Aktiebok i aktiebolag – krav, innehåll och uppdatering

Kort svar: Varje aktiebolag ska ha en aktiebok. Styrelsen ansvarar för att den förs korrekt och uppdateras när ägarförhållanden ändras. Bolagsverket registrerar inte bolagets aktieägare, så aktieboken är den centrala ägarförteckningen.

Vad säger aktiebolagslagen?

Aktiebolagslagen 5 kap. kräver att det finns en aktiebok i varje aktiebolag. Den ska ligga till grund för aktieägarnas rättigheter och ge underlag för att bedöma ägarförhållandena. I vanliga privata aktiebolag ska aktieboken bland annat innehålla uppgifter om aktiernas nummer, aktieägarnas identitet och adress samt aktieslag om bolaget har flera aktieslag.

Vem ansvarar för aktieboken?

Styrelsen ska se till att aktieboken upprättas och hålls aktuell. Det är alltså inte Bolagsverket som för en lista över bolagets aktieägare. Vid försäljning av aktier behöver den nya ägaren begära att bli införd och bolaget ska hantera ändringen utan onödigt dröjsmål när förutsättningarna är uppfyllda.

Aktieboken är offentlig i vanliga aktiebolag

I bolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken hållas tillgänglig hos bolaget. Detta är lätt att missa i små ägarledda företag där dokumentet ibland bara sparas i en privat mapp eller hos redovisningsbyrån.

Vad ska dokumenteras vid en aktieöverlåtelse?

• vilka aktier som byter ägare
• datum för ändringen
• den nya ägarens identifieringsuppgifter och adress
• eventuellt aktieslag
• historik över tidigare uppgifter enligt lagens arkiveringskrav

Aktieboken bör uppdateras tillsammans med aktieöverlåtelseavtal, eventuell avräkningsnota och kontroll av överlåtelsebegränsningar i bolagsordningen.

Hur länge ska uppgifter sparas?

Aktieboken ska bevaras så länge bolaget består och minst tio år efter bolagets upplösning. Om uppgifter tas bort ur en digital aktiebok ska även de borttagna uppgifterna bevaras i minst tio år.

Vanliga fel

• aktieboken har aldrig upprättats
• aktieägare hos Bolagsverket förväxlas med verklig aktiebok
• aktieöverlåtelser dokumenteras men aktieboken uppdateras inte
• aktienummer saknas
• gamla versioner skrivs över utan historik
• bolaget kan inte visa aktieboken på begäran

Se Mallbutikens aktiebok i Excel, Word och PDF.

FAQ

Registrerar Bolagsverket aktieägare?

Nej. Bolagsverket registrerar bland annat verklig huvudman, men inte bolagets fullständiga aktieägarförteckning.

Kan aktieboken vara digital?

Ja. Aktiebolagslagen tillåter digital hantering och i vanliga bolag även vissa andra säkra former.

Är aktieboken samma sak som aktieägaravtal?

Nej. Aktieboken visar ägandet. Aktieägaravtalet reglerar relationen mellan ägare.

Artikeln är generell information och ersätter inte juridisk rådgivning.