Desactivación de sistemas de IA – cese del modelo, exportación de datos, conservación de registros y certificado del proveedor | Word/PDF/Excel

Desactivar un sistema de IA con una decisión trazable y pasos de control reales. Este paquete de documentos sueco ayuda a las empresas a documentar la desincorporación de modelos, el manejo de prompts y resultados de IA, la exportación de datos, la conservación legal de registros, la devolución/eliminación por parte del proveedor y el bloqueo técnico de acceso. La plantilla no sustituye la evaluación jurídica individual, la implementación técnica del sistema ni un acuerdo existente de encargo de tratamiento de datos personales.

Datos rápidos: Aplicación sueca • 5 plantillas de trabajo suecas + 1 guía sueca + 1 guía en inglés • 7 DOCX editables + 7 PDF correspondientes, buscables e imprimibles + 1 XLSX con 9 pestañas = 15 archivos • Entrega digital en ZIP solo después de la activación futura del producto. Los archivos PDF no son formularios interactivos. La English User Guide no traduce las plantillas de trabajo suecas.

¿Para quién está pensada la plantilla?

Adecuada para: Una organización que vaya a desactivar un asistente de IA que ha tratado datos internos, o que cambie de proveedor de IA/modelo y necesite demostrar qué decisiones, exportaciones y pruebas de control se han realizado.

No adecuada sin complementos para: Una situación en la que la obligación archivística específica del sector, el procedimiento administrativo, la notificación de incidentes, las obligaciones de la IA de alto riesgo o un litigio requieran un proceso especial. Esto no es un proyecto general de desincorporación de sistemas, una EIPD, una licencia de proveedor ya disponible ni un formulario oficial.

Archivo por archivo – contenido concreto de la entrega

La herramienta de Excel en la práctica

El libro de trabajo tiene nueve pestañas: Visión general, Sistema de IA, Datos y registros, Prueba de exportación, Acceso, Proveedores, Medidas, Decisiones, Léame. La visión general cuenta los elementos registrados y las medidas administrativas abiertas o cerradas. Una prueba de exportación abierta indica que queda una tarea pendiente, no que la exportación esté legalmente prohibida. Las fórmulas nunca deciden sobre el almacenamiento legal, la clase de riesgo del sistema o la eliminación aprobada por el proveedor. Excel no es una herramienta que bloquee realmente las claves API ni elimine datos.

Cómo utilizar los documentos

1. Identificar el sistema, la versión, el acuerdo, los responsables, los roles de protección de datos y la competencia para tomar decisiones.
2. Completar la decisión de desincorporación y evaluar condiciones de bloqueo especiales, requisitos de conservación y riesgos.
3. Inventariar las categorías de datos, los prompts, los resultados, las versiones de los modelos, los registros y los permisos en la plantilla 2 y en Excel.
4. Probar la exportación y acusar recibo de los archivos realmente recibidos, así como de cualquier desviación.
5. Dar al proveedor una instrucción conforme al acuerdo sobre la devolución y la posible eliminación; documentar las excepciones.
6. Bloquear y probar las conexiones, los agentes y el nuevo acceso en el entorno técnico real de la organización.
7. Dejar que una persona competente revise las pruebas y tome la decisión final; firmar y archivar correctamente.

Límites jurídicos y riesgos especiales

RGPD: Cuando se trate datos personales, se deben evaluar individualmente la finalidad, la limitación del almacenamiento, el derecho de supresión y las excepciones. La devolución o eliminación de datos personales por parte de un encargado del tratamiento al finalizar el acuerdo se ve afectada por el artículo 28.3 g, el acuerdo y los requisitos legales de almacenamiento continuo. Consulte los artículos 5, 17, 28 y 32 del RGPD y la guía de la IMY sobre acuerdos de encargo de tratamiento de datos personales.

La Ley de IA: Los requisitos especiales de documentación y registro pueden depender de si un sistema es de alto riesgo, del papel de actor que desempeñe la empresa y de cuándo comience a aplicarse la disposición. El paquete no establece un período de almacenamiento general ni una clasificación automática de la IA. Consulte el Reglamento (UE) 2024/1689, en particular los artículos 12, 18, 19 y 26. Los acuerdos, la confidencialidad, la propiedad intelectual, las normas de archivo y los litigios también pueden requerir una conservación protegida continua.

Diferencias con plantillas similares

Un paquete general de desincorporación de TI documenta el cierre técnico de una aplicación; este paquete se centra además en el modelo de IA, la biblioteca de prompts, los resultados históricos, la evaluación jurídica de los registros, la responsabilidad de datos del proveedor de IA y la decisión final humana de cierre. Un paquete de gobernanza de la IA regula la implementación y el uso continuo de la IA, no todo el proceso de cierre de un sistema de IA específico.

Preguntas frecuentes

¿Debemos eliminar todos los registros de IA de inmediato?

No, no se puede establecer una obligación general de eliminación para todos los registros. Evalúe los datos personales, los requisitos de conservación, las obligaciones contractuales y las posibles normas de IA de alto riesgo por categoría de datos.

¿Es este un certificado de eliminación jurídicamente vinculante?

No. La plantilla del proveedor se utiliza para solicitar, documentar y hacer seguimiento de las medidas reales dentro del marco contractual y jurídico pertinente. Una solicitud iniciada no es prueba de una eliminación ejecutada.

¿Los archivos PDF se pueden rellenar?

No, los archivos PDF son buscables e imprimibles, no formularios interactivos. Edite los documentos en DOCX.

¿Las plantillas principales están en inglés?

No. Las cinco plantillas de trabajo están en sueco. Una English User Guide independiente muestra cómo utilizar los documentos suecos.

¿Excel bloquea los flujos de trabajo o aprueba el cumplimiento de la Ley de IA?

No. Excel registra y cuenta los estados administrativos; las pruebas técnicas y las decisiones jurídicas deben ser realizadas por personas competentes.

Recursos reales relacionados

• Control de agentes de IA – mandato y rollback para el mandato continuo antes de la desincorporación.
• Desincorporación de sistemas de TI y cierre de aplicaciones cuando la necesidad es técnica y no específica de la IA.

Fuentes, versión y transparencia

Versión 1.0, 10 de noviembre de 2026. Control de fuentes jurídicas asistido por IA de las normas de la UE y las guías oficiales mencionadas anteriormente, así como control funcional de los archivos. No se ha realizado ninguna revisión jurídica externa independiente. Los documentos son plantillas de trabajo, no una opinión jurídica individual. La entrega digital en ZIP solo será posible cuando el producto se publique en una etapa posterior y se conecte el archivo correcto.

Lee también la guía práctica: Cómo retirar un sistema de IA: exportación de datos, registros y cierre del proveedor.