Cambio de modelo del proveedor de IA – notificación de cambio, reevaluación de riesgos y registro de aprobación | Word/PDF/Excel

Su proveedor de IA cambia el modelo de lenguaje, el entorno de ejecución o las funciones. ¿Cómo documentan qué cambia realmente y quién puede tomar decisiones? Este paquete de plantillas para empresas suecas les ayuda a acordar la información sobre cambios, evaluar las consecuencias, probar una versión determinada y documentar una notificación formal. La aprobación previa solo se aplica cuando los contratos o una norma jurídica aplicable específica lo contemplan.

Datos rápidos: 7 archivos de Word editables (.docx), 7 archivos PDF correspondientes, buscables pero no interactivos, y 1 libro de trabajo de Excel (.xlsx). Un total de 15 archivos de cliente en una futura entrega digital en formato ZIP. Cinco documentos de trabajo en sueco, una guía en sueco y una Guía de usuario en inglés (solo la guía, no un texto contractual en inglés). Contexto de uso sueco, versión 1.0, 2026-11-09. Se requiere Microsoft Word y Excel o programas compatibles; no se garantiza la compatibilidad con otros programas.

¿Para quién es adecuado el paquete?

Ejemplo 1: Una empresa de servicios sueca adquiere un asistente de IA externo y quiere acordar cuándo debe el proveedor notificar un cambio de modelo y de ubicación de datos. Ejemplo 2: Una organización recibe una actualización de un proveedor de IA y necesita recopilar información sobre riesgos, protección de datos y pruebas antes de tomar una decisión interna.

Elija otra solución cuando: un sistema de IA específico requiera una evaluación completa de conformidad para sistemas de alto riesgo, una evaluación de impacto en la protección de datos (DPIA) o una evaluación de riesgos fundamentales (FRIA) individualizada, la notificación de incidentes de seguridad o una evaluación jurídica especializada. Este paquete no sustituye dicho proceso ni un contrato de encargo de tratamiento de datos existente.

Los archivos: un proceso de trabajo claro

Los archivos DOCX se pueden editar. Los archivos PDF son buscables e imprimibles, pero no contienen campos de formulario interactivos especiales. Excel se puede editar y requiere un programa de hojas de cálculo compatible.

El uso práctico de la herramienta de Excel

Nueve pestañas: Visión general, Sistema de IA, Cambios, Evaluación de riesgos, Pruebas, Decisiones, Medidas, Registro de pruebas y Léame. La visión general utiliza fórmulas probadas para contar asuntos y estados. Por ejemplo: una notificación registrada como «Pendiente de evaluación» se contabiliza en el registro de cambios, pero no aparece como «Aprobada»; una persona autorizada debe documentar una decisión independiente. La hoja de cálculo no calcula la clasificación según la Ley de IA, la legalidad ni la validez contractual.

Cómo utilizar los documentos

1. Identifique exactamente el sistema de IA, las partes contractuales, las cláusulas del contrato y la versión actual del modelo.
2. Negocie y firme un anexo contractual solo si es necesario; elimine las opciones de cláusulas incompatibles.
3. Documente la notificación de cambios y realice una evaluación independiente del contrato, el RGPD y las normas pertinentes de la Ley de IA.
4. Pruebe la versión del modelo documentada, registre las desviaciones y guarde pruebas.
5. Permita que una persona autorizada y responsable tome una decisión motivada y, si es necesario, envíe una carta al proveedor.
6. Haga un seguimiento de las medidas y archive el material según el procedimiento real de gestión de la información.

Límites jurídicos importantes

Ley de IA: El Reglamento (UE) 2024/1689 tiene distintas fechas de aplicación; las normas sobre la responsabilidad modificada del proveedor y los requisitos específicos para la IA de alto riesgo exigen clasificar primero el sistema y el rol de cada actor. Un cambio de modelo no constituye automáticamente una «modificación sustancial» que conlleve una nueva responsabilidad del proveedor. Consulte el texto consolidado del Reglamento de IA y el artículo 25.

RGPD: En caso de tratamiento efectivo de datos personales, pueden verse afectados los contratos de encargo de tratamiento, los procesos de subencargo y las evaluaciones de impacto. No todos los cambios de versión implican un nuevo subencargo ni una nueva DPIA. Consulte el RGPD, en particular los artículos 28, 32 y 35 y la información de la IMY sobre los contratos de encargo de tratamiento de datos personales.

Contratos: El derecho a la información previa, la aprobación previa, la oposición, la suspensión o la rescisión debe derivarse del contrato aplicable y/o de la legislación vigente. No utilice la plantilla para modificar unilateralmente las condiciones del proveedor.

Comparación con otros documentos

Para implementar una política general de IA o un inventario de sistemas, el paquete de gobernanza de la IA es una alternativa cercana. Para documentar las competencias en IA y las medidas de formación, existe la competencia en IA según el artículo 4. Sin embargo, este producto se centra en un caso concreto de cambio de modelo y de proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Debe el cliente aprobar siempre un nuevo número de modelo?

No. La Ley de IA no establece un requisito general de que cada cambio de versión de un modelo deba ser siempre aprobado previamente por el cliente. Revise las condiciones contractuales y determine si se aplica alguna obligación específica.

¿La notificación es un formulario oficial de la autoridad?

No. Los documentos son bases contractuales y de trabajo editables, no formularios estandarizados de la autoridad.

¿El paquete está en inglés?

No. Las cinco plantillas de trabajo y la guía en sueco están en sueco; solo existe una guía de usuario en inglés para comprender los documentos en sueco.

¿Excel da luz verde para utilizar el cambio?

No. Excel compila y contabiliza estados administrativos. La aceptación técnica y la evaluación jurídica deben realizarse y documentarse por separado.

¿Qué necesito antes de usarlo?

El contrato principal, los datos de actualización, el contrato de encargo de tratamiento de datos personales pertinente, información sobre las funciones y los riesgos del sistema de IA y una persona autorizada para tomar decisiones.

Fuentes, versión y transparencia

Versión del producto 1.0 (2026-11-09). Control de fuentes jurídicas asistido por IA de las fuentes oficiales mencionadas, realizado el 2026-11-09; no se ha realizado ninguna revisión jurídica externa independiente ni se cuenta con la aprobación de ninguna autoridad. Las plantillas deben adaptarse al contrato, al sistema, al rol del actor y al derecho vigente antes de su uso.