Aviso de entrega y nota de envío B2B 2026/2027 – ASN, lista de empaque, albarán y Excel | Word/PDF

Aviso de entrega y albarán B2B – Word, PDF y Excel es un paquete de documentos para empresas suecas que necesitan notificar y hacer seguimiento de entregas de mercancías nacionales. Reúna envíos planificados, albaranes, unidades de carga, cambios e información de recepción con una estructura de referencia común. El paquete contiene 7 documentos de Word editables, 7 archivos PDF con capacidad de búsqueda y un libro de trabajo de Excel con nueve pestañas.

¿Para quién? Proveedores, mayoristas, departamentos de compras, almacenes de recepción y pequeñas empresas con entregas de mercancías entre operadores económicos. Los documentos sirven como base administrativa manual; no envían mensajes ASN electrónicamente ni sustituyen a los sistemas ERP/WMS.

Índice completo de archivos – lo que recibe

Archivo	Función	Formato
Aviso de entrega (ASN)	Notificación previa con referencia de envío/pedido, fecha planificada, mercancías y cantidades	Sueco · DOCX + PDF
Albarán y lista de empaque	Qué mercancías y cantidades se indican que forman parte del envío real	Sueco · DOCX + PDF
Especificación de unidad de carga y envío	ID de unidad de carga, información de peso, etiquetado y vinculación con líneas de artículos	Sueco · DOCX + PDF
Aviso de cambios	Propuesta de cambio de fecha, cantidad o transporte con campo de respuesta	Sueco · DOCX + PDF
Conciliación de recepción	Mercancías realmente recibidas, defectos visibles y reservas	Sueco · DOCX + PDF
Guía de usuario en sueco	Flujo de trabajo, cumplimentación, aspectos legales, limitaciones y fuentes de derecho sueco	Sueco · DOCX + PDF
Guía de usuario en inglés	Instrucciones en inglés para las plantillas suecas	Inglés · DOCX + PDF
Registro de entregas y unidades de carga	Nueve pestañas de Excel para avisos, líneas de artículos, unidades de carga, transporte, recepción y desviaciones	Sueco · XLSX

¿Cuándo utilizar el aviso de entrega y el albarán?

Un aviso de entrega (ASN) se entrega normalmente antes de la entrega de mercancías para que el receptor pueda planificar la recepción de la mercancía. Un albarán describe qué mercancías se incluyen. Una especificación de unidad de carga vincula, por ejemplo, cajas y palés con líneas de artículos. La elección real de documentos e información depende de los acuerdos comerciales y las rutinas logísticas de las partes.

Registro de Excel: nueve pestañas de trabajo

El libro de trabajo contiene Visión general, Avisos, Líneas de artículos, Unidades de carga, Transporte, Recepción, Desviaciones, Documentos y Léame. En Líneas de artículos y Recepción, la fórmula compara las cantidades indicadas, muestra la desviación como recibido/enviado menos notificado y marca las entradas negativas o no numéricas. Las listas de estados ayudan a mantener separadas las entregas planificadas, notificadas y recibidas. No se incluyen datos comerciales ficticios con el cliente.

Importante: Excel no se conecta a transportistas, contabilidad, programas de facturación ni sistemas comerciales. No crea mensajes legalmente vinculantes ni ofrece ninguna garantía automática de que un acuerdo se haya cumplido. Todas las referencias y datos de tiempo deben comprobarse con documentos reales de entrega.

Flujo de trabajo – desde la notificación hasta la recepción

1. Compruebe el negocio. Parta de la referencia del pedido/contrato marco, la dirección de entrega real y las condiciones acordadas.
2. Notifique la entrega por adelantado. Complete el ASN, la fecha, las referencias de transporte y pedido, así como las cantidades esperadas de artículos.
3. Cree el albarán. Registre las cantidades que se indica que se han empaquetado y vincule las líneas de artículos con el número de unidad de carga.
4. Documente los cambios. Notifique nuevas fechas o cantidades y registre la respuesta de la contraparte. Un aviso de cambios no es automáticamente un nuevo acuerdo aceptado.
5. Concilie la recepción. Registre las unidades de carga recibidas y los errores visibles; documente cualquier inspección adicional y posibles avisos de reclamación por separado.
6. Conserve la trazabilidad. Añada las referencias de pedido/ASN, los números de envío y los ID de documentos al registro de Excel.

Derecho sueco y limitaciones importantes

La Ley de Compra (1990:931) se aplica principalmente a la compra de bienes muebles dentro de su ámbito de aplicación. Según el artículo 3, la ley es en gran medida dispositiva: las condiciones acordadas y ciertas prácticas comerciales vinculantes pueden prevalecer. Las disposiciones sobre mora en los artículos 22–29 y sobre inspección y reclamación en los artículos 31–32 deben comprobarse frente a la situación real. Un acuse de recibo no implica automáticamente que un artículo haya sido aprobado en calidad, que el riesgo haya pasado en todas las situaciones o que los plazos de reclamación hayan cesado.

El albarán no es una factura de IVA ni fiscal. La guía de facturación de la Agencia Tributaria describe los datos legales que debe contener una factura. Utilice una función de facturación por separado. Este paquete no está destinado a compras de consumidores, contratación pública, exportación internacional, mercancías peligrosas u otros transportes especialmente regulados sin una adaptación por separado.

Preguntas frecuentes sobre el aviso de entrega

¿Qué significa ASN?

ASN significa Advance Shipping Notice y es un aviso previo sobre un envío de mercancías planificado. La información real y el formato están determinados por los requisitos del receptor y los acuerdos de las partes.

¿El aviso de entrega y el albarán son lo mismo?

No. El aviso describe lo que se prevé que llegue y cuándo, mientras que el albarán describe las mercancías que se indica que acompañan al envío real.

¿Puede Excel enviar un aviso EDI?

No. Excel se utiliza para el seguimiento manual de datos y desviaciones. No incluye ninguna integración EDI, conexión API ni seguimiento de transporte.

¿Puede una firma en el protocolo de recepción sustituir la inspección?

No. Un acuse de recibo no muestra automáticamente una aceptación final de calidad. Cualquier inspección y reclamación deben evaluarse por separado según el acuerdo y el derecho aplicable.

¿Todos los archivos están incluidos como documentos editables?

Los documentos de trabajo son editables en Word (DOCX) y Excel (XLSX). Los archivos PDF son archivos de impresión con capacidad de búsqueda, no formularios interactivos prometidos. La guía en inglés es una instrucción, no una versión en inglés de todos los documentos.

Plantillas de documentos relacionados

Para crear el propio pedido: Pedido de compra y seguimiento de entregas. Para recepción y control de entrega: Protocolo de recepción de mercancías y control de entrega. Para las condiciones de entrega acordadas: Acuerdo de entrega y plan de entregas B2B. Consulte también Compras, Proveedor y Servicio – Plantillas.

Versión del documento y fuentes oficiales

Versión 1.0, control de fuentes el 28 de octubre de 2026, Suecia. Se ha realizado una revisión interna de documentos y fuentes asistida por IA. Esto no implica la aprobación de las autoridades, la revisión de un abogado externo ni asesoramiento legal para una compra individual.

• Ley de Compra 1990:931 – Parlamento sueco
• Agencia Tributaria – normas del IVA sobre facturación