Datakvalitetskontroll & Valideringsregister – Kvalitetsregler, avvikelser och Excel | Word/PDF/Excel

Datakvalitetskontroll & Valideringsregister är ett digitalt mallpaket för organisationer som vill definiera, kontrollera och förbättra kvaliteten i sina uppgifter. Skapa en datakvalitetsplan, dokumentera kvalitetsregler, mät resultat och följ upp avvikelser. Lämpligt för exempelvis produktdata, kundregister och annan strukturerad verksamhetsinformation. 7 Word + 7 PDF + 1 Excel, totalt 15 filer. Digital ZIP-leverans.

Vad används ett datakvalitetsregister till?

Datakvalitet handlar om huruvida data är tillräckligt korrekta, fullständiga, giltiga, konsekventa och aktuella för ett visst användningsändamål. En organisations kvalitetsregel kan exempelvis kräva att varje aktiv produkt har ett artikelnummer, att datum använder rätt format eller att en identifierare är unik. Registret stöder planering, mätning och uppföljning. Det garanterar inte att uppgifterna speglar verkligheten.

Fil för fil

Excelverktyget – nio flikar

Översikt, Datamängder, Kvalitetsregler, Kontroller, Avvikelser, Åtgärder, Orsaker, Beslut och Läs mig. Kontrollfliken räknar avvikande antal som kontrollerade minus godkända och beräknar godkänd andel som godkända/kontrollerade när nämnaren är positiv och indata giltiga. När det kontrollerade antalet är noll visas ”Ej beräkningsbar” – inte ett automatiskt godkänt resultat. För få godkända objekt jämfört med satt målvärde anges ”Under gräns”. Bedömning och beslut måste alltid göras av användaren.

Så används mallpaketet

1. Välj en datamängd och bestäm dess användningsändamål, källor och ägare.
2. Dokumentera vilka attribut som är obligatoriska och hur de definieras.
3. Skapa en mätbar kvalitetsregel med population, täljare, nämnare och målgräns.
4. Genomför kontrollen med godkänd källa och dokumenterad metod.
5. Registrera avvikelser utan att kopiera onödiga personuppgifter.
6. Planera, utför och återtesta åtgärder och dokumentera ansvariga beslut.
7. Följ upp i Excelöversikten och revidera reglerna efter verksamhetens behov.

Vad skiljer datakvalitetskontroll från datamigrering?

En datamigreringsplan och systembytesmall fokuserar på överföring mellan system, fältmappning och driftsättningsbeslut. Detta paket är inriktat på återkommande datakvalitetskontroller och förbättringar – även när ingen migrering pågår.

Vanliga frågor

Vad betyder datakvalitet?

Datakvalitet bedöms i relation till hur en datamängd ska användas. Ett produktregister kan exempelvis kräva fullständiga produktkoder, konsekventa måttenheter och korrekt koppling till verkliga varor. ISO/IEC 25012 beskriver en generell modell; vilka kriterier som är viktigast avgörs lokalt.

Beräknar Excel automatiskt om kontrollen är godkänd?

Excel jämför en beräknad godkänd andel med den målgräns du matat in. Den kan visa ”Under gräns” eller ”Uppfyller gräns” utifrån siffrorna. Det är inte ett automatiskt godkännande av kvaliteten, eftersom urval, datakälla och affärsnytta fortfarande måste bedömas.

Vad händer om inga objekt kontrolleras?

Om det kontrollerade antalet är noll går det inte att beräkna en meningsfull procentsats. Excel markerar resultatet som ”Ej beräkningsbar” och kräver att situationen bedöms. Att sätta resultatet till 100 procent skulle ge en missvisande bild.

Ingår automatisk kontroll av Excel- eller databaser?

Nej. Arbetsboken är ett register för manuellt inmatade kontrollresultat. Den ansluter inte till databaser och scannar inte automatiskt kund-, produkt- eller personalregister. Kontrollant och dataägare måste själva utföra och dokumentera den faktiska kontrollen.

Är det en ISO-certifierad eller GDPR-godkänd mall?

Nej. Produkten bygger på generella principer för datakvalitet men har inte certifierats eller granskats av standardiseringsorganisationer. GDPR och eventuella andra krav behöver hanteras utifrån organisationens konkreta uppgifter, dataskyddsansvar och tillämplig lagstiftning.

Kan jag fylla i PDF-filerna direkt?

PDF-filerna är sökbara och avsedda för läsning och utskrift. De är inte interaktiva PDF-formulär. Använd Wordversionerna för redigering och Excelarbetsboken för register. Testa gärna omräkning och datavalidering i ditt kalkylprogram efter eventuell import.

Finns mallarna på engelska?

En English User Guide i Word och PDF ingår och förklarar arbetsgången. Huvudformulären och Excelrubrikerna levereras på svenska; ingen komplett engelsk översättning av samtliga arbetsdokument ingår.

Metodunderlag och begränsningar

Referenser: ISO/IEC 25012:2008 – Data quality model och EU Data Quality Guidelines. Källorna ger generell metodvägledning och innebär inte att utgivarna har kontrollerat eller rekommenderat Mallbutikens produkt. Version 1.0, 29 oktober 2026. AI-assisterad metodkontroll; ingen extern jurist-, informationssäkerhets- eller certifieringsgranskning har utförts. Detta är frivilliga arbetsmallar och inga myndighetsblanketter.