Cuentas por pagar: conciliación, pagos parciales y notas de crédito
Una cuenta por pagar es un detalle de las deudas de la empresa con los proveedores. Muestra qué facturas están pendientes de pago, cuándo vencen y qué pagos o notas de crédito corresponden a cada factura. Se concilia comparando las partidas abiertas con las cuentas por pagar de la contabilidad en la misma fecha e investigando las diferencias.
Esta guía ayuda a quienes dirigen una pequeña empresa o gestionan la administración financiera a pasar de una pila de facturas a una lista de pagos controlable. Los ejemplos están simplificados y se refieren a importes con IVA incluido.
Lo más importante en resumen
- Una factura puede estar parcialmente pagada, abonada o en disputa sin haber finalizado su procesamiento.
- Distinga entre deuda restante, fecha de vencimiento y aprobación para el pago.
- Utilice la misma fecha de conciliación en el auxiliar de cuentas, el libro mayor y los soportes de pago.
- Un resumen en Excel es una herramienta de seguimiento y no sustituye a la contabilidad oficial de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
| Soporte | Muestra | Cuestión práctica |
|---|---|---|
| Cuentas por pagar | Deudas de la empresa con proveedores | ¿Qué facturas debemos pagar? |
| Cuentas por cobrar | Derechos de cobro de la empresa ante clientes | ¿Qué pagos estamos esperando? |
| Presupuesto de liquidez | Flujos de pago previstos | ¿Será suficiente el dinero cuando venzan las facturas? |
La lista de facturas de proveedores sirve de base para el presupuesto de liquidez y la previsión de flujo de caja. Los créditos de proveedores afectan a los desembolsos; la política de crédito de la empresa para clientes afecta a los ingresos. Los dos flujos deben mantenerse separados.
¿Qué información necesita registrar?
Asigne a cada entrada un identificador que permita volver a encontrar la factura. No utilice solo el nombre del proveedor: el mismo proveedor puede tener varias facturas con importes idénticos.
| Campo | Por qué es necesario |
|---|---|
| Proveedor, número de factura y referencia interna | Identifica el asiento y lo vincula al documento soporte. |
| Fecha de factura, fecha de vencimiento y moneda | Diferencia el momento de la factura de los términos de pago. |
| Importe original, pagos y notas de crédito | Explica cómo se calculó el importe restante. |
| Estado de aprobación y bloqueo (si procede) | Indica si la factura puede incluirse en el próximo lote de pagos. |
| Fecha de pago, referencia y enlace al documento | Permite rastrear el pago. |
| Importe abierto y responsable a cargo | Muestra lo que queda pendiente y quién investiga la desviación. |
Cómo conciliar las cuentas por pagar paso a paso
- Determine la fecha de corte. Obtenga las partidas abiertas y el saldo de las deudas con proveedores en el libro mayor a la misma fecha. Guarde las extracciones para poder comparar en la siguiente conciliación.
- Verifique la integridad. ¿Hay facturas recibidas que aún no se han registrado? ¿Existe la misma factura duplicada? La conciliación será engañosa si la lista y la contabilidad incluyen asientos distintos.
- Vincule pagos y créditos. Verifique importes, moneda, fechas y referencia de factura. Un pago realizado después de la fecha de corte no debe reducir la deuda en una conciliación anterior.
- Sume las partidas abiertas. Compare con el libro mayor. Verifique, entre otros, los asientos manuales, las diferencias de tipo de cambio y los pagos contabilizados sin vincular a la factura correcta.
- Documente las diferencias. Escriba el importe, la posible causa, el responsable y la próxima medida. Mantenga la diferencia explicada hasta que esté realmente resuelta; no la oculte ajustando el total.
- Apruebe y realice el seguimiento. Guarde la conciliación con la fecha y la persona que la verificó. Compruebe en la siguiente ocasión que las desviaciones anteriores se hayan solucionado.
La normativa de la Junta de Contabilidad (Bokföringsnämnden) indica que la contabilidad debe conciliarse de forma continua siguiendo rutinas fijas. La frecuencia depende de las circunstancias de cada empresa. Una conciliación mensual puede ser una rutina interna práctica, pero no debe describirse como un plazo legal universal. Véase la guía de BFN sobre contabilidad, punto 2.15.
Ejemplo: pago parcial y nota de crédito
La factura A es de 12 500 coronas. La empresa ha pagado 5 000 coronas y ha recibido una nota de crédito de 2 500 coronas que corresponde a la misma factura. El importe abierto será:
12 500 − 5 000 − 2 500 = 5 000 coronas pendientes de pago.
Si la nota de crédito aún no se ha vinculado a la factura, la lista de pagos puede mostrar incorrectamente 7 500 coronas. Por tanto, verifique tanto la nota de crédito en sí como que se haya registrado contra la partida correcta.
Si, en cambio, 5 000 coronas están en disputa, la partida no debe marcarse simplemente como pagada. Documente la objeción, separe el importe en disputa del no discutible y gestione la contabilidad según las circunstancias. En caso de duda, el asesor contable debe evaluar el manejo.
Elabore una lista de vencimientos útil
Ordene las partidas abiertas y aprobadas para pago según la fecha de vencimiento. Se recomienda mostrar grupos separados para facturas ya vencidas, próximos siete días y pagos posteriores. Los intervalos son una sugerencia de planificación, no un requisito oficial.
Una factura aprobada para el pago todavía debe verificarse contra los datos bancarios y el soporte de pago. En caso de cambio de cuenta bancaria: verifique el cambio a través de un canal de contacto conocido previamente. Siga la política de aprobación de facturas de la empresa y mantenga separados el registro, la aprobación y el pago donde la organización lo permita.
Lista de comprobación antes del próximo lote de pagos
- Todos los asientos tienen la fecha de vencimiento y moneda correctas.
- Los pagos parciales y las notas de crédito están vinculados a la factura correcta.
- Los duplicados, disputas y bloqueos están investigados o claramente marcados.
- Las facturas están aprobadas según la política de autorización.
- La lista de pagos se ajusta al presupuesto de flujo de caja.
- Los pagos se documentan y concilian después de su ejecución.
Errores comunes
- Mezclar el importe de la factura con el importe pendiente. Tras un pago parcial, el siguiente pago debe referirse a lo que resta.
- Usar fechas de corte diferentes. Un pago nuevo puede crear una diferencia aparente respecto a un libro mayor antiguo.
- Registrar una nota de crédito como una nueva deuda. Compruebe el signo y la vinculación con la factura original.
- Usar Excel como contabilidad paralela sin control. Determine qué sistema es la fuente principal y cómo se concilia el resumen.
- Resolver una disputa solo con un bloqueo de pago. El bloqueo no sustituye la comunicación y documentación de la objeción.
Preguntas frecuentes sobre las cuentas por pagar
¿Puedo gestionar las cuentas por pagar en Excel?
Excel puede usarse como resumen complementario de facturas, plan de pagos y control de conciliación. Una hoja de cálculo modificable común no debe utilizarse como software contable de la empresa. BFN distingue entre soporte de seguimiento y contabilidad, donde los registros deben poder conservarse y corregirse de la manera prescrita.
¿Por qué las cuentas por pagar no coinciden con el libro mayor?
Los puntos comunes de resolución de errores son: fechas distintas, asientos manuales, pagos sin vincular, facturas duplicadas y notas de crédito mal gestionadas. Documente la causa por asiento antes de realizar una corrección.
¿Es una lista de vencimientos lo mismo que una aprobación de pago?
No. La fecha de vencimiento muestra cuándo debe realizarse el pago según las condiciones. La aprobación y los controles determinan si la partida está lista para el pago.
¿Qué hago con una factura totalmente abonada?
Vincule la nota de crédito a la factura original y compruebe que el importe restante sea cero. Si la factura original ya se ha pagado, deberá realizar un seguimiento por separado del reembolso o la compensación acordada.
Reúna facturas, pagos y notas de crédito en un solo soporte
El producto de nuestra tienda Cuentas por pagar y seguimiento de pagos incluye un resumen en Excel además de documentos en Word y PDF para el seguimiento. Utilice el paquete como complemento a la contabilidad y adapte la rutina al proceso de pago de la empresa.
Profundización y próximos pasos
- Gestión económica en pequeñas empresas: elija los soportes y rutinas correctos
- Planifique los pagos en un presupuesto de liquidez
- Política de autorización y aprobación de facturas
- Política de crédito para las cuentas por cobrar de la empresa
- Plantillas de economía y contabilidad
Fuentes
- Junta de Contabilidad (Bokföringsnämnden) – guía de contabilidad, contabilidad auxiliar y conciliación
- Junta de Contabilidad (Bokföringsnämnden) – preguntas y respuestas sobre software contable
Última actualización: . Información económica y contable general. La guía no sustituye una auditoría de la contabilidad de la empresa ni el asesoramiento profesional individualizado.
