Distansarbete och BYOD – vad bör arbetsgivaren reglera?

Kort svar: Distansarbete och BYOD bör regleras tydligt eftersom arbetsmiljö, arbetstid, informationssäkerhet, kostnader och personuppgifter annars lätt hamnar mellan stolarna. Ett distansarbetsavtal eller en policy bör beskriva både praktiska villkor och gränser för ansvar.

Arbetsmiljöansvaret följer med hem

Systematiskt arbetsmiljöarbete omfattar även distansarbete. Arbetsgivaren behöver därför skapa rutiner för hur ergonomi, arbetsbelastning, återhämtning och social arbetsmiljö följs upp när arbetet sker på annan plats.

Vad bör ett distansarbetsupplägg reglera?

• vilka dagar eller situationer distansarbete är tillåtet
• vilken arbetsplats som får användas
• tillgänglighet och arbetstid
• utrustning, support och kostnadsansvar
• informationssäkerhet och sekretess
• hantering av personuppgifter
• arbetsmiljö och rapportering av problem
• möjlighet att ändra eller återkalla distansupplägget

BYOD – privat utrustning i arbetet

Bring Your Own Device kan vara praktiskt men skapar särskilda risker. Arbetsgivaren bör definiera vilka enheter som får användas, minimikrav på operativsystem och säkerhet, krav på skärmlås och kryptering, hantering vid förlust samt hur företagsdata separeras från privata data.

GDPR och övervakning

Säkerhetsverktyg, MDM och loggning kan innebära behandling av personuppgifter om anställda. Arbetsgivaren behöver därför bedöma rättslig grund, information, proportionalitet och åtkomst. Ett säkerhetsintresse ger inte obegränsad rätt att övervaka privat användning.

Informationssäkerhet i praktiken

Hemmanätverk, delade datorer, utskrifter och arbete på offentliga platser kan skapa risker. Policyn bör därför reglera VPN, lagring, lokala kopior, USB-minnen, privata molntjänster, skärmskydd, utskrifter och hur incidenter rapporteras.

MBL och kollektivavtal

Större förändringar av arbetsorganisation eller villkor kan aktualisera förhandling enligt medbestämmandelagen och kollektivavtal kan innehålla ytterligare regler. Arbetsgivare bör därför kontrollera den arbetsrättsliga processen innan en ny policy införs brett.

Vanliga misstag

• att behandla distansarbete som en informell förmån utan tydliga villkor
• att sakna regler för vad som händer när anställningen avslutas
• att tillåta privat utrustning utan möjlighet att radera företagsdata
• att inte riskbedöma arbetsmiljön
• att samla in mer övervakningsdata än vad som är nödvändigt

Se Mallbutikens mallpaket för distansarbete, hybridarbete och BYOD.

FAQ

Har anställda rätt att arbeta hemifrån?

Det finns ingen generell rätt till distansarbete. Vad som gäller beror bland annat på avtal, arbetsgivarens beslut och eventuella kollektivavtal.

Kan arbetsgivaren kräva MDM på privat telefon?

Det kan vara möjligt i vissa upplägg, men kraven måste vara tydliga, proportionerliga och förenliga med dataskydd och arbetsrätt. Många verksamheter väljer därför att begränsa BYOD eller erbjuda företagsenheter.

Behövs både policy och individuellt avtal?

En gemensam policy kan beskriva generella regler medan ett individuellt avtal kan reglera den anställdes specifika distansupplägg.

Artikeln är generell information och ersätter inte juridisk rådgivning.