Política de denuncia de irregularidades: ¿qué empresas necesitan una y qué debe contener?
Los operadores de actividades que contaban con 50 o más empleados al inicio del año natural deben disponer de canales de denuncia internos y procedimientos para la presentación de informes y seguimiento, conforme a la ley de protección de denunciantes (visselblåsarlagen). La ley no exige que el documento se titule obligatoriamente "política de denuncias" (visselblåsarpolicy), pero los procedimientos deben estar documentados por escrito y la organización necesita proporcionar información clara sobre cómo funciona el sistema.
¿Qué empresas deben tener canales internos de denuncia?
Según el capítulo 5, sección 2 de la Ley (2021:890) sobre la protección de las personas que denuncian irregularidades, la obligación se aplica a todo operador de actividad que al inicio del año natural tuviera al menos 50 empleados.
La Autoridad Sueca de Entorno Laboral (Arbetsmiljöverket) indica que todas las formas de empleo se contabilizan al determinar el número de empleados. Por lo tanto, es importante realizar la evaluación basándose en la plantilla real al inicio del año y no únicamente en el número de empleados con contrato indefinido.
50–249 empleados
Los operadores de actividades privadas con entre 50 y 249 empleados pueden, bajo ciertas condiciones, compartir canales de denuncia internos y determinados procedimientos entre sí. Esto no exime a la propia organización de su responsabilidad de cumplir con los requisitos de la ley.
Menos de 50
La obligación general establecida en el capítulo 5, sección 2, no afecta a las empresas por debajo de dicho umbral. Una empresa pequeña puede, no obstante, disponer voluntariamente de un canal de denuncia o estar sujeta a otras normas especiales dependiendo de su actividad. Si se implementa un sistema voluntariamente, debe quedar claro cómo se gestionan las denuncias y qué derechos y limitaciones se aplican.
La política de denuncias y el procedimiento de presentación cumplen funciones distintas
| Documento | Propósito práctico |
|---|---|
| Política de denuncias | Explica los principios, el alcance, la protección, las responsabilidades y la postura de la organización frente a la denuncia. |
| Procedimiento de denuncia | Describe paso a paso cómo se recibe, registra, evalúa, sigue y responde a una denuncia. |
| Formulario de denuncia | Proporciona a la persona denunciante una forma estructurada de aportar los datos relevantes. |
| Protocolo de investigación | Apoya la documentación coherente de la recepción, evaluación, medidas adoptadas y cierre del caso. |
La ley se centra en que los canales y procedimientos funcionen y estén documentados, no en el nombre exacto del documento. Para el usuario, resulta a menudo más claro si se diferencian la política y el procedimiento interno de tramitación.
¿Cómo deben funcionar los canales internos de denuncia?
Los canales deben permitir la presentación de informes tanto por escrito como de forma oral y, si la persona denunciante lo solicita, mediante una reunión física en un plazo razonable.
Confirmación en siete días
Como regla general, la persona denunciante debe recibir la confirmación de recepción de la denuncia en un plazo de siete días. Existen excepciones, por ejemplo, si la persona ha renunciado a dicha confirmación o si el receptor tiene motivos para creer que una confirmación revelaría la identidad del denunciante.
Retroalimentación en tres meses
Se debe proporcionar retroalimentación en una medida razonable sobre las medidas de seguimiento y los motivos de las mismas en un plazo de tres meses a partir de la confirmación. Si no se ha enviado una confirmación y esto no se debe a la persona denunciante, el plazo se cuenta, según la regla especial de la ley, desde los siete días posteriores a la recepción.
¿Quién puede gestionar las denuncias?
El operador de la actividad debe designar personas o entidades independientes y autónomas que estén facultadas para recibir denuncias, mantener contacto con los denunciantes, realizar el seguimiento de lo denunciado y ofrecer retroalimentación.
Puede tratarse de personal interno o de un tercero externo contratado para dicha tarea. Al mismo tiempo, la organización debe prever situaciones de conflicto de intereses. Una denuncia sobre la persona que normalmente gestiona los casos debe poder ser dirigida a otra persona.
Limitar el acceso
Los datos de identidad y otros datos sensibles del caso no deben ser accesibles para toda la organización de RR. HH., dirección o TI. El acceso debe limitarse a las personas autorizadas y los sistemas deben diseñarse para garantizar la confidencialidad y la trazabilidad.
Denuncias y datos personales
Los casos de denuncia a menudo contienen datos sobre el denunciante, las personas señaladas y otros afectados. La ley de denunciantes contiene normas especiales sobre el tratamiento de datos personales que interactúan con el RGPD.
La Autoridad Sueca de Protección de la Privacidad (IMY) señala, entre otras cosas, que solo deben tratarse los datos personales necesarios para el caso de seguimiento, que los datos que sean manifiestamente irrelevantes deben eliminarse lo antes posible y que, como regla general, los datos personales no deben conservarse más de dos años después del cierre del caso. Normas de archivo especiales pueden afectar a las entidades públicas.
Si un proveedor externo opera el canal y procesa datos personales en su nombre, es necesario evaluar los roles según el RGPD. Lea cuándo se necesita un contrato de encargado de tratamiento de datos.
¿Qué debe contener una política de denuncias y un procedimiento?
- Propósito y qué tipos de informes están cubiertos.
- Quién puede utilizar los canales.
- Cómo se realizan las denuncias por escrito, de forma oral y física.
- Vías de contacto y canales técnicos.
- Qué personas/entidades están autorizadas.
- Cómo se gestiona la independencia y los conflictos de intereses.
- Confirmación, seguimiento y retroalimentación.
- Cómo se protege la identidad y otros datos.
- Normas contra las represalias e información sobre la protección.
- Datos personales, acceso, eliminación y documentación.
- Cómo se pueden utilizar los canales de denuncia externos de las autoridades competentes.
- Cómo se cierran los casos, se informa internamente y se realiza el seguimiento a nivel agregado.
Informar más allá del enlace interno
La ley exige información clara y fácilmente accesible sobre cómo se lleva a cabo la denuncia interna, cómo puede hacerse a través de los canales externos de las autoridades competentes y otra información relevante, como la libertad de expresión y de adquisición de información donde sea aplicable.
Errores comunes
- Se utiliza un buzón de RR. HH. general como canal. La competencia y la independencia pueden resultar poco claras.
- Solo se ofrece un formulario web. La ley exige más métodos de denuncia.
- Nadie es responsable de los plazos. Siete días y tres meses deben poder gestionarse operativamente.
- Demasiadas personas tienen acceso al caso. Limite el acceso y documente las responsabilidades.
- La política promete anonimato total en todas las situaciones. Formule la protección y confidencialidad correctamente según el sistema real y la ley.
- Los datos personales se guardan sin un plan. Defina la eliminación y el tratamiento legal desde el principio.
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Ver el paquete de denunciasPreguntas frecuentes
¿Debe la empresa tener una política si tiene 50 empleados?
La ley exige canales de denuncia internos y procedimientos, así como la documentación por escrito de dichos procedimientos. No exige que un documento específico lleve el título de "política".
¿Puede RR. HH. gestionar todas las denuncias en solitario?
No automáticamente. Las personas o entidades facultadas deben ser independientes y autónomas en el sentido de la ley. La organización también debe gestionar los conflictos de intereses.
¿Se puede utilizar un servicio de denuncia externo?
Sí, la ley permite que las personas facultadas estén contratadas por un tercero encargado de la gestión. El operador de la actividad debe, no obstante, asegurar que se cumplan los requisitos legales y de protección de datos.
Guía relacionada
Consulte también la guía sobre PUB/DPA en caso de uso de canales externos y nuestras plantillas de documentos para RR. HH., derecho laboral y denuncias.
Fuentes y lecturas adicionales
- Parlamento sueco: ley de protección de denunciantes (2021:890), especialmente los capítulos 5 y 7.
- Arbetsmiljöverket: canales internos de denuncia
- IMY: datos personales en la denuncia de irregularidades
Esta guía proporciona información general. Pueden aplicarse reglas especiales para ciertas actividades y áreas de notificación.
