Desactivación de sistemas de IA – decisiones, conservación de datos, registros y control final | Word/PDF/Excel

Retire un sistema de IA sin perder el control de las decisiones, los datos y los accesos. Este material de trabajo ayuda a las empresas suecas a documentar las decisiones de cese, las responsabilidades, la finalización de la relación con el proveedor y los controles verificados. El paquete no proporciona automáticamente información sobre los plazos legales de conservación ni sobre si se han cumplido todas las obligaciones legales.

¿Para quién es adecuado el paquete?

Adecuado para: (1) una empresa pequeña que desactiva un chatbot de IA o un asistente de IA con integraciones; (2) una organización que deja de utilizar un sistema de apoyo a la toma de decisiones de IA y necesita documentación de respaldo, así como acordar la devolución de datos. No es adecuado como: única base para el archivo regulado por sectores, la IA de alto riesgo, la supervisión en curso o los litigios. En esos casos, se requiere una evaluación adicional de un especialista. Un plan general de cese de sistemas de TI es un complemento, no siempre un sustituto.

Listado exacto de archivos

DOCX es editable; PDF es buscable e imprimible, pero no contiene campos de entrada digitales específicos.

Cómo funciona la herramienta de Excel

Las pestañas son Resumen, Registro de sistemas, Registro de decisiones, Datos y registros, Registro de medidas, Permisos, Comunicación, Control final y Léame. Las celdas de cálculo resumen los sistemas de IA registrados, el estado Cerrado, las medidas abiertas y los puntos de control revisados. Ejemplo: si se marcan tres medidas como Abierta, el resumen muestra tres asuntos abiertos; un Cerrado marcado manualmente no significa que se haya verificado una finalización legal. La herramienta de registro no decide sobre los plazos de eliminación ni sobre el cumplimiento normativo.

Flujo de trabajo: desde la decisión hasta la finalización verificada

1. Identificar los sistemas de IA, los propietarios, las partes afectadas y las dependencias.
2. Determinar el alcance del cese y tomar una decisión documentada.
3. Evaluar qué datos, registros, decisiones e información deben conservarse, transferirse o eliminarse.
4. Solicitar al proveedor la exportación, la certificación y la prueba de desactivación.
5. Hacer un seguimiento de los permisos, las claves API, las integraciones y la información de usuario.
6. Registrar por separado las medidas realizadas y verificadas, firmar las decisiones correspondientes y archivar la documentación.

Aspectos legales, requisitos y limitaciones

El Reglamento de IA (UE) 2024/1689 se aplica de forma gradual. Las obligaciones específicas para la IA de alto riesgo, entre ellas las relativas a los registros, dependen del tipo de sistema, del papel del operador y de la fecha aplicable. El Reglamento de IA no establece un requisito legal general de que todos los sistemas de IA conserven todos los registros durante el mismo período. El RGPD (UE) 2016/679 exige una evaluación real de, entre otros aspectos, la finalidad, la limitación de la conservación y el derecho de supresión; las excepciones, las obligaciones legales y las normas sectoriales pueden afectar a la evaluación. Los contratos, los requisitos de las autoridades y la necesidad de pruebas también deben evaluarse individualmente. La plantilla no es un formulario oficial ni un certificado de cumplimiento legal.

¿Qué plantilla debe elegir?

Elija este paquete cuando un sistema de IA vaya a pausarse o retirarse de forma efectiva y se necesite documentar el control final. Para implementar la gobernanza de la IA o inventariar los sistemas existentes, se requiere en su lugar un proceso general de gobernanza de la IA. Para el cierre general de aplicaciones sin riesgos específicos de IA, una plantilla de cese de sistemas de TI puede ser más adecuada.

Preguntas frecuentes

¿Todos los sistemas de IA deben tener el mismo plazo de archivo?

No. La conservación y la eliminación deben evaluarse conforme al derecho aplicable, los requisitos contractuales y la finalidad documentada. La plantilla no calcula los plazos legales.

¿La herramienta de Excel elimina los datos automáticamente?

No. La herramienta documenta las medidas administrativas y puede resumir los estados; no realiza ningún acceso al sistema ni eliminación.

¿Los documentos están en inglés?

Las cinco plantillas de trabajo y Excel están en sueco. La English User Guide explica cómo utilizar los documentos en sueco sin traducir el derecho sueco.

¿Puedo completar los archivos PDF digitalmente?

Los archivos PDF son buscables e imprimibles, pero no son formularios interactivos. Utilice DOCX para la edición.

¿Se necesita un abogado o un responsable de protección de datos?

Depende de los riesgos, el sector, los contratos y el tratamiento de datos. En el caso de IA de alto riesgo, litigios, confidencialidad o tratamiento extensivo de datos personales, un profesional competente debe evaluar la finalización.

Fuentes, versión y transparencia

Fuentes oficiales: Reglamento de IA (UE) 2024/1689; RGPD; Cronograma de aplicación de la UE. Versión 1.0, revisión de fuentes legales asistida por IA el 10 de noviembre de 2026. No se ha llevado a cabo ninguna revisión legal externa ni certificación oficial. La venta y la entrega digital al cliente solo serán posibles tras una publicación manual y vinculación de archivos por separado.

Lee también la guía práctica: Cómo retirar un sistema de IA: exportación de datos, registros y cierre del proveedor.