Alta de clientes e instrucciones de facturación B2B – Ficha de cliente, factura electrónica y registro en Excel | Word/PDF/Excel

Ficha de cliente e instrucciones de facturación para empresas – Word, PDF y Excel. Un paquete administrativo para recopilar y controlar la dirección de facturación, los datos de la empresa, las referencias de compra y la información de factura electrónica de los clientes empresariales. Adecuado para departamentos financieros, consultores y pequeñas empresas que desean organizar los datos de sus clientes B2B. La compra incluye 15 fichas de clientes en un archivo ZIP digital.

Aclaración importante: los documentos no son facturas, no son un sistema de contabilidad ni realizan un control automático del IVA. No crean una obligación de pago ni el derecho a modificar un contrato. El contenido real de la factura, el IVA y la entrega técnica deben comprobarse por separado para cada transacción.

¿Para qué se utilizan la ficha de cliente y las instrucciones de facturación?

Cuando se crea un nuevo cliente empresarial o un cliente existente cambia sus datos, el vendedor debe saber a qué empresa jurídica se debe facturar, qué dirección y referencia son válidas y si la factura debe enviarse a través de Peppol u otro canal. El paquete proporciona documentos separados para la recopilación de datos, el control de cambios, la preparación de facturas y la configuración de la factura electrónica.

Todos los documentos y formatos de archivo

Archivo	Función	Idioma / formato
Ficha de cliente y ficha de cliente	Datos del comprador jurídico, referencias y fuente de verificación	Sueco · DOCX + PDF
Instrucciones de facturación B2B	Instrucciones sobre dirección de facturación, referencias, canal de recepción e ID de Peppol	Sueco · DOCX + PDF
Notificación de cambios en los datos del cliente	Datos anteriores y nuevos, así como control de autorización	Sueco · DOCX + PDF
Control de facturas – lista de verificación	Comprobación de datos antes de la facturación en un sistema de facturación independiente	Sueco · DOCX + PDF
Factura electrónica – protocolo de prueba	Comprobación técnica de recepción, acuse de recibo y desviaciones	Sueco · DOCX + PDF
Guía de usuario en sueco	Orden de cumplimentación, limitaciones legales, requisitos de facturación y RGPD	Sueco · DOCX + PDF
English User Guide	Instrucciones en inglés para los documentos de trabajo en sueco	Inglés · DOCX + PDF
Registro de Excel – 9 pestañas	Resumen, registro de clientes, instrucciones, cambios, controles, factura electrónica, desviaciones, fuentes, Léame	Sueco · XLSX

Procedimiento de trabajo práctico

1. Recopile y compruebe el nombre de la empresa, el número de organización y los datos de facturación en la ficha de cliente.
2. Compruebe la información de pago acordada y el canal de recepción real. Envíe o cargue las instrucciones de facturación.
3. En caso de cambio: documente los datos antiguos y nuevos y verifique los cambios sensibles a través de un canal de contacto independiente y previamente conocido.
4. Antes de facturar: utilice la lista de verificación junto con un programa de facturación independiente. Evalúe la situación de IVA aplicable.
5. En el caso de la factura electrónica: pruebe el formato técnico y la recepción, documente el acuse de recibo y gestione las desviaciones.
6. Haga un seguimiento de los asuntos en Excel. Un estado administrativo no es una prueba de cumplimiento legal.

Excel – registro de clientes con nueve pestañas

El resumen sintetiza los clientes registrados, las fichas de cliente con el valor de estado manual «Listo», los asuntos de cambio en curso, los controles técnicos de factura electrónica finalizados y las desviaciones abiertas. El libro de trabajo se entrega vacío, sin ejemplos de personas ni conexiones externas. Ninguna fórmula determina si una factura es jurídicamente o fiscalmente correcta. Se edita en Excel o en un programa de hojas de cálculo compatible.

Normas y limitaciones según el derecho sueco

Normalmente, una factura completa debe contener los datos indicados en el artículo 24 del capítulo 17 de la Ley del IVA (2023:200). Existen normas especiales para, por ejemplo, la factura simplificada y ciertas situaciones de IVA. La Agencia Tributaria explica el contenido de la factura y las excepciones.

Un PDF enviado por correo electrónico no es automáticamente una factura electrónica estructurada. La Ley (2018:1277) se aplica bajo condiciones especiales para las facturas derivadas de la contratación pública, no para todas las facturas privadas B2B. La Agencia de Contratación Pública informa sobre las normas de la factura electrónica.

Los registros de clientes con nombres y datos de contacto de personas físicas están sujetos al RGPD cuando se tratan datos personales. La empresa debe evaluar la base legal, la finalidad, el acceso y la eliminación. La Autoridad de Supervisión de Suecia sobre la base legal.

Preguntas frecuentes

¿La ficha de cliente es una factura?

No. La ficha de cliente es un documento con datos administrativos. La factura real se emite en el sistema de facturación y debe cumplir los requisitos aplicables de contenido e IVA.

¿Puedo enviar un PDF en lugar de una factura Peppol?

Depende del receptor y de las normas aplicables. Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica estructurada. Algunas contrataciones públicas están sujetas a requisitos de factura electrónica estructurada.

¿Puede Excel comprobar automáticamente el IVA y la solvencia?

No. El libro de trabajo cuenta los asuntos administrativos y los valores de estado. No realiza ningún cálculo de IVA, evaluación de solvencia ni control legal.

¿Cómo gestiono los datos de pago modificados?

El cambio debe verificarse a través de un canal de contacto independiente y conocido. Un correo electrónico con nuevos datos no es suficiente como control de seguridad; especialmente los cambios de datos bancarios requieren precaución.

¿Las plantillas están en inglés?

Los cinco documentos de trabajo y la guía en sueco están en sueco. La English User Guide incluida explica su uso en inglés, pero no constituye una traducción de los documentos.

Plantillas relacionadas

Consulte Plantillas para facturación cuando necesite una plantilla de factura real u otro documento para la facturación de clientes.

Fuentes y versión

Versión del producto 1.0. Revisión interna asistida por IA de fuentes legales 28 de octubre de 2026: Agencia Tributaria, Ley del IVA (2023:200) capítulo 17, Ley (2018:1277) y guía del RGPD de la Autoridad de Supervisión de Suecia. Se han realizado pruebas funcionales de los documentos. No se afirma ninguna revisión legal externa ni aprobación de ninguna autoridad.