policy Mallpaket 2026 – Word/PDF

Personalhandbok & HR-policy Mallpaket 2026 – komplett HR-underlag för svenska arbetsgivare

Ett komplett och redigerbart HR-paket i Word och PDF för företag som vill samla interna regler, riktlinjer och personalinformation i en professionell personalhandbok. Paketet innehåller både en omfattande Personalhandbok 2026, ett separat HR-policybibliotek och en kvittensmall som kan användas för att dokumentera att medarbetaren fått tillgång till aktuella styrdokument.

Mallarna är framtagna för svenska arbetsgivare och juridiskt genomgångna per 2 oktober 2026. Innehållet är uppbyggt så att företaget kan anpassa dokumenten efter organisation, kollektivavtal, anställningsavtal, arbetssätt och bransch.

Detta ingår – 6 filer

• Personalhandbok 2026 – Word (DOCX)
• Personalhandbok 2026 – PDF
• HR-policybibliotek 2026 – Word (DOCX)
• HR-policybibliotek 2026 – PDF
• Kvittens av personalhandbok & policys – Word (DOCX)
• Kvittens av personalhandbok & policys – PDF

Personalhandboken innehåller bland annat

• företagets värderingar och uppförandekod
• anställning och introduktion
• arbetstid, närvaro och ledighet
• lön, förmåner och utlägg
• arbetsmiljö och organisatorisk/social arbetsmiljö
• likabehandling, trakasserier och repressalier
• arbetsanpassning, sjukfrånvaro och rehabilitering
• IT, informationssäkerhet och personuppgifter
• AI-policy och AI-kompetens
• sociala medier och extern kommunikation
• distansarbete och privat utrustning
• resor, representation och kostnader
• visselblåsning och rapportering av missförhållanden
• sekretess, företagshemligheter och immateriella rättigheter
• avslut av anställning och återlämning av företagets egendom
• dokumentförvaltning, versionshantering och kvittens

Separat HR-policybibliotek

Policybiblioteket innehåller färdiga policytexter som kan användas fristående eller integreras i personalhandboken:

• likabehandling och anti-trakasserier
• arbetsmiljö och OSA
• IT- och informationssäkerhet
• personuppgifter och personalintegritet
• AI-policy för medarbetare
• sociala medier
• distans- och hybridarbete
• BYOD – användning av privat utrustning
• rese- och utläggspolicy
• alkohol, droger och säkerhet
• visselblåsning – översikt och hänvisning till separat rutin
• policyförvaltning och översyn

Arbetsmiljö och OSA – uppdaterat efter de nya AFS-reglerna

Paketet tar hänsyn till Arbetsmiljöverkets nya föreskriftsstruktur som gäller sedan 1 januari 2025. AFS 2023:1 kräver bland annat arbetsmiljöpolicy och rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet; vid tio eller fler arbetstagare ska dessa vara skriftliga. AFS 2023:2 innehåller bland annat krav kring organisatorisk och social arbetsmiljö, arbetsbelastning, kränkande särbehandling och skriftliga OSA-mål vid tio eller fler arbetstagare.

Likabehandling och aktiva åtgärder

Alla arbetsgivare ska arbeta kontinuerligt med aktiva åtgärder mot diskriminering. Paketet innehåller därför tydliga riktlinjer kring arbetsförhållanden, rekrytering, kompetensutveckling, föräldraskap, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. Vid minst 25 anställda ska samtliga delar av arbetet med aktiva åtgärder dokumenteras skriftligt. Lönekartläggningen ska dokumenteras skriftligt vid minst 10 anställda.

GDPR och personalintegritet

Arbetsgivare som behandlar personuppgifter om anställda omfattas av GDPR. Paketet innehåller därför riktlinjer om information till anställda, åtkomst, loggning, kontroll och övervakning, gallring och personuppgiftsincidenter. Arbetsgivaren ska vara tydlig med varför uppgifter samlas in och hur de används, och kontrollåtgärder ska vara proportionerliga och rättsligt motiverade.

AI-policy 2026

AI-avsnitten tar hänsyn till EU:s AI-förordning. Artikel 4 kräver att leverantörer och organisationer som använder AI-system vidtar åtgärder för att stödja en tillräcklig AI-kompetens hos personal och andra personer som använder systemen för deras räkning. Policyn innehåller därför regler om godkända AI-verktyg, företagshemligheter, personuppgifter, mänsklig kontroll och kvalitetssäkring.

Distansarbete, BYOD och IT-säkerhet

Paketet innehåller grundläggande policytexter för hybridarbete, distansarbete och användning av privat utrustning. För mer detaljerade och varaktiga upplägg bör ett separat distansarbets- eller BYOD-avtal användas. Det gör det möjligt att hålla personalhandboken generell samtidigt som individuella arbetsformer regleras separat.

Visselblåsning

Verksamhetsutövare som vid ingången av kalenderåret hade 50 eller fler arbetstagare omfattas som huvudregel av skyldigheten att ha interna rapporteringskanaler enligt visselblåsarlagen. Personalhandboken innehåller därför plats för hänvisning till företagets separata visselblåsarpolicy och rapporteringskanal.

Viktigt om lönetransparens 2026

Paketet behandlar inte föreslagna svenska lönetransparensregler som om de redan vore gällande rätt. I mars 2026 meddelade regeringen att någon proposition om genomförande av EU:s lönetransparensdirektiv för närvarande inte avses lämnas och att Sverige verkar för en uppskjuten genomförandetidpunkt och omförhandling. Redan gällande krav enligt diskrimineringslagen, inklusive lönekartläggning och aktiva åtgärder, kvarstår däremot.

Kvittensmall ingår

En separat kvittens gör det möjligt att dokumentera att medarbetaren fått tillgång till personalhandbok och relevanta policys. Kvittensen är medvetet formulerad som ett mottagnings- och informationsbevis – den påstår inte att arbetsgivaren automatiskt kan ändra individuella avtalsvillkor genom att uppdatera handboken.

Rättslig grund

Mallpaketet är framtaget med hänsyn till bland annat:

• Lag (1982:80) om anställningsskydd
• Semesterlag (1977:480)
• Arbetstidslag (1982:673)
• Föräldraledighetslag (1995:584)
• Diskrimineringslag (2008:567)
• Arbetsmiljölag (1977:1160)
• AFS 2023:1 och AFS 2023:2
• Dataskyddsförordningen (GDPR)
• Lag (2018:558) om företagshemligheter
• Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden
• Förordning (EU) 2024/1689 om artificiell intelligens, i tillämpliga delar

För vem passar paketet?

• små och medelstora svenska företag
• växande bolag som vill standardisera HR-rutiner
• företag som saknar samlad personalhandbok
• arbetsgivare som vill dokumentera IT-, AI-, GDPR- och distansarbetsregler
• HR-ansvariga, VD och företagsledningar som behöver ett redigerbart grundpaket

Observera

Personalhandboken är ett generellt dokumentunderlag och måste anpassas till företagets faktiska verksamhet. Kollektivavtal, individuella anställningsavtal och tvingande lag går före motstridiga formuleringar i handboken. Villkor som ska vara individuellt bindande bör regleras i anställningsavtal eller särskild överenskommelse.

Format: Word (DOCX) + PDF
Språk: Svenska
Jurisdiktion: Sverige
Antal filer: 6
Version: 1.0 – 2026-10-02