Registro de caja XML 2027 – memoria de diario, certificado de proveedor y prueba de exportación | Word/PDF/Excel

¿Puede su sistema de caja exportar la memoria de registro en XML a partir del 1 de enero de 2027? Este paquete de plantillas especializadas ayuda a tiendas, restaurantes, peluquerías y empresas de servicios suecas a comprobar la versión real de su sistema de caja, obtener información por escrito de los proveedores, realizar una prueba documentada de exportación XML y decidir si deben actualizarlo o sustituirlo. Es un paquete práctico de control y pruebas, no otro libro de caja.

Base legal: La disposición SKVFS 2021:17 de la Agencia Tributaria sueca, en particular el cap. 4, art. 10, y la exportación estándar según SKVFS 2021:16. A partir del 1 de enero de 2027, los sistemas de caja utilizados deberán cumplir los requisitos actualizados. Si el sistema de caja dispone de una memoria de registro electrónica, los datos deberán poder exportarse en XML para distintos períodos de tiempo, según el formato prescrito. Una tira de control física no equivale a una memoria de registro electrónica, y esta disposición no significa que todos los sistemas de caja deban incorporar automáticamente una función de exportación XML.

Formato de entrega: 7 DOCX + 7 PDF con función de búsqueda + 1 XLSX = 15 archivos para el cliente en un paquete ZIP. Los siete documentos incluyen cinco plantillas de trabajo suecas, una guía de usuario en sueco y una guía de usuario en inglés. Las plantillas principales y el archivo Excel están en sueco; la guía en inglés no es una traducción completa. Los archivos PDF tienen formato A4 imprimible y no contienen campos de formulario interactivos. El archivo Excel incluye nueve pestañas y 759 fórmulas, además de 25 escenarios de prueba administrativa aprobados.

¿Para quién está destinado este paquete de documentos?

Propietarios y gerentes de tiendas, propietarios de restaurantes y cafeterías, salones de belleza, empresas artesanales y de servicios con sistemas de caja, asesores contables, responsables de sistemas de caja y empresas con varias unidades de caja. Es especialmente útil para las empresas que no saben si la versión del programa realmente instalada cumple los requisitos de 2027 y si necesita una actualización, sustitución o ninguna acción.

No sirve para: crear un registro de caja electrónico, redactar un archivo de exportación XML propio, certificar un programa de caja, sustituir una unidad de control, llevar la contabilidad de las cajas diarias ni presentar la notificación a la Agencia Tributaria. Si la empresa está exenta de la obligación de disponer de un sistema de caja, primero debe comprobar si la normativa le es aplicable. Pueden darse situaciones en las que se utilice una tira de control en lugar de una memoria de registro.

¿Qué incluye exactamente?

Excel: nueve hojas de cálculo interconectadas

Léame, Resumen, Sistema de caja, Respuesta del proveedor, Pruebas XML, Sustitución y notificación, Desviaciones, Acciones y Fuentes. Registre los identificadores internos reales de las cajas, el tipo de registro, los certificados y los resultados de las pruebas. El resumen muestra cuántas cajas disponen de una memoria de registro electrónica y deben comprobarse, qué certificados faltan, cuántas pruebas XML han sido desaprobadas y cuántas desviaciones aún deben investigarse.

Los estados administrativos incluyen REQUIERE PRUEBA XML, SE ESTÁN COMPROBANDO LOS DEMÁS REQUISITOS, FALTA CERTIFICADO, PRUEBA DESAPROBADA, COMPLETAR PRUEBA, COMPROBAR NOTIFICACIÓN, QUEDAN NUEVAS PRUEBAS y PARA ACEPTACIÓN MANUAL. Ningún estado significa que la Agencia Tributaria, una organización de certificación o un auditor externo haya aprobado el sistema de caja. Se han superado los 25 escenarios de prueba. El libro de trabajo entregado al cliente se restablece: no incluye datos ficticios de cajas, personas ni transacciones. No incluye archivos de macros, conexiones API ni integración con sistemas de caja.

A partir del 1 de enero de 2027: utilice las plantillas paso a paso

1. Compruebe la obligación de la empresa. Los requisitos para los sistemas de caja se aplican a muchas situaciones de pago en efectivo, con tarjeta y electrónicas, con excepciones legales. Evalúe la actividad real antes de cambiar de sistema.
2. Realice un inventario de cada caja. Indique el modelo exacto de caja, la versión y la unidad o el sistema de control. Pida al proveedor que confirme si la caja instalada utiliza una memoria de registro o una tira de control.
3. Compruebe la declaración del fabricante. Confirme el modelo y la versión registrados de la caja según la lista actualizada de la Agencia Tributaria y la declaración del fabricante del proveedor. La Agencia Tributaria no comprueba por sí misma la compatibilidad de cada sistema de caja.
4. Solicite información específica de la versión del proveedor. Si se utiliza una memoria de registro: pregunte expresamente cómo se realiza la exportación según SKVFS 2021:16, para qué períodos de tiempo y unidades de registro, y si existe alguna red de cajas.
5. Realice una prueba de aceptación real. Exporte el registro desde el sistema de caja real para dos períodos de tiempo distintos y compare la estructura relevante del archivo con el estándar XML prescrito. Que el archivo termine en .xml o pueda abrirse no es una verificación suficiente del estándar.
6. Decida qué acción tomar. Si el sistema carece del soporte prescrito: documente las opciones de actualización, sustitución y nuevas pruebas. También pueden aplicarse otros requisitos de las normas sobre sistemas de caja.
7. Notifique y archive correctamente. Cada nueva caja debe notificarse antes de su uso. Los cambios de circunstancias normalmente deben notificarse en un plazo de dos semanas. Asegúrese de que los registros y las tiras de control anteriores se conserven y estén accesibles antes de finalizar la solución anterior.
8. Concluya con una comprobación manual. Guarde la prueba del proveedor, el resultado de la prueba real, el registro de acciones y la decisión firmada. Excel nunca puede determinar el cumplimiento legal.

Base legal y diferencias importantes

SKVFS 2021:17, cap. 4, art. 10: Cada sistema de caja debe documentar las ventas y el uso continuo de cada unidad de registro en una tira de control o en una memoria de registro. Si se utiliza una memoria de registro, los registros deben poder extraerse y exportarse a un archivo XML según SKVFS 2021:16. La exportación debe poder realizarse para distintos períodos de tiempo. Si hay varias cajas conectadas a una red, la exportación puede realizarse desde uno o varios sistemas de caja. Guía legal de la Agencia Tributaria.

1 de enero de 2027: Las disposiciones anteriores han tenido un período de transición. A partir de esta fecha, los sistemas de caja utilizados deberán cumplir SKVFS 2021:17. La visión general oficial de la Agencia Tributaria y Verksamt ante el cambio de año confirman esta fecha.

Declaración del fabricante: Normalmente, la caja debe estar declarada por el fabricante y disponer de la unidad o el sistema de control certificado prescrito. El fabricante es responsable de la declaración y puede que deba presentar una nueva cuando una actualización de versión afecte a las funciones reguladas. Agencia Tributaria – fabricantes y proveedores.

Notificación a la autoridad: El registro de un nuevo sistema de caja debe notificarse a la Agencia Tributaria antes de su uso. Al sustituirlo, normalmente debe notificarse la nueva caja y darse de baja la antigua; compruebe que se conserven los datos de registro anteriores. Agencia Tributaria – así se notifica.

Preguntas frecuentes sobre los sistemas de caja de 2027

¿La exportación XML es obligatoria para todos los sistemas de caja suecos a partir de 2027?

No. La obligación expresa de exportación XML del cap. 4, art. 10 de SKVFS 2021:17 está vinculada a la memoria de registro electrónica. Las cajas con tira de control pueden tener que cumplir otros requisitos, pero no se trata del mismo requisito de exportación. Compruebe las normas aplicables a la actividad y el tipo real de sistema.

¿Basta con un correo electrónico del proveedor que diga que la caja está aprobada?

No. Compruebe exactamente a qué modelo y versión se refiere, la declaración del fabricante y realice una prueba de exportación real utilizando la memoria de registro. La Agencia Tributaria no emite una aprobación específica para cada modelo de caja tras realizar sus propias pruebas.

¿Basta con poder exportar un archivo con extensión .xml?

No. Se requiere una exportación real según SKVFS 2021:16 con los registros pertinentes, la selección del período y los requisitos técnicos. La plantilla le ayuda a documentar la prueba, pero no verifica por sí misma el esquema XML.

¿Deben sustituirse siempre los sistemas de caja antiguos antes de 2027?

No. Es posible actualizar un sistema antiguo o que ya cumpla los requisitos. Compruebe la versión instalada actualmente y la documentación del fabricante. Sustitúyalo solo cuando sea realmente necesario.

¿Qué ocurre al sustituir un sistema de caja?

La nueva caja debe notificarse antes de su uso y la antigua debe darse de baja. Conserve los registros y las tiras de control anteriores para poder consultarlos si es necesario. Siga los procedimientos actuales de la Agencia Tributaria.

¿Los archivos PDF se pueden rellenar?

Son PDF A4 con función de búsqueda e impresión, sin campos de formulario interactivos. Utilice Word (DOCX) para editar los formularios y Excel para gestionar los registros.

¿Las plantillas principales están en inglés?

No. Cinco documentos de trabajo, la guía en sueco y el archivo Excel están en sueco. Se incluye por separado una guía de usuario en inglés.

Fuentes legales oficiales y estado de calidad

Agencia Tributaria – sistemas de caja · SKVFS 2021:17 cap. 4, art. 10 y SKVFS 2021:16 · Agencia Tributaria – declaraciones de fabricantes · Agencia Tributaria – notificaciones · Verksamt ante el cambio de año 2027.

Versión 1.0. Control de fuentes legales y control de calidad técnica asistido por IA, 9 de noviembre de 2026. Se han probado la representación PDF/A4, DOCX, las fórmulas, el archivo ZIP y la versión para el cliente sin datos. Ningún abogado independiente, laboratorio de pruebas, fabricante ni autoridad ha revisado ni aprobado el material. No se ha probado ningún modelo de caja real frente a SKVFS 2021:16 durante su elaboración. La adaptación y una comprobación real quedan pendientes en el entorno de caja del comprador.

Plantillas relacionadas de Mallbutiken: Libro de caja y caja diaria para la contabilidad real y Requisitos de efectivo para tiendas y farmacias para la recepción de billetes y monedas. Estas resuelven otras tareas que no son la prueba de la versión XML.